英語翻訳にも対応できる！施設管理アウトソーシングとは？

貸し会議室やコワーキングスペースを運営する中で、英語での対応に課題をお持ちではないでしょうか？

グローバル化が進む現代、施設管理においてもしばしば英語対応が発生します。

しかし、自社で英語での会場運営や翻訳をしようと思うと、特別なコスト（人件費）や手間がかかってしまい、その難しさを実感することも多いでしょう。

そんなお悩みは英語翻訳にも対応可能なアウトソーシングの導入で解決できます。

本記事では、英語を用いた施設管理の例と問題点、そしてアウトソーシングのサービス内容やメリットについて解説いたします。

１.英語を用いた施設管理にはコストがかかる

2018年、訪日外国人数が初の3000万人を突破し、首都圏だけでなく地方都市の観光地などでも外国人の姿を目にする機会が増えました。

それに伴い、施設運営をする中でも外国人と接する機会も増えてきています。

ですが、実際にどれだけの施設運営者が英語を用いた施設管理の準備ができているでしょうか。

英語を用いた施設管理をするためには、英語が堪能な優秀な人材を採用することはもちろん、施設自体を外国人にも分かりやすいような案内にするなど多くのコストがかかります。

今後もさらなる増加が見込まれる訪日外国人や外国人労働者に向けて、英語対応の対策と準備の必要性を感じるものの、その難しさに直面している方も多いのではないでしょうか。

２.英語を用いた施設管理の例と問題点

中には自社の管理する施設では英語対応の必要性を感じていないという方もいらっしゃるでしょう。しかし、今後は英語対応ができていないことにより、大事なビジネスチャンスを逃してしまうこともあるかもしれません。

例えば、外国人講師を招いて開催するセミナーや訪日外国人向けのイベントなど、英語が必要となるケースは増えているのが現状です。

ここでは、英語を用いた施設管理の例と自社で運営することによる問題点をご紹介いたします。

2-1. 受付・イベントスタッフ

外国人が多く来場することが予想されるイベントなどでは、受付や会場案内などでも英語対応が必須となります。英語での対応スクリプトを準備していたとしても、イベントにはイレギュラー対応がつきものです。

その際、英語対応ができていないとトラブルやクレームが発生する原因となりかねません。

しかし、自社で、英語のできるアルバイトや派遣スタッフを採用しようとしても、なかなか思うような人材を集めることは容易ではありません。そして採用にコストや手間をかけすぎて、イベント運営の採算が合わなくなってしまった、ということが起こらないよう注意が必要です。

2-2. コールセンタースタッフ

自社でコールセンターを持ち、予約や問い合わせの対応を行っている場合、英語での電話対応が発生することもあるでしょう。

事前にイベントの開催が決まっている場合は、臨時のアルバイトや派遣スタッフで対応することができても、急な問い合わせに対応するためには自社で英語対応が可能な人材を抱えておく必要があります。

また、英語対応ができるコールセンタースタッフが数名いたとしても、電話の一次受けするスタッフも簡単な英語対応は必須となります。

英語での対応ができないことが原因でせっかくのビジネスチャンスを逃してしまったり、クレームにつながったりすることのないよう、事前の準備が大切です。

３.施設管理アウトソーシングとは

英語対応ができていないために発生する恐れのある問題点を紹介しましたが、こういった悩みはアウトソーシングすることで解決できます。

アウトソーシングとは、自社で行っている業務の一部を外部に委託する経営手法のことです。

アウトソーシングと聞くとバックオフィスなどの単純作業やルーティンワークなどを業務委託するイメージを持つ方が多いですが、施設管理をアウトソーシングすることも可能です。

繁忙期には委託規模を増やしたり、逆に閑散期には減らしたりと、柔軟に調整が可能なので、貴重なリソースに対して効率的にコスト削減をした運営が可能となります。

ここでは、施設管理アウトソーシングのサービス内容やメリットについて解説していきます。

3-1. 施設管理アウトソーシングのサービス内容

施設管理アウトソーシングでは具体的にどんな業務を委託することができるのでしょうか。

基本的には施設管理に関する定型業務全般の委託が可能です。

例として下記のようなサービスが挙げられます。

・受付スタッフやイベント時のスタッフ派遣など、運営スタッフの代行業務

・予約や問い合わせに対するコールセンター業務

・施設管理に必要な消耗品等の発注や在庫管理業務

・受発注や予約に関するシステム管理業務

・アルバイトや派遣スタッフの採用・教育・管理業務

・イベント企画や準備代行業務

その他にも、施設管理に関する様々お悩みをサポートすることができるので、自社の課題に対してどのように解決可能か、一度アウトソーシング業者へ相談してみることをおすすめします。

英語対応をアウトソーシングしたいと考えている場合には、事前にアウトソーシング業者に英語対応の可否を確認しておきましょう。

アウトソーシング業者は施設管理に関する経験やノウハウを多く持っているため、新規施設やスペースの立ち上げ時に活用するのも良いでしょう。

3-2. 施設管理アウトソーシングを利用するメリット

では、これまで自前で行っていた業務や、派遣スタッフなどでスポット的に対応していた業務をアウトソーシングすることで得られるメリットとはなんでしょう。

英語が必要になったタイミングで、アルバイトや派遣スタッフを採用して対応することは確かに可能ですが、採用コストやマネジメントコストを考えるとアウトソーシングした方がコスト削減につながります。

また、そもそも英語が活用できる人材を確保することは容易ではなく、そしてせっかくコストや時間をかけて採用した人材をスポット利用とすることは効率が良い方法だとは言えません。

アウトソーシングすることで、急に英語対応が必要になった場合など、イレギュラーな対応に追われることがなく、常にどんな場面でも安定した対応が可能になります。

そしてアウトソーシングでは、ただ英語ができるというだけでなく、施設管理についても豊富な知識を持つ、その分野のプロが対応するというメリットがあります。

定型業務をアウトソーシングすることで余裕ができた自社のリソースを新しい企画の検討などに割くことができ、さらなる売り上げアップが期待できます。

４.施設管理アウトソーシングならニューズベースがおすすめ！

施設管理アウトソーシングの業者選びの際にはコストはもちろん、過去の実績や得意領域などを総合的に判断するようにしましょう。

業者選びで悩んでいる方は、是非弊社ニューズベースへご相談ください。

ニューズベースでは、年間400案件の豊富な運用ノウハウを持ち、質の高いサービスを提供しております。

また、簡単な料金体系となっているため、アウトソーシングがはじめてという会社様でも安心して導入いただけます。費用は利用されるサービスによっても異なりますが、50万円〜（20日稼働×1日8時間の場合）が目安となります。

お客様の様々な課題に対してオーダーメイドで解決方法の提案をいたしますので、是非一度ご相談ください。

５.まとめ

本記事では、英語を用いた施設管理の例と問題点、そしてアウトソーシングのサービス内容やメリットについて紹介いたしました。

自社で行うのは難しい英語対応について、アウトソーシングを導入することで、コスト削減や安定した運営を行うことが可能となります。

現在施設管理における英語対応に向けての準備を進めている方はもちろん、まだ英語対応の必要性を感じていなかったという方も、この機会にアウトソーシングを検討してみてはいかがでしょうか。

英語対応をはじめ、施設管理全般の課題は是非弊社ニューズベースへご相談ください。