【企業向け】面接日程調整メールのポイントと参考テンプレート集

採用活動をおこなう上で採用担当者は、学生に対してメールでのやりとりをおこなう必要があります。

その中でも特に面接の日程調整の連絡などに時間がかかると感じる担当者も少なくありません。

双方のスケジュールを確認しながら都合の合う日程を決めなければいけないので、何通もやり取りしなければいけないこともあります。

採用担当者はこれ以外にも様々な業務があるので、なるべく効率よく作業したいと考えているかと思います。

そこで今回は時間をかけることなくそのまま使うことのできるテンプレートや、メールを作成する上でのポイントをご紹介していきます。

1.メールを送るときの4つの記載事項

まず初めにメールを送るときの4つの記載事項を紹介します。

件名

件名については一目見て分かるような文章に設定しましょう。

例えば、面接の日程調整の場合には「一次面接の日程に関するご案内」など、

あまり長すぎず、伝えたい内容をシンプルに書くことが重要です。

宛名

宛名については1人ずつに向けて送信するか、それとも全員に向けて記入するかによって異なります。

例えば、学生全員に送信する場合には「学生の皆様」。

1人ずつに向けて送信する場合には、以下の内容を順番に記載するといいでしょう。

・大学名
・学部名
・学科名
・名前

大学名や学部などは間違えないよう注意してください。

誤字脱字があると、不信感を募らせてしまう場合があります。

冒頭挨拶

冒頭の挨拶も重要です。

まずは自社に応募してくれたことや面接してもらうことに対して感謝の気持ちを述べることが大切です。

例としては、「この度はお忙しい中、弊社の求人にご応募いただき誠にありがとうございました。」などの文章が好ましいです。

本文

冒頭の挨拶も記入したら本文を書きます。

本文では伝えたい内容を簡潔に分かりやすく書く必要があります。

面接連絡を例にすると、以下の内容は必ず記入しましょう。

・面接する日にちの候補
・面接場所(オンラインの場合はURL)
・服装
・当日の持ち物
・緊急連絡先

最後に、「当日お会いできることを楽しみにしております！」などと一言添えてあげると、尚良いかと思います。

2.面接日程調整の際に使える参考テンプレート

それでは、面接日程調整の際に使える参考テンプレートを3つ紹介します。

2-1.書類選考合格時（面接日時設定の連絡）

書類選考に合格した応募者に対して、その後の選考についてのご連絡をする際のテンプレートは以下の通りです。

もしも、一次面接からオフラインで実施の際、もしくは二次面接以降でオフライン実施の場合は、URLの代わりに面接会場を表記してください。

2-2.面接日程確定のご連絡

2-3.面接日時リマインド

続いて面接日時のリマインドを送るときのテンプレートです。

面接日程が確定し、面接の日程が近づいてきたら送ってください。

日程確定メールとリマインドもオフラインでの実施の場合はURLの代わりに面接会場を表記してください。

3.面接日程連絡を送るときのポイント

面接日程連絡を送るときのポイントとして4つあります。

3-1.遅くても24時間以内には返信する

応募者とのメールは遅くても24時間以内に返信するようにしてください。

特に面接日程の連絡は、近々での日程の場合もあるので連絡が遅いと応募者も不安になります。

早めに連絡することを心がけましょう。

3-2.早朝や深夜にメールしない

早朝や深夜にメールをすることは避けましょう。

まだ起きていない時間に連絡すると、相手にとっても迷惑がかかります。

また、「こんな遅い時間まで仕事をしているのかな…」と不安を抱かせてしまうこともあります。

その結果、面接を辞退されるという可能性もあるので、日中に連絡するようにしましょう。

3-3.メールのやり取りをできるだけ減らすようにする

メールのやり取りは採用担当者だけではなく応募者にとっても負担がかかります。

提示した日程に対して応募者のスケジュールがなかなか合わず、メールのやり取りが多いと感じたら、相手の提示した日程に合わせるなど臨機応変な対応を心がけましょう。

3-4.イレギュラーにも柔軟に対応

現在でも新型コロナウイルスが流行しています。

そのため、人によっては対面での面接ではなくオンライン面接を希望する応募者もいるはずです。

このようなイレギュラーにも柔軟に対応しましょう。

柔軟に対応することで、応募者にとっても安心せることができますし、自分のことを優先して考えてくれているという好印象にも繋がります。

可能な範囲であれば対応してあげましょう。

4.まとめ

今回は面接日程調整メールのポイントやテンプレート集などについて紹介しました。

面接の日程連絡や応募者と面接官のスケジュール調整は意外と手間がかかります。

そのため、他の業務に時間を割けないという悩む担当者も少なくありません。

そんな時には採用代行（RPO）の活用をおすすめします。

弊社株式会社ニューズベースも採用代行（RPO）サービスを展開しており、年間400件以上の実績があり充実のサポート体制が整っております。

今回のブログで書かせていただいた面接日程の連絡やスケジュール調整などももちろん対応可能です。

採用の知識を兼ね備えたプロが業務をおこなうので、迅速で丁寧な対応を心がけるので安心してお任せください。コア業務に専念できるよう人事業務のサポートをさせていただきます。

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参考資料：
AIDEM｜採用面接をするときの案内メールの書き方・文例
ルートデック｜面接日程調整メールの返信方法（例文６個付き）
採用マフィア｜【すぐ送れる例文付き】応募者を逃がさないメール＆電話対応方法
JOBSHIL｜【例文付き】面接の日程調整メールで気をつけるべきマナー