会議室に管理システムを導入した方がいい最大の理由とは

みなさんは業務効率の改善に役立つ会議室の管理システムをご存知でしょうか。

会議室の管理システムを導入することで、これまで運営のネックとなっていた空室状況の把握や、スケジュールを一元管理することができるため、会議室の稼働率や運営業務自体を改善することができます。

そこで今回は、なぜ会議室に管理システムを導入すべきなのかを、導入するメリットやチェックすべきポイントから解説します。

1.会議室のシステム管理を導入した方がいい理由

これまでの会議室運営と言えば、どの時間に会議室が使えるのかわからなかったり、いつ会議が終わるか目処が立たないため、会議室を運営する側からしても費用に見合う収益が得られなかったり、人的リソースが不足しているためマネジメントできず、安定的な集客や運用が行えないことが課題として挙げられていました。

しかし管理システムによって、運営にかかる業務自体をアウトソーシングすることで無駄の削減や利便性の向上だけでなく、会議室の効率的な運用や収益化が実現可能になりました。

2.会議室に管理システムを導入するメリット

会議室に管理システムを導入することで、以下に記載のあるメリットを享受することができます。

2-1. 会議室の利用状況をタイムリーに把握

会議室運営に管理システムを導入することで、会議室の利用状況や空室状況などをシステム上から一元管理することができるため、タイムリーかつ可視化された運営を行うことが可能です。またアナログで管理していた時には多発していたであろう予約の重複や連携ミスなども軽減することができるため、会議室の稼働率アップに結びつけることができます。

2-2. 効率的な会議室運営が可能

従来の会議室管理といえば、手作業で予約管理や空室状況などを把握するため人的ミスが発生したり、データの蓄積や分析を行うことができず収益性にフォーカスした企画の検討ができなかったりということが常態化していました。

しかし管理システムを駆使することで、会議室の利用状況の把握や、会議室に関するデータの分析を行うことが容易になるため、効率的かつ生産性のある会議室運営を行うことができます。

2-3. 低コスト

これまでの会議室管理は、運営するにあたって業務を任せる人材の採用・育成が必要になり、運営ノウハウやリソースを有していないため多くの場面でコストを費やすことが求められてきました。

しかし、会議室の管理システムを導入することで、低コストかつ人的リソースを追加することなく、運用ノウハウや利便性の向上を高めることが可能になります。

3.管理システムを選ぶときにチェックすべきこと

近年、会議室の管理システムの導入は多くの企業で推奨されており、それに比例する形で多くの企業から管理システムが誕生しています。

管理システムを選ぶときにチェックすべきポイントを下記に紹介します。

3-1. 費用

会議室の管理システムは、利用できるアカウント数や外部サービスとの連携の可否、追加機能の有無によってコスト面でも違いが出てきます。そのため、運営業務の効率化や、収益力の向上が費用対効果に見合うかどうか、本格的に導入する前に基本機能を無料で利用できるかどうかなどで検討することをおすすめします。

3-2. 提案力

会議室の規模や、運営を想定している会議室にマッチした提案力や企画力を有しているかも、管理システムを選ぶときには重要な項目になります。管理システムによっては、画一的なサービスを提供し、会議室運営で抱える課題や問題を解決できないことも想定されます。

そのため、管理システムを選ぶ際は、自社の運営にフォーカスしたシステムが提供させるかどうかを判断の基準にすることをおすすめします。

3-3. 実績、成果

管理システムを導入する際は、そのシステムを導入したことによって得られた成果や実績を確認しておきましょう。管理システムを導入するだけで会議室運営が効率化し、収益化に寄与するわけではありません。どのくらい会議室の運営が効率的になったか、ミスが削減されているかなど、導入した企業でどの程度成果が出ているのかを参考にしましょう。

4.まとめ

会議室の管理システムを導入することで、会議室の稼働をタイムリーに把握できるだけでなく、蓄積するデータを分析することで、コスト削減や効率的な会議室運営をすることができます。「運用に予算は割きたくない」と自社完結を目指すのではなく、管理システムの導入を検討し、効率的な会議室運用を目指しましょう。