満足度をあげるための会社説明会の運営方法｜人事が活用する運営代行を紹介

採用活動をおこなうにあたって、会社説明会を開催する企業が多くあります。

しかし、会社説明会を開催するにはコンテンツの作成や参加者管理、オンライン配信の準備や会場の確保といった事前準備に加えて、司会進行などの当日の運営業務をおこなわなければいけません。

こういった業務の負担を軽減したいと感じる担当者も多いのではないのでしょうか。

そこでオススメなのが会社説明会の運営代行です。

今回は、会社説明会で運営代行を活用するメリットや委託できる業務内容について紹介していきます。

会社説明会の運営代行とは

会社説明会の運営代行とは、説明会を開催するために必要な事前準備や当日の運営などの一部を委託できるサービスです。

自社で業務を完結させるにはリソースが足りないと感じる担当者は運営代行を活用することで、リソースの確保と、様々なメリットを受けることができます。

会社説明会の運営代行を活用するメリット

実際に運営代行を活用することで得られるメリットを3つ紹介します。

スムーズな運営ができる

会社説明会を円滑に開催するためには、事前準備である応募者の受付管理や当日の進行管理などをスムーズにおこなう必要があります。そのため、会社説明会の開催には知識や経験を持った担当者が必要不可欠です。

会社説明会の運営代行は、説明会の開催ノウハウや必要スキルをもった人材が業務をおこなうため、スムーズに会社説明会を運営することができます。

また、オンラインで会社説明会をおこなう企業も増えていますが、

例えば、

・通信が途中で切れてしまった

・画面がフリーズした

・参加者からの質問にも即時対応したい

など、司会進行をしながらすべてを対応するのは困難です。レギュラーな事態が起こった場合、復旧対応するまで時間がかかってしまえば、応募者の不信感を募らせてしまいます。

しかし、運営代行に依頼しているのであれば、これらの事態にも迅速に対処することが可能です。

コストを削減する

先ほども述べた通り、会社説明会を開催する上で非常に多くの業務が発生します。

そのため、自社で業務を完結するとなると人的リソースや時間的コストがかかってしまい、他の業務にも影響が出てしまいます。

そもそも採用業務には人事担当者でしかできないコア業務と、それ以外のノンコア業務があると言われています。

運営代行を利用し、ノンコア業務を外部の会社に依頼することで、自社だけで業務を完結させるよりもトータルで人件費や時間的なコストの削減に繋げることができます。

コア業務へ注力ができる

会社説明会では他社との差別化が重要です。そのために、採用戦略の立案や新しい手法の必要性を感じている企業が増えてきました。しかし、他の業務との兼ね合いから、それらの活動に注力したくてもなかなか実行できていない担当者も多いのではないのでしょうか。

そこでノンコア業務を運営代行に依頼することで、自社のリソース配分を調整することができ、新たな取り組みや高度な判断を必要とするコア業務へ専念することができます。

結果として、自社の採用力強化に繋げることができます。

会社説明会の運営代行サービス内容（アウトソーシングできる業務内容）

運営代行サービスに依頼できる業務の一例は以下の通りです。

運営代行サービス会社によって、依頼できる内容は異なりますが、まずは社内でどの業務を外注化したいのか、業務の洗い出しをお勧めします。

そうすることで後々、運営代行業者の選定や見積もり依頼時にもそれらの業務項目が活用できます。

会社説明会の運営代行サービスの導入をおすすめしたい企業とは

会社説明会の運営代行サービスの導入をおすすめしたい企業とはどんな企業なのでしょうか。主に3つ紹介します。

人的リソースが確保できない

人的リソースが足りないため、会社説明会を開催するのでさえ、一苦労だと感じる担当者も少なくありません。新しい担当者を採用するにしても、一から業務を教えなければいけないので、教育コストや時間的コストがかかります。

運営代行サービスでは、既にノウハウを持ったプロが業務を引き受けてくれるので、短期間で人的リソースを調達するには有効です。

会社説明会の開催経験が少ない

企業によっては、会社説明会の運営経験が少なかったり、大勢が参加するような大規模の会社説明会を開催したことがないというケースがあります。

そのため、何から始めれば良いのか分からない、どんなことに注意を払えばよいのか不安を感じている担当者が多くいらっしゃいます。

運営代行には、会社説明会の運営経験が豊富な人材がいます。運営代行を活用することで、業務経験の少ない担当者でも安心して会社説明会を開催することができます。

企画やコンテンツに注力したい

会社説明会の企画やコンテンツを一から見直したいという担当者も多いのではないのでしょうか。

最近では、オンラインで会社説明会を開催する企業も増えてきているため、応募者も以前と比べてスケジュール管理が楽になり、会社説明会の参加人数は増加傾向にあります。

その一方で、応募者にとっては選択肢が増えたため、会社説明会から選考会にエントリーする応募者の割合は減ってきています。そのため、企業はより自社の魅力が十分に伝わり、応募者にとって印象に残るような会社説明会を開催する必要が出てきました。

もし自社がリソース不足でお困りのようであれば、採用担当者は、自社の魅力発信のために、企画やコンテンツづくりに注力し、それ以外の業務は運営代行に委託するといったリソース配分が必要となります。

会社説明会に必要な準備や気を付けるべきポイントに関しては以下の記事をご覧ください。

▶「会社説明会で企業側が必要な準備と気をつけるべきポイントとは？」

会社説明会の運営代行サービスの導入事例

導入事例を1つ紹介します。

とある企業では、3月以降の時期になると面接が多くなり、会社説明会まで手が回らなくなるほど一時的に業務負荷が大きくなることに悩んでいました。

しかし、会社説明会の運営を疎かにしてしまうと、選考会へエントリーする応募者の数も減ってしまうと考え、頭を悩ませていたそうです。

そこで運営代行にメールや電話対応、会社説明会の進行管理など、採用担当者が集中したいコア業務以外のノンコア業務を出来るだけ依頼しました。

その結果、これまで以上に応募者と向き合う時間が増え、会社説明会から選考会への移行率が上がったのです。

運営代行にノンコア業務を依頼したことで、会社説明会の参加者アンケートの分析がしっかりとできるようになり、自社の魅力がきちんと伝わるコンテンツづくりや応募者が満足するプログラムづくりのための時間を確保することができるようになったと述べています。

ニューズベースの採用代行（RPO）サービスの説明

株式会社ニューズベースでは、採用代行（RPO）サービスを提供しており、会社説明会の運営はもちろん、その他の採用業務までサポートします。

年間400件以上のアウトソーシング案件実績があり、オペレーション周りが強みです。

「採用業務におけるコア業務の時間を捻出したい」、「人的リソースを確保して会社説明会のクオリティを向上させたい」などのお悩みがあれば、お気軽にご相談ください。

▶アウトソーシングで採用人事を変える。企業成長を担う人材との出会いへ

まとめ

今回は、会社説明会で運営代行を活用するメリットや委託できる業務内容について紹介しました。

会社説明会は、採用活動をおこなう上で応募者と接触する初期段階の大切な機会です。

会社説明会の内容次第で今後の採用活動が大きく変わると言っても過言ではありません。

人的リソース不足の解消や、今まで以上にコンテンツの作成に注力したいのであれば、運営代行を検討してみてはいかがでしょうか。

参考資料：
newsbase｜採用説明会、代行するメリットとは？完全解説
パーソルワークスデザイン｜RPOとは？ 背景・メリット・利用すべき企業や導入事例は？
neocareer｜採用代行を事例でご紹介！選考辞退率の改善など、採用課題を解決する方法とは？