スムーズに進行するために！シンポジウムの台本に書くべき内容とは？

シンポジウムは規模の大きいイベントであり、スムーズに進行するためには入念な準備が必要不可欠です。

中でも、カギを握るのが司会進行の台本です。

司会は主役ではありませんが、開会や閉会、また講演者の紹介など、要所要所で大事な役割を果たします。

司会がもたもたしていると、シンポジウム全体の印象を悪くしてしまいますので、事前に完璧に台本を作って臨みたいところです。

その他、シンポジウムには様々な準備があります。

この記事では、シンポジウムの準備から本番までの流れと、司会進行の台本に書くべき内容を紹介します。

1.シンポジウムの準備から本番までの流れ

最初に、シンポジウムの開催に必要な準備と本番までの流れを見ていきましょう。

【運営事務局の立ち上げ】

シンポジウムの開催予定時期の2年前～1年前に、運営事務局（委員会）を立ち上げます。

開催テーマ、開催地、開催時期や開催期間、規模、全体予算を決定していきます。

開催コストがかかる、あるいはリソースやノウハウ不足が懸念されるのであれば、シンポジウムの事務局運営代行サービスの利用も選択肢に入れながら企画を進めていきましょう。

【会場の手配】

会場はシンポジウムの雰囲気づくりに影響するため、いくつか候補を挙げて見学し、最適な会場を選びましょう。また、遠方からの参加者のために、近隣の宿泊施設も合わせて確保します。

【講演者の選定】

複数の講演者を選定し、交渉を始めます。講演者のスケジュールの確保、交通・宿泊の手配も合わせて行います。

【参加者申し込み受付・お問い合わせ窓口の開設】

ウェブサイトを開設し、参加者の申し込みを開始します。返信メールや参加費の入金などをあらかじめシステム化しておくのがよいでしょう。

また、申し込みの受付に合わせて、お問い合わせ窓口を開設します。

【広報物・看板・造作物の制作】

ポスターやパンフレット、看板、ステージ上の装飾など、各種造作物を制作します。

【運営オペレーション設計・マニュアル制作・台本制作】

当日の運営オペレーションを細かく設計します。受付方法、会場レイアウト、会場の誘導、司会進行の台本、トラブル対応のフローなど、マニュアル化できるものは全てマニュアル化しましょう。

【ケータリングや備品の手配】

参加者に提供する飲食物やスタッフの飲食物、並びに撮影機材やプレゼン用の機材など、各種備品の手配を始めます。

【配布資料の印刷手配】

参加者に配布する資料の印刷手配を行います。講演者から配布を要請される場合もあるので、講演者との打ち合わせは綿密に行っておく必要があります。

【事前リハーサル】

開催日直前になったら、司会や会場誘導のリハーサル、機材チェックをしっかり行いましょう。

2.シンポジウムの台本に記載する内容

それでは、シンポジウムの進行台本に必要な内容を紹介します。

2-1.会場アナウンス

シンポジウムが開演する前に、会場案内、注意事項、開演時刻の案内などをアナウンスします。

2-2.開会

開会時には、下記のようなプログラムを行います。

・開会の宣言

・司会進行役の自己紹介

・主催・共催・後援団体の紹介

・シンポジウムのテーマ・目的

・開会の挨拶（代表挨拶）

主催団体や共催団体の介に合わせて、必要に応じて来賓紹介などを行います。

2-3.講演者の紹介

講演者の紹介においては、名前や所属の読み間違えは厳禁です。対策として、名前にふりがなを振っておくのがおすすめです。「佐藤」や「高橋」など、普段読み慣れている名前であっても、事前に読み仮名を確認しておきましょう。

2-4.閉会

閉会時には下記のようなプログラムを行います。

・閉会の挨拶

・アンケートの案内

・懇親会の案内

・閉会の宣言

以上が、一般的なシンポジウムの台本に記載すべき内容になります。上記の内容を網羅した台本を、一語一句まで残さず原稿に起こしておきましょう。

3.シンポジウムの運営を代行してくれる業者も存在する

最初に紹介したように、シンポジウムの開催には長い準備期間が必要になります。運営においては多くのコストがかかり、自社の通常業務を圧迫してしまうことも少なくありません。

協力関係者が多く、複数のタスクをコーディネートしなければならないため、一企業が行うセミナーよりはるかに難易度が高いといえるでしょう。

そこでおすすめなのが、シンポジウム業務のアウトソーシングです。

工数のかかる業務を適切にアウトソーシングすることで、自社の戦力を必要な業務だけに集中することができます。

アウトソーシングはコストがかかると思われがちですが、独自の経験に基づいて自社のノウハウだけで運用することを考えると、むしろ高い費用対効果を生み出してくれるといえます。

4.シンポジウム代行ならニューズベースがおすすめ！

シンポジウム代行におすすめの会社として、株式会社ニューズベースを紹介します。

ニューズベースは小規模なセミナーから来場者数の多いシンポジウムまで、豊富な代行実績を持っているセミナー・シンポジウム運営代行会社です。

社員の業務工数を削減しつつ、自社開催を超えた安定運営を実現。これまでに数々の企業が開催しているイベントの業務負荷軽減に貢献してきました。

シンポジウムにおける確かなノウハウとスピーディーな対応を強みとしている会社なので、ぜひ検討してみてください。

5.まとめ

台本をしっかり作っておけば、本番でも慌てず司会進行を行えます。台本を作成する際には、講演者の名前や所属を間違えないように読み仮名を振り、すべての台詞を原稿に起こしておきましょう。

司会者は本番前に台本を読み込み、リハーサルをしておくのが理想ですね。