採用通知書が必要な理由とは？記載内容や同封する書類についても解説！

応募者を採用した後に電話やメールで連絡する方法もありますが、採用通知書を送る企業も少なくありません。

しかし、「採用通知書を送らなければいけない」という法的義務はないので、採用通知書を作成したことがない企業も多いはずです。採用通知書はどのような効果をもたらすのでしょうか。

そこで今回は、採用通知書の重要性や内定通知書との違いや、送るときの注意点などについて解説していきます。

 

採用通知書とは？

採用通知書とは、採用したことを応募者に伝える書類のことを指します。

従来であれば、電話やメールで採用したことを伝えるのが一般的ですが、電話だと言い間違いや聞き間違いによって誤解が生じやすいです。メールの場合は、迷惑フォルダに採用通知のメールが入ってしまったり、他のメールに埋もれてしまう可能性があります。

一方、採用通知書は直接渡したり、郵送したりすることで確実に採用者へ伝えることができます。応募者を安心させることができる1つの連絡手段なのです。

 

採用通知書と内定通知書の違い

採用通知書と似ている言葉として内定通知書があります。実際にどちらの言葉が正しいのか、どちらを使うべきなのか気になる人も多いのではないのでしょうか。

結論、採用通知書と内定通知書に明確な定義はありません。そのため、どちらが間違っていてどちらが正しいということはなく、企業ごとの言い方や定義の問題になります。

先ほども述べた通り、採用通知書は送付しなければいけないという法的義務はありません。しかし、採用通知書を送付するのであれば、目的に合った内容をしっかりと明記してトラブルにならないようにしましょう。

では、実際に採用通知書にはどのような内容を記載していけば良いのでしょうか。次章で詳しく解説します。

 

採用通知書が重要な3つの理由

採用通知書が重要な理由は以下の3つです。

・応募者を安心させることができる

・認識の相違を防ぐ

・内定辞退を防止する

順番に解説します。

応募者を安心させることができる

応募者のほとんどは就職活動において企業から採用されることをゴールとしています。そのため、採用通知が来ないと「不採用になったかもしれない」という不安が心の中に常に付き纏います。

しかし、採用通知書を送ることで、応募者にある一抹の不安を払拭し、安心させることができるのです。

認識の相違を防ぐ

先ほども述べた通り、採用連絡する方法として電話やメールがあります。しかし、電話をかけたときに、周囲の音がうるさく、肝心の採用に関する内容が上手く伝わらないことがあります。

メールの場合には、受信設定によって迷惑メールフォルダに入ってしまい、不採用だと勘違いされるケースも珍しくありません。

これらの認識の相違を防ぐための手段として、採用通知書が用いられるのです。

内定辞退を防止する

採用通知書を送ることで、他の企業の選考を妨げたりすることができます。その結果、内定辞退を防ぐことにも繋がるのです。

そのため、採用が決まったのであれば、なるべく早めに採用通知書を応募者に送るようにしましょう。

また、採用通知書を書くときには「〇〇様と一緒に働けること大変楽しみにしております！」など、一言付け加えることで内定者フォローにもなります。内定承諾率を上げることにもなるので、忘れずに記入しましょう。

 

採用通知書に記載する内容

採用通知書に記載する内容は以下の通りです。

 

 

1つずつ解説します。

・日付

採用通知書を作成する日付を右上に記載します。

・宛名

送る応募者の名前を左上に記載します。

・差出人の名前

日付の下に担当者の名前を記載します。

・タイトル

中心に「採用通知書」と記載します。

・採用を決定した理由

「慎重かつ厳正なる選考の結果、このたび貴殿を弊社社員として採用することに決定いたしましたので、ご通知申し上げます。」などのような内容を記載しましょう。面接で評価したポイントなども記載すると、内定者フォローにも繋がります。

・同封書類の内容

同封書類の内容の内容を記載します。多くの企業は入社承諾書と誓約書になります。

・書類の返送期限

返送してもらいたい書類の期限を記載します。

・書類の返送宛先

返送してもらう住所を記載します。

・頭語と結語

頭語は文章の一番初めにくる言葉で結語は一番終わりに来る言葉です。頭語は「拝啓」、結語は「敬具」と記載しましょう。

・今後の流れやスケジュール

入社するまでの流れや詳しいスケジュールについて記載します。

・締めの挨拶

「今後とも引き続き、宜しくお願い申し上げます」など、文章の最後に締めの挨拶を記載します。

・人事担当者の問い合わせ先

最後に担当者の名前と電話番号やメールアドレスを記載します。

 

実際に使える採用通知書のテンプレート

実際に使える採用通知書のテンプレートを紹介します。

ぜひ参考にしてみてください。

 

 

採用通知書に同封する書類

採用通知書に同封する書類は以下の4点です。

・添え状

・入社承諾書

・入社誓約書

・返信用封筒

順番に紹介していきます。

添え状

添え状とは、どんな書類を送付したか記載している書類です。

添え状を同封することで、どんな書類が郵送されてきたのかを受け取った相手が一目で確認できるようになります。

採用通知書に限らず、どんな書類でも添え状を一緒に送付するのはマナーとなっているので、忘れずに同封しましょう。

入社承諾書

入社承諾書とは、採用が決まった応募者が記入する書類で、特別な理由がない限り入社するという意思表示を示すものとなります。入社承諾書に法的拘束力などはありませんが、送付することで内定辞退を防ぐことができます。

入社承諾書には、以下の項目を記載しておきましょう。

 

 

入社誓約書

入社誓約書とは、入社するにあたっての意思表示を確認した上で、履歴書の内容と相違がないかを確認するための書類です。

入社承諾書と非常に似ているので、書類を一緒にして作成するケースもあります。

返信用封筒

入社承諾書と入社誓約書を返送するための返信用封筒も必ず同封しておきましょう。同封しておかないと、内定者が自ら用意する手間が発生してしまいます。

その結果、内定者が返送するのを面倒だと感じてしまい、内定を辞退するきっかけにもなるので注意しましょう。

返信用封筒には社名や住所・切手もあらかじめ貼り付けておくと、やりとりがスムーズになるのでおすすめです。

 

採用通知書の送付方法

採用通知書はほかの郵送物と一緒になってしまい、気づかないというケースもあるので、それを防ぐためにも一般的に書留郵便を使って送ります。

しかし、万が一届かないという可能性もあるので、届いたか確認するためにもメールや電話も一緒に行いましょう。

 

採用通知書を送るときの2つの注意点

採用通知書を送るときには、以下の2つに注意しましょう。

・1週間以内に送る

・住所や名前を必ず確認してから送る

1週間以内に送る

採用通知書は、送るのが遅くなるたびに内定者を不安にさせてしまいます。

また、ほかの企業も並行してエントリーしている内定者が多いので、採用通知書が遅いだけでほかの企業の内定を承諾してしまい、内定を辞退される可能性もあります。

そのため、採用通知書は採用が決まってから1週間以内に送りましょう。採用通知書を郵送したと同時にメールもしくは電話で送った旨を伝えてあげると親切です。

住所や名前を必ず確認してから送る

一度の採用活動で多くの内定者を出す企業もあります。その場合、ほかの内定者に送る採用通知書と間違えてしまわないように気をつけましょう。

万が一、間違えてしまった場合には情報漏洩につながり、企業の信用度が大幅に下がる原因となります。そのため、住所や名前を必ず確認してから送るようにしましょう。

 

RPOサービスの活用

採用通知書は作成するだけではなく発送作業などもあるので、リソース不足により手が回らない担当者も少なくありません。

そんな時にはRPOサービスがオススメです。RPOとは担当者以外でも対応できる業務、「ノンコア業務」を委託することができるサービスです。

採用通知書の作成や発送作業も専門的な知識を必要としないノンコア業務なので、全て委託することができます。そのため、担当者のリソースを割かずに採用通知書を作成することが可能です。

RPOサービスのことなら弊社、株式会社ニューズベースにお任せください。

株式会社ニューズベースでは、採用通知書だけではなく、求人票の作成や応募者の問い合わせ対応など、幅広い業務も委託可能です。内製化支援もおこなっているので、最終的に自社で採用業務を完結したい場合にもオススメです。まずはお気軽にご相談ください。

 

まとめ

本記事では、採用通知書の重要性や内定通知書との違いや、送るときの注意点などについて解説しました。

採用通知書は応募者を安心させたり内定辞退を防止したりするなどのメリットがあります。そのため、1人でも多くの人材を確保したいのであれば、採用通知書の導入を検討しましょう。リソースが足りないのであれば、RPOサービスを活用するのもおすすめです。

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