シンポジウム成功への道！準備スケジュールの考え方とコツ

シンポジウムを開催するために、どのような準備をすればいいか把握しているでしょうか？シンポジウムを成功させるためには、長い準備期間をかけて企画しなければなりません。

この記事では、シンポジウムを成功させるやり方・準備スケジュールについて解説します。

 

1.シンポジウムのプログラム形式

あるテーマについて、複数の登壇者が様々な意見を述べ合う、いわば「公開討論会」としての意義を持っているシンポジウム。通常のセミナーとは一味違い、聴衆が多角的に理解を深めることができるプログラム形式を取るのが特徴です。

開催テーマは1つだけとは限らず、複数のテーマを設定し、分科会を行う場合もあります。

一般的には、シンポジウムは「複数講演＋パネルディスカッション」の形式で行われます。

まずは、講演者が基本的な知識や専門家としての見解を講演。その後複数のパネラーが登壇し、司会のリードの元、特定のテーマについて意見を交換します。

その後に質疑応答の時間を設けて、聴衆参加型にする場合もあります。

以上が一般的なシンポジウムのプログラムですが、この他にも下記のように様々な形式があり、一概に形式が決まっているわけではありません。

・複数のセミナー形式

・基調講演＋複数のテーマでのパネルディスカッション

・特別講演＋基調講演

・特別講演＋各会場にて分科会

・講演の間にランチョンセミナーの時間を設けたもの

・シンポジウムの後に懇親会を設けたもの

この他、国際シンポジウムの場合、レセプション（歓迎会）を行うケースもあります。

それでは、次の章からはシンポジウムを具体的に企画するやり方を紹介します。

 

2.準備１：委員会立ち上げ・企画（～1年前）

シンポジウムの開催までには長い準備期間を要します。1つ1つ見ていきましょう。

【委員会立ち上げ】

最初の段階として、シンポジウムを開催するための委員会の立ち上げを行います。過去に開催された大会の資料を参考に、開催地や開催時期、期間、規模、予算などを決定していきましょう。

その上で、シンポジウムのテーマ、目的、主旨を選考します。

開催テーマは1年前には決定しておきたいため、公募する場合は早めに呼びかけましょう。

公募を締め切ってから1か月のうちにテーマを採択。テーマに基づいて、講演や分科会、パネルディスカッションなど、基本的なプログラム構成を練ります。

【運営スケジュールの作成】

当日までの運営スケジュール表と役割分担表を作成。各担当の責任者を決定し、連絡がスムーズに行われるよう、連絡網を明確にしておくとよいでしょう。

【会場の検索・決定】

シンポジウムは会場によって大きく雰囲気が変わるため、会場検索は早めに済ませておきたいところです。参加人数やプログラム、予算に合わせて、適当な会場がないか探しましょう。

ホテルはグレードが良く設備も充実しており、格調高い雰囲気を演出できますが、その分会場費は高くつきます。大型の貸し会議室であれば会場費は安く、簡素なイメージとなります。

展示場系の会議施設は、ホテルと貸し会議室中間くらいといったイメージ。

ただし、資材や備品は持ち込みになることが多くなっています。公共の施設やホールは比較的安く借りられるが、予約できるのが半年前からなど、確保が難しいのがネックです。また、分科会や懇親会を行うのであれば、その会場も確保しなければなりません。

このように、シンポジウムの予算や条件によって最適な会場は異なるため、複数の会場に実際に足を運び、比較してみると良いでしょう。

会場予約に合わせて、遠方からの参加者を想定して、周辺の宿泊施設も押さえておきましょう。旅行代理店に一括で手配してもらうのがおすすめです。

【後援・共催・協賛等の依頼】

大会概要をまとめたら、企業や団体へ後援・共催・協賛依頼を早めに行います。また、シンポジウム開催の収支計画と資金調達ルートを決定し、シンポジウム専用口座を開設します。

 

3.準備２：企画の実施計画策定（1年前～9か月前）

シンポジウムの概要ができたら、今度は企画内容を詰めていく段階に入ります。

【来賓・講師等の選定や依頼】

来賓や招待者を選定し、案内状を送って呼びかけます。

講師やパネリストには早めに依頼し、スケジュールを空けてもらわなければなりません。講師の交通・宿泊の手配や、講演資料の提出スケジュールの共有も合わせて行いましょう。

【会場レイアウト作成】

会場を下見し、施設管理者と綿密に打ち合わせます。

会議室の数や受付の位置、座席の配置、機材の配置など、細かな会場レイアウトを作成。必要な備品・機材のチェックリストをつくり、当日の運営に必要な人員を割り振っていきます。

 

4.準備３：参加申し込み受付（9か月前～6か月前）

企画概要を細かい部分まで詰めることができたら、今度はシンポジウムの広報と参加申し込みの受付を始めて行きます。

【広報の準備】

シンポジウム専用のホームページ、ポスターやサーキュラーを作成し、関連学会や団体、ポータルサイトでの案内を開始します。機関誌やSNS、マスコミへの協力依頼など、多彩な手段を用意し、広報活動の準備を進めましょう。

【参加申し込みの受付準備】

Webサイトからのオンラインでの申し込み受付を準備。メールの自動返信や、リマインドメールを自動で送信できるシステムを活用すると、社員の負担を減らすことができます。

参加申し込みに並行して、宿泊申し込みも受け付けます。宿泊申し込みはwebサイトにて専用のページを作ると良いでしょう。

合わせて、お問い合わせ受付センターの準備も始めます。

専用の電話やFAX、メールアドレスを用意。参加者からくると想定されるQ&Aのマニュアルを作成し、対応する準備を整えます。

【申し込み受付開始・お問い合わせ窓口開設】

受付を開始するとともに、お問い合わせ窓口をオープン。参加登録料の管理や参加状況の把握を行いつつ、協賛金の集金状況など、会計状況もリアルタイムで確認します。

 

5.準備４：当日運営マニュアル作成（6か月前～前日）

当日に向けて、準備が大詰めとなっていく段階です。実務的な準備がメインとなります。

【運営マニュアル作成】

この時期の最も大事な業務として、当日の運営マニュアル作成が挙げられます。

全体の流れが把握できるように、運営マニュアルを作成。担当ごとの動きがわかる業務フローも作成しておくことで、初めてのスタッフでも自分の役割が理解できます。

緊急時の連絡先や、関係者の連絡先を一覧にしたページも作成しておきましょう。会場設営・撤去の計画や機材の搬入時間、搬入経路など、細かな部分まで動きを決めておくのがポイントです。

運営マニュアルに合わせて危機対応マニュアルを作成することで、トラブルが起こった際にも判断に迷わなくなります。

【各種制作物・備品等の準備】

備品や機材、各種制作物を準備していきます。

看板や装飾品を制作し、ケータリングや備品を手配。配布資料や制作物の作成・印刷を外注する場合、納期には余裕をもっておきましょう。

【運営マニュアルや準備の点検】

当日が近づいてきたら、各担当者を集めた最終打ち合わせを行います。運営マニュアルや準備に漏れがないか点検しましょう。

主に下記のような点に注意します。

・プログラム

・スタッフの配置

・会場施設

・発注物

・備品・機材

・参加者

・交通・宿泊

スムーズに業務を行うために、当日参加する運営スタッフのための説明会を行うと良いでしょう。前日になったら、会場設営・リハーサルを行い、当日に臨みます。

 

6.当日：運営

いよいよシンポジウム当日。しかしイベントにはトラブルがつきものです。連絡網をしっかりと敷き、担当者の指示に従って冷静に素早く対処できる体制で臨みましょう。

急な変更事項については、統括ディレクターがしっかりと把握し、速やかに全体に周知する必要があります。

 

7.シンポジウム終了後：お礼状発送

シンポジウムが終了したら、主に下記のような業務を行うこととなります。

・未収金回収

・参加費集計

・お礼状発送

・決算書作成

・議事録作成

・会議報告書作成

・反省会

・次回大会への引継ぎ

・委員会の解散

 

8.シンポジウムの運営代行ならニューズベースがおすすめ

シンポジウムの準備期間は長期にわたり、多くの煩雑な業務が発生します。

定型業務に時間を取られすぎると、複数の登壇者や共催・協賛団体とのコミュニケーション、聴衆が引き付けられるプログラム構成などの重要な業務がおろそかになってしまいがち。いくつものタスクが同時並行で進んでいくため、担当者にはプロジェクトをマネジメントするセンスが問われます。

しかし、シンポジウムの開催ノウハウは蓄積しにくく、過去資料を見ながら手探りで準備を進めていく担当者も多いのではないでしょうか。

そこでおすすめなのが、シンポジウムにかかわる業務をアウトソーシングするというものです。

シンポジウム代行を専門としている業者は「どんな準備が必要か」を熟知しているため、経験の少ないシンポジウム担当者の強力なパートナーとなってくれます。また、運営業務を外部に切り出すことで、シンポジウム委員会がもっとも注力すべき業務に焦点を合わせることができます。

おすすめのアウトソーシング先は、セミナー・シンポジウム代行を専門としている株式会社ニューズベースです。大規模イベントのシンポジウム開催の運営に実績を持っており、安定したイベント運営に定評があります。

ニューズベースは当日までの業務フローを設計し、「何を、いつまでに、どうやればいいか」を明確にしてくれるため、委員会は当日までの工程を無駄なく進めることができます。また、問い合わせ窓口や運営業務、さらには当日運営まで一括支援。委員会は講演者とのコミュニケーションやプログラム設計に専念できます。

シンポジウム開催のノウハウを安定化させたければ、ニューズベースの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

「セミナー・事務局アウトソーシングページ」

https://www.withus-inc.co.jp/service/seminar_and_symposium_outsourcing/