チェックシートを用いてもれなくおこなう！研修会に必要な準備とは？

研修会の成果を最大限高めるためには、事前準備から綿密に行うことが成功の鍵を握ります。

しかし、研修会に関する作業は多岐にわたるため、あらかじめ研修会に不可欠な要素を抽出しておくことが大切です。

本記事では、研修会を成功させるために大切な準備について、どんなことを準備すべきか項目やチェックシートとともに解説します。

1.研修会の成功には事前準備が必要！

研修会を成功させるためには、事前の準備段階から綿密な用意が必要になります。

特に研修会に要する準備は、作業が担当ごとに縦割りになってしまい、各自何をしているか、進捗状況はどうかなど不透明になりがちです。

そのため、全体で統一して準備を行うために定例会やミーティングを適宜行い、各自の情報共有に努めるようにしましょう。

仮に開催まで日程がない場合は、注力すべきポイントに人的リソースを集中させ、間接的な業務はアウトソーシングするなどして、効率的に準備を進めることで、無駄なくかつ意識を統一させて準備を行うことが可能です。

2.研修会に必要な準備の項目

事前準備をスムーズに行うためには、研修会実施に不可欠な要素を抽出して、そこから詳細事項と役割分担を決定していきましょう。

以下では、研修会に必要になる項目を列挙しましたので参考にしてみてください。

2-1.研修会を実施する目的及び内容の選定

準備段階のスタートは、研修会を実施する目的や内容の明確化です。どんな結果やメリットを享受したいのか、受講者はどんな研修を求めているかをヒアリングすることで、ニーズに則した研修会の実施に繋がります。

土台をしっかり構築することで、研修会の規模や会場、日程の選定、予算の確保、講演者の依頼など、あらゆる作業に発展するため、この段階で出来るだけ必要事項をリストアップしておくことをおすすめします。

2-2.集客・マーケティング方法の確認

具体的な研修コンテンツやプログラムが作成できたら、それに応じて集客方法やマーケティング戦略を立案していきます。

告知する手法によって集客率は大きく左右します。どの点を訴求するのか、どういったツールを活用するのか、アウトソーシングは使用すべきかなど、あらゆる可能性を精査して確認、検討することが重要です。

2-3.使用する機材や備品の手配

研修会当日までに使う機材や備品の手配及び調達を行いましょう。

また併せて会場の設備の確認や、動線の確保、人員配置の決定、当日の動作確認など、研修会の実施に携わる人員がどう動けばいいか、各配置をどうするのかなど、会場設営までに共有しておくとよいでしょう。

また、前日に確認するだけでなく、1週間前、1ヶ月前など、ある程度目安を設けて共有を続けることで、人為的ミスやトラブルを軽減することができます。

3.もれなく準備を行うためにチェックシートを作ろう！

以下では、確実な準備工程を踏むために不可欠なチェックシートを作成しました。

あくまでも記載したものはベースとなるものですが、これを軸に研修会に応じて内容を追加していきましょう。

○企画段階で行うべき項目

・研修会実施の目的、目標が明確になっているか

・受講対象者は決定しているか

・研修に係る講師の選定は済んでいるか

・目的に応じた会場の選定はできているか

・かけられる予算内に収まるか

・集客方法について検討されているか

・受講者に研修に関する連絡ができているか

・効果測定はどのように行うか

○1ヶ月前までに準備すべき項目

・施設内設備や備品の把握はできているか

・受講者にリマインダーメールは送信できているか

・講師のスケジュールや確認ができているか

・参加者のリストが作成できているか

・必要な機材や備品の手配は済んでいるか

・お弁当が必要なら業者への手配

・アンケートの作成はしたか

○1週間前から前日までに準備すべき項目

・使用する機材や備品の発注は完了しているか

・研修に必要な資料の作成は終了しているか

・進行における台本は作成できているか

・当日のオペレーションやマニュアルは作成できているか

・当日の会場設営は滞りなく遂行可能か

・案内や誘導に使う資料はできているか

今回はあくまでも準備工程のチェックリストを期限別に作成しましたが、

状況に応じて、可視化できるマニュアルを作成し、各担当でスムーズに情報共有できるシステムを構築することで、準備すべき項目をダブルチェックで把握することができるため、期限漏れや伝達ミスなどのトラブルを避けることができます。

4.まとめ

研修会は、講師の話す内容やプログラムが充実しているからといって、成功するわけでも、受講者の満足度が高くなるわけでもありません。

ただ漠然と研修会の開催から準備、運営を行うのではなく、あらゆる事態や想定を踏まえて準備することで、ミスを最小限にとどめ、効果的な研修会を実施することができます。

本記事で記載した準備項目やチェックシートを参考に、もれやミスのないセミナー運営を実現させましょう。