受付業務も代行できる！施設管理をアウトソーシングする方法

コワーキングスペースや貸会議室を運営している担当者は、次のようなお悩みを持つことはないでしょうか。

「受付スタッフが足りないため従業員が穴埋めしなければならない」

「自社の受付業務に必要な人材をうまく採用するのが難しい」

最近では受付業務に対応した代行会社が多く、アウトソーシングによりリソース不足や接客レベルの低下を防ぐことが可能です。

本記事では自社施設における受付に課題を感じる担当者に向けて、受付業務をアウトソーシングする方法やメリットをお伝えします。

1.代行できる受付業務とは

業務に必要な人材を外部から集めて、代行会社に仕事を委託する方法がアウトソーシングです。ノウハウを豊富にもつ専門業者に任せることで、高い業務品質と接客水準が期待できます。

代行会社ではいつでも受付業務を行えるよう、受付スタッフのマネジメントから教育までを担当。そして必要な人員だけを受付に配属して、クライアントの人的リソースを補ってくれます。

一般的な代行会社では次のような受付業務をサポートしてくれます。

1.1.来客応対

貸会議室やコワーキングスペースなどの施設には日々さまざまな人が訪れます。

代行会社に委託することで、受付スタッフが来訪してくれたお客様の応対をして、お部屋のご案内や社内への連絡を担当します。

また、お客様を待合室などに案内する際は入館証を手渡したり、飲み物を配膳したりできます。ゲスト入館証の持ち帰りを防ぐために、お客様の退出時にも受付スタッフが応対します。

1.2.電話・メールの対応

レンタルスペースを運営しているとお客様から電話やメールによるお問い合わせがくる場合があります。業務委託により、受付スタッフが専用の電話番号・メールにてお問い合わせを対応します。

必要に応じて会議室の予約をシステムで管理したり、担当者に電話を取次したりします。基本的なお問い合わせをスタッフが対応してくれるため、従業員の業務負荷を減らせるのがメリットです。

1.3.備品管理

コワーキングスペースや会議室の備品管理も代行会社に業務委託できます。教育を受けた受付スタッフが施設にある備品の在庫管理や、不足した備品ストックの補充を担当してくれます。

また、お客様からのマイナスイメージを防ぐために受付エリアや会議室の美観管理も対応できます。希望により宅配便や郵便物の仕分けや送付といった雑用を任せることも可能です。

2.受付業務をアウトソーシングする3つのメリット

代行会社に受付業務を委託することで、お客様の応対やお問い合わせ対応だけでなく細かな仕事もスタッフに任せられることがわかりました。

続いて、受付業務のアウトソーシングにより担当者が得られるメリットを3つ紹介します。

2.1.人件費が固定されない

アウトソーシングでは業務量に応じてスタッフ数を調整でき、人件費が変動しやすい特徴があります。派遣社員やアルバイトを採用しないことで、コストをうまく削減できるのがメリットです。

また、代行会社が欠員を補完してくれるため、受付スタッフが休んだときに従業員が穴埋めする必要はありません。自社施設の受付業務に必要な分だけ人的リソースを確保できます。

2.2.採用・教育コストを減らせる

派遣社員やアルバイトを採用・教育するには多額のコストやリソースが必要です。人材を雇用するには求人票の作成や面接などの仕事があるほか、採用したあとには従業員を教育しなければなりません。

アウトソーシングの場合は代行会社がスタッフを採用・教育してくれるから、リソースを割くことなく人材を確保できるのがメリットです。

2.3.他社からノウハウを流入できる

代行会社ではさまざまなクライアントの業務委託を行っていて、業務から得たノウハウを集めています。アウトソーシングにより他社から集めたノウハウを自社に活かせるのも魅力です。

3.受付業務をアウトソーシングする方法

従業員が人材を採用・育成する手間なく、高い接客水準をもったスタッフを確保できるのがアウトソーシングのメリット。実際に受付業務を代行会社に委託するには、次のような流れに従って手続きを進めることが必要です。

3.1.担当者とのヒアリング

どのような業務の代行を求めているのかを把握するために、最初に代行会社の担当者がヒアリングに伺います。社内の業務状況や問題、要望を共有して適切なご提案をできるようサポート。

そして担当者の要望や課題点から最適な委託内容を代行会社から提案します。問題がなければ代行会社との契約を締結して、アウトソーシングへの準備に進むのが一般的な流れです。

3.2.業務フローの設計

担当者からのヒアリング情報を参考にして、代行会社が委託された業務フローを設計します。受付担当者が業務内容を細かく確認してから、マニュアルの作成や人材教育を対応。

3.3.実運用

業務に必要なマニュアルや人材の準備が完了したら、実際にクライアントの受付業務を代行します。代行会社によっては定期的に受付担当者が現場を巡回して、業務品質を保つことが可能です。

4.まとめ

本記事では施設管理にお悩みをもつ担当者に向けて、受付業務をアウトソーシングする方法やメリットをお伝えしました。業務委託する際に本記事を参考にしていただけると幸いです。