シンポジウムの司会進行マニュアル！例文紹介

シンポジウムは多くの場合、基調講演やパネルディスカッションなど多くのパートから構成されます。

こうした複数構成のイベントには司会が欠かせません。司会があることで内容にもメリハリが生まれるほか、会場参加者にも丁寧な印象を与えることもできます。

では、シンポジウムの司会はどのように行えばよいのでしょうか。今回はシンポジウムの司会進行マニュアルの作成についてご紹介します。

1.シンポジウム司会の台本・原稿の作成

シンポジウムの司会を円滑に進めるためには台本が欠かせません。当日の進行表をもとに、いつどのタイミングでどのようなアナウンスをするのかを検討しましょう。

会場によっては、少ない席により多くの方に座っていただくために開演前から席を詰めていただくようアナウンスする必要もあります。

事前のアナウンスとして会場の注意事項やトイレや自動販売機の場所を案内しておくことも必要です。

また、単にいつどのようなアナウンスをするかを決めておくだけでなく、具体的にどのようなことを伝えるのかを原稿にしておきましょう。

シンポジウムのテーマや会場の雰囲気によって適切な言葉遣いが変わる場合もあります。また参加者やその時の社会情勢などによっては使用してはいけない言葉があることもあるでしょう。

例えば最近では、屋内での喫煙が全面禁止になりました。ついつい今まで通り喫煙所の案内をしてしまうと、うっかり法律違反を助長することにもなりかねません。

予め適切な言葉や言い回し、内容を原稿にしておきましょう。

1-1.始まりの挨拶例

では始まりの挨拶はどのような内容が適切なのでしょうか。挨拶例をご紹介します。

【始まりの挨拶例】

ご来場の皆様、本日はシンポジウム「XXX（テーマ）」にお越しいただきありがとうございます。

このシンポジウムは、XXX（テーマ）について議論を深めるためにXXX（主催者）によって開催されるものです。

ぜひ本日はごゆっくりとお楽しみください。

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始まりの挨拶はあくまでもシンプルに手短に話すことがポイントです。司会はあくまでも引き立て役であるため、さりげなく必要なことを伝える程度にしておきましょう。

必要なこととして、開催の目的やテーマを来場者にリマインドすると、来場者の意識をシンポジウムの内容に向けることができるでしょう。

1-2. 会場の案内・注意事項・休憩の案内例

必要な案内として会場の案内や会場での注意事項、休憩の案内があります。それぞれ具体的な挨拶例をご紹介します。

【会場案内・注意事項の例】

皆様、本日はご来場いただきありがとうございます。

会場および開演中のご注意事項のご案内をいたします。

お手洗いは会場内に2か所ございます。

1つ目は会場入り口を出て右手にまっすぐ進んでいただくと突き当りにございます。

2つ目は会場入り口を出て右手にございます階段を上がった先にございます。

自動販売機は会場入り口すぐ横にございます。ただし場内は飲食禁止となっております。

お飲み物は休憩の際にご利用ください。

また、開演中はスマートフォン、携帯電話の電源をオフにしていただくようお願いいたします。

会場内は撮影禁止となっておりますので合わせてご了承ください。

【休憩の案内例】

それではこれよりXX時XX分まで10分間の休憩とさせていただきます。

自動販売機は会場入り口出て左手すぐにございます。

お手洗いは2か所ございます。会場内の案内に沿ってご利用ください。

会場案内は休憩時間などの必要なタイミングで手短に伝えることが重要です。また、1回では聞き逃してしまう方もいるため、しつこくない程度に数回繰り返し案内するようにしましょう。

1-3. 閉会の挨拶例

最後に、閉会の挨拶例もご紹介します。

【閉会の挨拶例】

皆様、本日はお忙しいところ長時間にわたりご参加いただきありがとうございました。

これにて第XX回「XX（テーマ）」シンポジウムを終了いたします。

なお最後にアンケートをお願いしております。

お手元にございますプログラムの裏面記載のQRコードよりアンケートサイトにアクセスいただき、

アンケートへのご回答にご協力をお願いいたします。

それでは本日は誠にありがとうございました。お気をつけてお帰りください。

閉会の際も手短に伝えることが重要ですが、シンポジウムによっては事務局から最後に伝えたいことがある場合がほとんどです。

アンケートへの協力や本の出版案内など、事前に事務局に伝えたいことがないか必ず確認しておきましょう。

2.まとめ

シンポジウムを円滑に進めるには司会が欠かせません。司会は来場者に必要な情報を伝えるだけでなく、来場への感謝の気持ちや事務局からの連絡事項を伝えるなど、来場者と事務局との橋渡し役として重要な役割です。

また、司会がいることでシンポジウムにメリハリをつけることもできるでしょう。

シンポジウムに必要な気配りは司会の良し悪しによって大きく左右されます。事務局にノウハウがないのであれば、セミナー・シンポジウム運営を代行企業にアウトソーシングするのがよいでしょう。

株式会社ニューズベースでは、シンポジウムの準備から当日の運営など、運用にかかるすべてを依頼することができます。シンポジウムの開催にお悩みの方は、まずご相談してみてはいかがでしょうか。