セミナー/ウェビナー代行サービスで社員の負担軽減！代行できる業務や費用は？

セミナーやウェビナーの準備や運営に明け暮れて、企画などもっとも重要な業務に手が回らない担当者は多いのではないでしょうか？

セミナーやウェビナー代行サービスを利用すれば、担当者の余分な負担をカットし、コア業務に専念できます。その結果、セミナーやウェビナー企画をPDCAサイクルで回すことが可能になり、企業のマーケティング事業に大きく貢献することができるでしょう。

さらに、セミナーやウェビナー開催のプロフェッショナルである代行業者のノウハウを活用することで業務の品質が向上するため、満足度の高いセミナーやウェビナーを開催できるという大きなメリットがあります。

本記事では、セミナーやウェビナー代行サービスの内容や費用を紹介します。

また、セミナーやウェビナー業務を外注する際には様々な不安要素があると思いますが、優良の代行会社を選ぶポイントも解説していますので、ぜひ参考にしてください。

 

セミナー/ウェビナー代行サービスとは

セミナーやウェビナーの代行サービスとは、開催するのに必要な会場や配信の準備・サポートなどをトータルで委託できるサービスです。

セミナーやウェビナーを開催したくてもリソースを割けなかったり知識や経験が乏しく、開催方法がわからなかったりする担当者も少なくありません。代行サービスに依頼することで煩雑な作業や当日の運営がスムーズになり、担当者は自分が注力したい業務に集中できるようになります。

 

セミナー代行サービスで委託できる業務

セミナー代行サービスで委託できる業務は以下の6つです。

 

 

1つずつ紹介します。

プログラム企画

セミナー代行サービスでは、自社が設計した目的を達成するために、データ分析に基づくターゲティング、ペルソナ設定、開催規模の調整、登壇者の選定などを行ってくれます。

プログラム企画には数多くのタスクがあるため、代行会社の企画ノウハウは大いに活用できることでしょう。

集客サポート

新規の顧客を獲得するのか、既存のリストを活用するのかによっても、必要となる集客ノウハウは変わります。

セミナー代行会社は数多くの媒体運用経験があり、SNS、ウェブサイト、広告、セミナー掲載サイト等、適切なアプローチ方法を選定・運用して集客をサポートしてくれます。

会場検索・手配

会場選定や手配も、代行サービスに任せることができます。

開催規模に応じて、社内施設、会議室やホテルといった外部施設の予約管理、検索、支払業務を代行してくれます。

運営事務局

集客が始まると同時に忙しくなるのが運営事務局です。

応募者や登壇者からのお問い合わせ窓口や、参加申し込み管理、入金管理、会場レイアウトの作成、備品の準備、配布資料の作成など、人員と時間が割かれる運営業務も、すべて代行サービスに任せることができます。

外部に運営事務局を持つことで、社員はコンテンツ作成やバックエンドの準備など、より重要な業務に注力できます。

当日運営

代行サービスでは、当日運営も行ってくれます。

会場セッティングや受付、会場誘導、司会、撮影など、各種業務を代行サービスに任せることで、担当者は顧客との交流や販促活動に専念できます。

データ集計

アンケート集計や実施レポートといったデータ集計も行ってくれるため、今後のセミナー活動に役立てることができます。

 

ウェビナー代行サービスで委託できる業務

ウェビナー代行サービスで委託できる業務は以下の4つです。

 

 

順番に解説します。

集客のサポート

ウェビナーを開催する上で最も重要なのは集客です。ウェビナーを開催する目的は商品やサービスの認知拡大やリードの獲得など、企業によってさまざまですが、参加者がいなければ意味がありません。

ただし、集客といってもさまざまな方法があるので、どの方法が一番最適なのかが分からず、頭を悩ませてしまう担当者も多いのではないのでしょうか。

ウェビナーの代行サービスではインバウンド集客やナーチャリング集客などの集客方法を使って集客のサポートを行ってくれます。集客を外注することで、担当者はほかの業務にリソースを割くことができるようになるのです。

配信準備

ウェビナーを開催するうえで配信準備は欠かせません。特にウェビナーはオンラインで開催するので、セミナーに比べて機械トラブルが発生しやすいです。

そのため、パソコンの設定やネットの通信環境などを念入りにチェックする必要があります。そのほかにも配布資料や台本のチェックなどがあるので、手間だと感じる担当者も多いはずです。

ウェビナー代行サービスでは配信準備も外注できるため、リハーサルに専念できます。ただし、担当者が確認しなければいけないものもあるので、依頼する範囲を決めておきましょう。

配信時のサポート

ウェビナー代行サービスでは配信時のサポートもしてもらえます。

先ほども説明した通り、ウェビナーはオンライン上で開催するので、音声が途切れてしまったり画面が見えなくなってしまったりするなどの機械トラブルが頻繁に発生します。復旧作業に時間がかかってしまうと、ウェビナー参加者のモチベーションも下がってしまい、ウェビナーによる本来の目的を達成するのは難しくなるでしょう。

ウェビナー代行サービスに外注することで万が一のトラブルでも迅速に対応できるので、担当者は安心してウェビナーの開催が可能です。

ウェビナー配信終了後のサポート

ウェビナー配信が終了した後はウェビナーのクオリティを更に高めるため、参加者にアンケートを記入してもらい、フィードバックをもらうケースがほとんどです。

ウェビナー代行サービスでは、アンケートの集計作業も依頼できます。その結果、以前よりも早くアンケート結果を回収することができて、迅速に次回のウェビナーへと生かすことが可能です。

 

セミナー/ウェビナー代行サービスに委託する3つのメリット

セミナーとウェビナー代行サービスに委託する3つのメリットは以下の通りです。

・コストカット

・トラブルやエラーが起きても安心

・効果のあるセミナー/ウェビナーが開催できる

1つずつ解説します。

コストカット

ウェビナーやセミナーを開催するためには、企画の設計や会場の準備・資料の作成など、行わなければいけない業務が豊富にあります。多くのリソースが必要となるため、人件費が負担だと感じる企業も少なくありません。

代行サービスに委託することで、セミナーやウェビナーに携わる人材を減らすことができます。その結果、人件費のコストカットにつながるのです。

トラブルやエラーが起きても安心

ウェビナーやセミナーを開催するうえで、万が一のトラブルやエラーが発生するのが怖いと感じる担当者も少なくありません。具体的にはパソコンが動かなくなってしまったり通信環境が不安定になってしまい、途中で接続が途切れてしまったりするなど、さまざまです。

不測の事態に備えてマニュアルを作成しておけば被害を最小限に抑えることができますが、手間だと感じる担当者も多いのではないのでしょうか。

代行サービスに委託しておくことでスムーズな対処が可能となります。

効果のあるセミナー/ウェビナーが開催できる

ウェビナーやセミナーは説明する内容に納得してもらうことで本来の目的に近づくことができます。

参加者の心を掴むためには資料や説明する内容も大事ですが、いかにスムーズに進行できるかがポイントです。スクリーンに映し出されたページがなかなか進まず、終了の予定時間を大幅に超えてしまっては参加者の集中力が途切れてしまい、充実したセミナーやウェビナーとは言えません。

代行サービスに依頼することでスムーズに進めることができて効果のあるセミナーやウェビナーの開催が実現できます。

 

セミナー/ウェビナー代行サービスに委託する2つのデメリット

セミナーとウェビナー代行サービスに委託するデメリットは以下の2つです。

• ・費用がかかる
• ・ノウハウが蓄積されない

順番に紹介します。

費用がかかる

当たり前ですが、セミナーやウェビナーの代行サービスは費用がかかります。ただし、人件費と代行サービスの費用を比較した場合、代行サービスに委託した方が費用が抑えられることも珍しくありません。

費用に関しては代行サービスによって異なり、毎月一定の金額を支払う定額制または委託する業務量に応じて費用が変動する従量課金制のどちらかです。

委託したい業務が多いのであれば定額制、ピンポイントの業務を委託したいのであれば従量課金制を選びましょう。

ノウハウが蓄積されない

代行サービスに委託した業務は社内でノウハウが蓄積されません。そのため、今後もずっと代行サービスを利用していくことになります。

これからも代行サービスを利用していく方針であれば問題ありませんが、最終的には自社でセミナーやウェビナーに関係する業務を完結したいのであれば、徐々に委託する業務量を減らしていきましょう。

また、内製化を支援してくれる代行サービス業者もあるので、探してみるのがおすすめです。

 

セミナー/ウェビナー代行を依頼する際の流れ

セミナーやウェビナー代行へ依頼する際の流れは以下の通りです。

・ヒアリング

・見積もり・提案

・業務マニュアル作成

・実運用

順番に解説します。

1.ヒアリング

最初に、セミナー代行業者が現状を把握するために、相談とヒアリングが行われます。

現状を共有するためにも、セミナー企画書やセミナーの実施体制、運営マニュアルなどを共有すると良いでしょう。概算の見積もりや、訪問によるヒアリングが数回行われる中で、予算や委託範囲を検討・調整していきます。

2.見積もり・提案

ヒアリングの内容に基づき、委託業務の提案や費用の見積もりが行われます。

最終的な見積もり内容に合意したら、業務委託の契約書を締結します。これ以降は、セミナー代行業者の担当者と連絡を取っていくことになります。

3.業務マニュアル作成

委託内容に応じた業務マニュアルが作成されます。

4.実運用

業務マニュアルに基づき、プロジェクト責任者の指揮の元、委託した業務の運用が始まります。

 

業務フローや運営マニュアルに改善や効率化の余地がある場合は、その都度担当者から報告・提案がなされ、最適な業務へと改善しながら準備が進められていきます。

 

セミナー代行の費用

下記で紹介するのは、「100人規模のセミナーを行う場合」の費用感です。

セミナー代行費用は個別に見積もりを取るのが一般的なので、あくまで目安として参考にしてください。

企画提案費

企画提案費は、セミナー業務のプロである代行会社にコンサルティングをしてもらう要素が強くなります。

そのため幅はありますが、10〜100万円前後を見ておく必要があるでしょう。

事務局開設・運営費

事務局には、初期開設費用や運営費などがかかってきます。運営業務には電話対応、メール対応、登録者管理などが含まれます。

総計すると、約15〜30万円と見ておいた方が良いでしょう。

当日運営費

当日運営の人件費、会場設営費などがかかってきます。人件費は統括ディレクター、進行ディレクター、一般スタッフ（受付・会場誘導・司会）など、立場によって異なります。

交通費等の諸経費を含め、30万円くらいを見ておく必要があるでしょう。

会場費

会場費は社内施設、貸し会議室、ホテル、公共施設など、会場のグレードや立地条件によって大きく変わります。

一般的な都内の100人規模の貸し会議室で見ると、3〜5万円くらいが相場のようです。高いところだと、1時間20万円を超える場合もあります。

セミナー後に懇親会を開催する場合は、コスパの良い会場を選ぶ必要があります。予算やアクセス、セミナーの雰囲気など、セミナーの出来を左右する重要なポイントなので、慎重に決定しましょう。

アンケート集計費

アンケート集計にかかる費用の見積もりは、「選択式」「記述式」など、設問によって変わってきます。

設問が比較的少なく、選択式5問ほどであれば、1枚30〜50円くらいを見ておくと良いでしょう。

 

ウェビナー代行の費用

ウェビナー代行の費用は委託したい業務内容によって大きく変動します。また、委託する業者によっても金額が異なるので、一概には言えません。

なるべく費用を抑えたいのであれば、対応可能な業務は極力自社で対応して本当に依頼したい業務だけを選定しましょう。

また、実際に代行業者を選ぶ場合には複数の業者から見積もりをとってみるのがおすすめです。

 

セミナー/ウェビナー代行会社選びで失敗しないために

セミナーやウェビナー代行会社選びで失敗しないためのポイントは以下の5つです。

 

• ・自社が委託したい業務に対応してくれるか
• ・意図を汲んだ提案ができるか
• ・担当者とスムーズにコミュニケーションが取れるか
• ・スピード感を持って対応してくれるか
• ・コストは納得できるか

 

1つずつ解説します。

自社が委託したい業務に対応してくれるか

自社が委託したい業務を一定以上の品質で対応してくれるかどうかは、大きなポイントです。

多くの代行会社はワンストップの受託、スポットの受託をどちらも行っていますが、会社それぞれに得意分野があります。小規模から中規模セミナーが得意な業者、集客が得意な業者、会場セッティングをメインとしている業者など、その持ち味も様々です。

過去に、自社のセミナーに似たセミナーの代行実績があるかどうかを調べてみると良いでしょう。

意図を汲んだ提案ができるか

優れた代行会社は、丁寧なヒアリングを行うだけでなく、的確な提案で自社の不安や悩みを解消してくれます。

なにも提案がなく、ただ指示されたことを実行する代行会社だと、セミナー担当者は「本当にこのまま進んでいって良いのだろうか」と不安になってしまいます。

セミナー運営のノウハウがない担当者であれば、これまでの実績を活かしてコンサルティング的な関わり方をしてくれる代行会社を選びたいところです。

担当者とスムーズにコミュニケーションが取れるか

専門知識や自分の考えの押し付けでなく、こちらの目線に立って一緒にプロジェクトに取り組んでくれる担当者の存在は、代行を成功させるための重要なポイントです。

担当者と密にコミュニケーションが取れることで、セミナー担当者は安心して自分の業務に専念できます。ヒアリングや提案など、細かい1つ1つのやり取りの中で、担当者との相性を測ってみましょう。

スピード感を持って対応してくれるか

スピード感をもって着実に工程をこなしてくれる代行会社を選びましょう。

マーケティング担当者が悩むポイントとして「外注先と連絡が取りづらく、なかなかプロジェクトが前に進まない」というのはよく見られます。

代行会社のスピード感は、相談した際のレスポンスの速さなどを目安にすることができます。ヒアリングや提案が的確かつスピーディーに行われる会社であれば、ストレスなくプロジェクトを進めていくことができるでしょう。

コストは納得できるか

セミナーの予算は限られており、業務委託する場合、当然予算内にコストを収めなければなりません。そのため、まずは複数の業者のサービス内容とコストを比較してみましょう。

その上で、ぜひとも依頼したい代行会社をチョイスし、予算とコストの調整を検討します。提示された料金が予算を上回っていた場合でも諦めず、どのようにすれば予算内に収まるか相談してみましょう。

優れた代行会社であれば、「ここの業務を削れば予算内に収められる」など、予算の中で最大限に効率的な委託形態を提示してくれます。

 

セミナー/ウェビナー代行ならニューズベースがおすすめ

「具体的な設計能力のある代行会社を選びたい」、「スピード感のある代行会社とパートナーシップを組みたい！」そのような担当者におすすめなのが、株式会社ニューズベースです。

ニューズベースは各種業界の運営事務局、セミナーやカンファレンスの当日運営など、これまで年間400案件を超える多種多様なニーズに応えてきました。問い合わせを受けてから提案に至るまでのスピード感、緻密かつ具体的なオペレーション設計、わかりやすい会計が強みです。

また、現行業務のフローを可視化し、適切な業務を標準化するコンサルティングサービスも実施しているのがニューズベースの特徴です。分析に基づいて作成した業務マニュアルは社内で活用可能。セミナー担当者にありがちな業務の属人化を防ぐことができます。

 

ニューズベースのセミナー/ウェビナー代行事例

ニューズベースホームページに紹介されている事例をピックアップしてご紹介します。

スリーエム株式会社様

全国で一か月間のうちに約20のセミナーを開催していたスリーエム株式会社様。

社員の負担が増大していたセミナーの参加申し込み受付業務をニューズベースに一括してアウトソーシングした結果、社員の工数削減に成功しました。

オペレーションマニュアルの整備、運用マニュアルの整備など、各種業務が標準化されたことで、安定した事務局運営を実現しました。

在日スイス大使館 スイス外国企業誘致局様

100名以上のセミナーの当日運営をアウトソーシングされた在日スイス大使館様。

ニューズベースが経験豊富なスタッフを手配することで、安定したセミナー運営を実現しつつ、来場者とのコミュニケーションを増加させることに成功しました。

 

まとめ

代行会社もピンキリです。安くてもセミナーのクオリティが低かったり、提案やレスポンスが遅くプロジェクトの進行にストレスを感じたりする会社はいくらでもいます。

その点において、スピーディーな提案と的確なオペレーション設計でサポートするニューズベースは、自信をもっておすすめできる代行会社といえます。社員の工数を確実に削減してくれるため、余裕をもってセミナーのプログラム企画に専念することができるでしょう。

また、属人化したセミナー企画・運営業務を標準化してくれるのもニューズベースの強みです。

セミナー代行を検討しているのであれば、ニューズベースの代行サービスを選択肢に加えてみてはいかがでしょうか。

「セミナー・事務局アウトソーシングページ」

https://www.withus-inc.co.jp/service/seminar_and_symposium_outsourcing/