会議室の運営には欠かせない！受付の仕事内容や必要なスキルは？

さまざまな企業や施設などにある受付。当然、会議室を運営する場合でも受付の設置は欠かせません。しかし、受付の重要性は理解できているとしても、実際はどのような仕事をしているのかご存知でしょうか。

本記事では、会議室の運営における受付の具体的な仕事内容や向いている人の特徴、必要なスキルなどについて説明しています。この記事を読むことで、会議室運営における受付の重要性、そして仕事について理解を深めることができるでしょう。

 

１．会議室に受付は必要？

会議室を運営する場合、利用する顧客に対して、当日の鍵の受け渡しや、会場設営のサポート業務など、当日の顧客サポートをするスタッフが常駐している必要があります。

ホテルやイベント会場などと違って、会議室の運営には大掛かりな設備や、飲食などのサービス提供などといった複雑な業務はない場合がほとんどです。

ただし、それでも会議室を運営する以上、利用者へのサポートが必要となる場面は多いでしょう。

たとえば、利用者から受けた事前予約情報の入力や請求書発行といった事務作業。また当日は、利用者に対する鍵の受け渡し、利用時のご案内や設営の手伝いと言った接客業務などもあります。

特に当日の接客業務は重要です。

初めて会議室を利用する顧客にとっては、利用するにあたって疑問を持っている場合が多いもの。たとえホームページなどで各種説明を入念にしていたとしても、記載仕切れない細かな疑問点や予期せぬ当日のアクシデント対応などもあります。

会議室の利用者の用途は限定的とは言っても、セミナー利用なのか会議利用なのかと言った状況によって、必要としている設備なども異なります。

以下、会議室受付の具体的な業務を見ていきましょう。

 

２．会議室受付の仕事内容

会議室受付の仕事内容を考えた場合、その業務には大きく各種事務作業と当日の接客業務の２つの仕事があります。

単にパソコンなどの事務作業だけではなく、利用者に対する接客業務という２つの業務に柔軟に対応できるスキルが必要です。

２−１．予約・問い合わせ対応

会議室の受付業務の中で、最初に関わるのが予約・問い合わせ対応です。電話やホームページなどから来た利用者の問い合わせについては受付で対応します。

他のイベント会場などと違い、会議室は年間を通じて繁忙・閑散などの波はほとんどなく、定常的に利用者からの問い合わせが発生する場合がほとんどです。そのような利用希望者に対して、会議室の受付は会議室の空き状況のチェック、時間調整、利用者の用途に合わせた部屋の提案、利用予定の設備の確認などを行います。施設内にある会議室の予約情報を管理し、二重予約などが発生しないように気を付けましょう。

利用者のさまざまな用途に柔軟に対応しつつ、そのほかの利用者の状況なども合わせて確認しながら、全体のバランスをとっていく調整力がもっとも重要になってくるでしょう。

また、利用希望者の質問に的確に対応できる電話対応やメール対応などのコミュニケーション能力も重要です。

会議室を利用する人は、基本的にビジネス用途の場合が大半と言って良いでしょう。そのため、適切な電話対応やビジネスレターなどの文章構成力など基本的なビジネススキルが必要となるのも受付業務です。

２−２．会議室のレイアウト変更

会議室は企業の通常会議としての利用のほか、セミナーやイベント、面接会場、試験会場などで利用される場合もあります。また、利用者の人数や活用スタイルなどによっても、部屋内のレイアウトを変更する必要が出てくる場合もあるでしょう。

そのように、会議室の用途や要望に応じて発生する室内レイアウト変更の手伝も会議室の受付で対応する場合があります。

通常は利用者が自分で会場のレイアウト変更をする場合がほとんどです。しかし、椅子やテーブルの追加など大掛かりな変更がいる際は、会場全体のスケジュールイングの確認や在庫調整なども含めた対応が必要になります。

その際は、会議室の受付が随時対応していくことになります。

また、受付は各部屋に常設されている設備だけでなく、必要な場合はホワイトボードやマイク、プロジェクタなどを別途設置することなども行います。

会場設備についての利用方法や調整方法などの説明を行うのも受付の大切な仕事です。

２−３．来客対応

受付の仕事の中でも、もっとも重要な業務として来客対応があります。

会議室の利用を検討する来場者の内覧や、予約者の事前確認、当日は利用者が来場した際に施設内をエスコートして施設の説明や設備の利用方法を解説するといった対応を行うのも重要な役割です。

受付の具体的な仕事としては、まず来訪者の氏名や企業名、来訪目的の確認などを行います。また必要時には入館証を渡します。

立地によって送迎が必要な場合は、最寄りの駅までの送迎車手配などをするのも受付の仕事です。

通常業務だけでなく、突発的なアクシデントへの対処など、あらゆる状況でも柔軟に対応して利用者の求めるさまざまなニーズに対応する能力が受付には求められます。例えばアポイントを受けた来場者だけでなく、アポなしで突然来場する人などさまざまです。

どのような状況でお客様を迎えた場合でも、まず受付が会社の顔として対応する必要があります。そのときの対応次第で印象が大きく左右されるため、来客対応のマナーは身につけておく必要があります。

このように、さまざまな来訪者に対して適切で正確な対応が求められるため、受付業務を担う人材には高いレベルでの対人スキルが必要となるでしょう。

２−４．鍵の管理

会議室の受付として、鍵の管理や貸し借り記録なども行います。鍵の受け渡しや管理はセキュリティの面でも非常に重要です。

受け渡し時には、利用者への取扱説明のほか、紛失などの事態が発生した際には、鍵の取り替えが必要となるなどの費用発生リスクの説明などもしっかり行える配慮が大切です。

２−５．備品管理

会議室の受付業務の１つに備品管理があります。会議室内にある備品の補充や発注などを行うのも受付業務の１つです。

小さな漏れやミスが案外多いのも備品管理。ちょっとしたミスで、利用者の印象が大きく左右される場合もある非常に重要な業務です。

会議室にはデスクや椅子のほか、ホワイトボード、プロジェクター、マイクなどのさまざまな備品があります。それらが故障していないかどうかの不具合チェックをします。もし故障しているようなら速やかに新たなものを手配するなど迅速な対応が必要です。

また、消耗品の補充や発注なども行います。ホワイトボードで使うペンなどの文房具類、会場内のトイレで使用するトイレペーパーなどのヘリ具合など細かく見ておくべきポイントはたくさんあります。

それら１つ１つをもれなく確認して、利用者に快適な環境を提供するのも会議室の受付として大切な仕事です。

 

３．会議室受付に必要なスキル・服装

会議室の受付に従事する人間に必要なスキルとはどのようなものでしょうか。また受付業務に適した服装はどうでしょうか。

以下、それぞれ見ていきましょう。

３−１．受付業務に必要なスキル

これまで見てきた通り、会議室の受付業務にはさまざまなスキルが必要です。

事務能力としては、文章作成に必要なワード、顧客管理に便利なエクセルなどのパソコンスキルは必須です。

また、電話やメールでの問い合わせ、また当日の来場者の接客などに必要なコミュニケーション能力なども高いレベルで必要となります。

スケジュール管理や利用者の要望に対する迅速かつ柔軟な対応を行う調整力も必要です。

会議室の利用者の多くはビジネスユースの場合が多いことから、そのような利用者に対応するためのビジネスマナーも必須と言えるでしょう。

３−２．受付にふさわしい服装

会議室受付は、言うなれば会場の顔。受付の印象が全ての印象を左右すると言っても過言ではありません。そのため、会議室の受付にはふさわしい服装があります。

男性はスーツ、女性はオフィスカジュアルにパンプスなどが無難でしょう。

男性はシックなスーツと派手すぎない色目のネクタイを着用しておけば特段問題はありません。

女性は、清楚感のある服装を選んでおくのが無難です。色合いも黒や紺など華美なものは避けつつ、露出が多い服は控え、スカートスタイルでもパンツスタイルでも肌色のストッキングを穿くと良いでしょう。

 

４．会議室受付の求人

現在、会議室受付の求人概要はどのようなものでしょうか。求人欄で一般的に見られることの多い受付業務の仕事内容と応募資格・条件などを見ていきましょう。

４−１．募集概要で見られる仕事内容

一般的に求人募集されている案件の業務内容としては、一部事務作業のみや接客対応のみという案件も見られますが、全体としてはこれまで述べてきた受付業務全般を担う案件が多いようです。

利用希望者からの電話やメール対応のような事務作業から、来場者のエスコートや説明などを行う対人業務までが求められます。

４−２．応募資格・条件

受付の応募資格としてよく見られるのが

・社会人経験１年以上

・接客経験有り

・ワード・エクセルなどのPCスキル

と言ったものが多いようです。

ただし、受付業務経験を求められる案件は比較的少なく、未経験から応募が可能という求人が多数を締めています。

また、条件としては、週５日のフルタイムの案件から週２日程度の比較的短時間での業務と言った募集も見られます。

採用形態で見ると、案件の大多数は採用時が派遣社員としての登録となり一定期間終了時に正規雇用へシフトするという案件が主流のようです。

給与面では、派遣社員時は時給で1,200〜1,600円程度で、正規雇用後は年収ベースで260〜300万円程度の求人が平均的です。

 

５．まとめ

会議室の受付業務は、利用希望者からの電話・メール対応、会議室や設備のスケジュール管理、備品類の補充や発注など事務から接客まで幅広く、内容も多岐に渡ります。

現在、さまざまな求人サイトに掲載されている受付業務の条件を見ても、社会人経験や接客業などの経験だけでなく、ワード・エクセルなどのパソコンスキルなどを使った事務処理など求められる能力も多岐に渡ります。

実際に受付として仕事をすれば、会社の顔として利用者と最初にコンタクトするため、その対応や印象によって会社全体の印象を左右すると言っても過言ではありません。

利用者が快適に施設や設備を利用する上で、それだけ会議室の受付はなくてはならない存在であるということです。

本記事で紹介した、会議室運営における受付の重要性、そして仕事についてしっかり理解を深めて、適切な受付の設置をするようにしましょう。