効率的な運営に最適！セミナー運営をアウトソーシングする意味とは？

セミナーを開催するにあたっては、企画の立案や運営といったコアな業務だけでなく、会場の選定や、集客アップの施策、広告作成、当日の運営スタッフの確保など、やるべき業務内容やプロセスが山積しています。そのため、それら全ての業務を自社のリソースだけでこなすことはなかなか難しいものです。

そこで有効活用すべきなのが、セミナーの運営を専門企業にアウトソーシングする方法です。

セミナー運営にかかる業務をアウトソーシングすることで、自社のセミナーに応じた業務フローや運用体制が設計できるだけでなく、従業員の工数削減や注力するべきコア業務にリソースを集約することが可能になります。

本記事では、セミナー運営におけるアウトソーシングできる業務内容やタイミング紹介をはじめ、アウトソーシングできる会社の特徴や事例について解決していきます。

1.アウトソーシングできるセミナー運営運営の業務とは

はじめに、セミナーを開催するにあたり不可欠な業務工程のなかで、アウトソーシングすることが可能な業務領域について準備・運営・フォローの3つの工程に分類して解説します。

○準備

参加者の満足度が高く、理解度の深いセミナーを開催するためには、企画やマーケティングなど、事前準備を綿密に計画して、正確に遂行していくことが重要です。

準備工程でアウトソーシング可能な業務内容は以下の通りです。

・集客率を高めるマーケティング施策

・会場で使う機材の調達

・配布資料作成

・運営スタッフのオペレーションマニュアル

・ランディングページ作成

・動画や資料など、セミナー(講義)で使うコンテンツの制作

・各施設や共催パートナーの手配や交渉

上記で記載した業務内容はあくまで一例ですが、通常業務に加えてセミナー運営にかかる業務を担当すると、業務量が増大し、人為的ミスを誘発するリスクが高まります。

その結果準備が滞り、この後の業務プロセスに支障をきたし、運営のオペレーションやマニュアル通りにセミナーが開催できないなど、問題が発生してしまう可能性があります。

また、準備段階では、企画やマーケティング、コンテンツ制作など、さまざまな分野の専門性が必要になり、セミナーを運営するノウハウやコツがなければ時間や手間がかかってしまい、本来行う業務にも影響を及ぼしかねません。

しかし、これらの業務はすべてアウトソーシングすることが可能なため、リソースが十分でなくてもアウトソーシング企業に任せることで安心してスケジュール通りに準備を完了することができます。

○運営

当日のセミナー運営はスピーディーかつ滞りなく業務を遂行し、マニュアル通りに行動することか求められます。そのため、あらかじめ運営にかかるタイムスケジュールや工程を十分に理解しておくことが重要です。

運営にかかる業務でアウトソーシングできる内容は以下の通りです。

・会場のオペレーションの確認

・会場の機材の設営

・来場者対応及び誘導

・配布物及びノベルティ配布

・全体のディレクション

・運営スタッフの手配

・セミナーの記録撮影

○フォロー

セミナー運営におけるフォロー業務とは、セミナー開催にあたりイベントに関する情報の窓口となる事務局運営を中心に、それらにかかる雑務や各種への連絡、システムの運用などが主な業務内容となります。

フォローにかかる業務の中でアウトソーシングできる内容は以下の通りです。

・問い合わせ窓口の開設

・問い合わせシステムの管理

・各種電話対応

・支払金対応

・業者指示

・アンケートの回収及び集計

・パソコンのデータ入力

・事務局運営業務

・セミナーレビューと報告書の作成

2.アウトソーシングすべきタイミングとは

セミナー運営をアウトソーシングするタイミングは、アウトソーシングする専門企業に「トータルサポート」と「スポットサポート」のどちらを希望するかをあらかじめ明確にしておくことが重要です。

トータルサポートとは、

アウトソーシング企業がこれまでに培ったノウハウやメソッドを駆使して、セミナーを開催する目的や目標の設定をはじめ、運営にかかる企画やコンテンツの作成、集客代行や当日のセミナー運営に至るまで、セミナー開催にあたり不可欠な業務をアウトソーシング企業がトータル的にサポートすることを指します。

この手法を選択する場合には、一般的に「セミナーを開催したい」という方向性だけが決定していて、後のスケジュールや運営にかかるプロセスなどは全て未定であることが多いため、セミナー開催までのプロセスでいう初期段階にアウトソーシングを依頼するタイミングになります。

一方スポットサポートですが、

人員不足やリソースの欠如、苦手分野などに応じて、アウトソーシング企業のノウハウやリソースを活用する手法になります。これなら自社が得意としている分野や業務は自社のリソースを活用し、苦手や不得意としている業務プロセスは専門企業にアウトソーシングすることができるため、それぞれの強みを補完することが可能です。

また、適宜活用することが可能なため、コア業務にフォーカスしつつ、自社の従業員にかかる負担や業務効率を軽減させることができます。

スポット的にアウトソーシング企業を活用する場合、工程ごとのタイミングになるため、その都度依頼することになります。そのため、どういうセミナーを運営したいのかなどをあらかじめアウトソーシングを依頼する企業と打ち合わせしておくことが重要です。

3.アウトソーシング企業の特徴

本章ではアウトソーシングできる企業の特徴について解説します。

安心してセミナー運営のアウトソーシングを依頼できる企業は、以下のような特徴を有しています。

○これまでに積み上げた実績を事例とともに記載

アウトソーシングできる企業は、これまでのセミナーや各種イベントの運用実績、どのような企業の案件を任されてきたかなどを可視化して、自社サイトで掲載しています。特に実績のある企業では、案件を企業の業種や規模、参加人数などに分類して掲載しているため、簡単に競合他社や同規模の企業がどのようなセミナーを開催しているか見ることができます。

このような企業であれば、実績や信頼度も抜群ですので、自社のセミナー運営を任せることを検討できます。

○アウトソーシングを導入することで得られるメリットが明確

アウトソーシングできる企業では、セミナーをアウトソーシングすることでクライアントが得られるメリットが明確に記載されています。

特に多くの実績を誇る企業では、提供する付加価値や選ばれる理由が記載されていますし、どのようにセミナーの企画や運営を行っていくか、それによってどんな効果やメリットがあるのかなど、アウトソーシングを導入することへの記載が各所に見られます。

また単に「費用が安くなります」や「業務をスムーズに行えます」と言った短絡的なメリットではなく、これを行うことでどのようなメリットがあるのかを具体的に記載しているため、セミナー運営をしたことがない人でもイメージしやすいでしょう。

4.まとめ

本記事では、セミナー運営にアウトソーシングという手段を用いるにあたり、事前に把握しておきたい内容や導入するタイミング、各企業の特徴や事例について解説してきました。

効果的なセミナー運営を行うには、自社のリソースを最大化活用する選択肢もいいですが、より効率的に実施するには、アウトソーシング企業を活用しましょう。

そこでおすすめなのが、年間に400以上の運営実績をこなす株式会社ニューズベースです。

ニューズベースでは、セミナー運営にかかるアウトソーシングだけでなく、クライアントの課題に対しオーダーメイドで業務フローや制度設計を行うため、クライアントの課題や悩みを解決してくれるプロセスを提供してくれます。

またニューズベースでは、品質向上に向けて最新のテクノロジーの導入や、人材育成にも力を入れているため、高品質で安定したセミナー運営を行うことができます。

セミナー運営でお困りの方は、一度ニューズベースまでご相談ください。

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