シンポジウムにおける受付の準備するべき内容やポイントを徹底解説！

シンポジウム当日は準備すべきタスクや対応する業務が多く、事前準備がしっかりしていても参加者を待たせてしまったり、受付業務であたふたしてしまったりというケースが増えてしまいます。

「たかが受付だから…」という気持ちで臨んでいると、シンポジウム全体の満足度が悪くなったり、自身の評価が下がったりする可能性もあります。

本記事では、シンポジウムの受付業務がスムーズに遂行できるよう、受付が担う業務内容をはじめ、求められる服装やマナー、事前準備のチェックリストについて解説します。

1.シンポジウムの受付が行う業務とは？

はじめに、シンポジウム開催にあたり受付業務を担当する人が行う仕事内容について解説します。

以下では、基本的な受付業務を列挙しましたので、参考にしてみてください。

・準備物のチェック

受付が行う業務には、準備物の確認と言った作業があります。

具体的に準備とは、以下のようなものを指します。

・配布物(配布資料やノベルティ、アンケートなど)

・受付名簿

・飲み物

・会場案内に使う張り紙など

上記の準備物が完成しているか、またどのように渡すのかなど、受付を担当する全員で確認・共有することが重要です。

・受付名簿の作成

当日の参加者の氏名や会社(組織)名・職種、備考欄(摘要欄)などが記載された受付名簿を作成する業務もシンポジウムの受付スタッフが行う大切な作業の一環です。

シンポジウム当日は、作成した受付名簿をもとに参加者の受付を行います。そのため参加者の出欠の有無や座席番号等を記入し、その後懇親会等がある場合には、参加するかどうかが記載できる欄を設けるなど、当日の受付業務がスムーズに行う工夫をすることもおすすめです。

・当日の受付

最もメインとなるのがシンポジウム当日の受付業務です。当日は参加者の受付がスムーズに行えるように、受付名簿や配布の用意を始め、必要となるエクセルファイルや、管理ツールなどを用意しておきましょう。

開催規模にもよりますが、当日の受付は受付担当と案内担当の最低2名以上で行うのが基本です。

事前に受付業務のマニュアルやオペレーションを作成しておくとで、受付の流れや各自の担当、必要事項を明確にすることができます。そのため、受付だからと言って、シンポジウム当日の打ち合わせや口頭での説明だけでなく、マニュアル化した受付方法も検討するようにしましょう。

・共有事項の把握

シンポジウム開催にあたり、よく質問させる内容(聞かれること)をあらかじめ受付担当者で共有しておくことも業務の一環です。

具体的に聞かれる内容としては、シンポジウムの大まかなタイムスケジュールや、お手洗いや喫煙所の場所、Wi-Fiの有無などが挙げられます。

参加者に質問された時に、しっかりアナウンスができるよう、あらかじめ全員で共有しておくことや、張り紙などを用いてわかりやすく案内できる工夫をすることもよいでしょう。

2.受付時に求められる服装やマナーとは

シンポジウムの受付応対は、そのシンポジウム全体の第一印象を左右するほど重要な役割と言われています。そのため、受付に求められる服装やマナーは最低限身につけておくようにしましょう。

以下では、受付時に求められる服装やマナーについて解説します。

○服装

シンポジウムの受付の服装はスーツの着用が一般的です。

ただスーツを着るだけではなく、汚れやシワ、ほつれのない清潔なものを着用するようにしてください。またスーツの色も、黒や紺などベーシックなものを選択することがおすすめです。シンポジウムの内容によっては、カジュアルや露出度の高い服装は避けるのが無難と言えます。

○マナー

シンポジウムの受付では参加者の名刺や金銭の授受があります。

そのため、受け取り方や扱い方、渡す所作についても押さえておくことが重要です。

その際のマナーは以下のポイントに集約されます。

・お客様から渡された物(名刺・お金)は両手で受け取る

・受け取った名刺やお金は、定められた場所にすみやかにしまう

・お客様の顔を見て笑顔で対応することを心がける

・全ての動作を「素早く」、「丁寧」に行う

これはシンポジウムの受付以前に、社会人として備えておきたいマナーです。これらの部分はマニュアルやオペレーションに記載しておくことで、全体で共有することができます。

3.事前チェックリスト

最後に、シンポジウムを開催するにあたり、事前準備の段階で押さえておきたいポイントをチェックリスト形式で紹介します。

○【前日】シンポジウム当日の配布物は？

シンポジウム当日に配布する資料やノベルティなど、前日までに何をどう渡すのか決めておきましょう。何を渡すかによっては、人数に応じてクリアファイルや紙袋に入れる工程が必要になりますし、アンケートなどをあわせて配布する場合は、合わせて受付時のオペレーションも確認しておくことが重要です。

○【前日】オペレーションやマニュアルについて疑問点はないか？

当日に受付のミーティングがある場合でも、前日までに一度オペレーションやマニュアルには目を通しておきましょう。仮に当日不備や改善点が見つかっても、会場の設営や準備をするなかでは改善できないことも多いのが現実です。

そのため、事前にオペレーションやマニュアルについて目を通し、前日までに不備や疑問点があれば責任者や担当者に確認しておくようにしましょう。

○【前日】お飲み物は？

当日参加者にお渡しする飲み物についてもあらかじめ確認しておくようにしましょう。

参加者に応じて必要本数用意することは当然ですが、「常温」での提供なのか、「冷やして」提供するのかによっては、前日の用意段階から飲み物を冷やしておく必要があります。

○【当日】会場案内の方法は？

シンポジウムの受付業務でよく聞かれる内容は、お手洗いや喫煙所、近隣の飲食店などの会場案内です。これらの場所は参加者からよく質問させる内容になるため、受付を担当するスタッフで共有しておきましょう。

また、少しでも効率よく受付業務をこなすには、案内の張り紙を用意し、わかりやすく表示する工夫も大切です。お客様が入り口や通路に迷わないようにアテンドすることもシンポジウムの受付業務の一環です。

○【当日】受付に置くものはあるか？

当日の受付業務は、シンポジウムに参加する人の印象を左右する大切な業務です。

そのため、来場する参加者に失礼がないように、滞りなく受付案内ができる準備をしておきましょう。

例えば受付するにあたり、

・受付で用意するものはあるのか？仮にあればそれはどのくらい必要か？

・頂いた名刺等はどのように管理するのか？

などは、前日までに確認するだけでなく、当日もスタッフ同士で確認・共有しておくことをおすすめします。

○【当日】釣銭は必要か？

もし開催するシンポジウムが「当日支払い」の場合には、受付で料金を支払うことが想定されます。そのため、お釣りなどで端数が多くでそうなシンポジウムの場合、あらかじめ小銭を多めに用意するようにしましょう。

4.まとめ

シンポジウムを開催する上で、受付業務がスムーズに遂行できたかどうか、しっかり参加者の対応や誘導ができたかどうかは、参加者の満足度や評価に直結します。

そのため、たかが受付と思うのではなく、シンポジウムの運営に関わっている意識を持ち、しっかりとした態度で受付業務に臨むようにしましょう。

その際、本記事で解説した服装やマナー、事前準備の段階で確認すべきチェックリストを読んで、当日の受付業務を滞りなく行うことを目指すようにしてください。