カンファレンスの成功に重要な企画や運営の設計方法について知ろう！

「ビジネス的なカンファレンスで成功させたい」

「カンファレンスを通して、より多くの成果を挙げたい」

というようなことは、全ての担当者に共通する考えでしょう。カンファレンスを成功させ、有意義なものにするためには「設計」が重要です。じゅうぶんな設計がなされていなければ、カンファレンスを成功させるのは難しいでしょう。

本記事では、具体的なカンファレンスの「設計方法」について、詳しく解説しています。

1.カンファレンスの成功には企画や運営の設計が重要

冒頭でも述べたとおり、ビジネス的なカンファレンスを成功させるには、設計がポイントです。企画や運営の方法について、徹底的な設計が求められます。

なぜならカンファレンスは大規模であるため、現場でのリカバリーが利きづらいからです。

たとえば「少し場所を変える」、「プログラムの内容を差し替える」というような軌道修正がしづらいわけです。

規模が大きければ大きいほど、こういったことは混乱を招いてしまい、結果的にカンファレンス自体も「成功」とは呼べなくなるでしょう。

当日になって不都合が出てきても、できることはさほど多くありません。つまり事前段階で、どれだけ企画や運営の設計をできるかが、成否を握っています。

2.カンファレンスの設計における重要な点

カンファレンスの設計で重要とされる点は、以下に示す3点です。

2-1.カンファレンスの目的を決める

企画立ち上げの段階で、何よりも優先してカンファレンスの目的を決める必要があります。カンファレンスを開催することで、「何が目的なのか」「何を得たいのか」「何を持ってすれば成功なのか」を明確にする必要があります。

また、カンファレンスの目的は、曖昧なものではなく、数値的に測れるものでなければいけません。

2-2.集客方法決める

次に設計するべきが、集客方法です。

集客するうえでは、「ターゲットの選定」が重要になります。ターゲットが明確化されていなければ、集客することは困難です。

・年齢

・性別

・職業

・年収

・家族構成

・学歴

・趣味

など、あらゆる側面から観察し、正しくターゲットを選定する必要があります。一般的に言う、「ペルソナ」を創り出すというわけです。

ターゲットが選定できたら、それを首尾よく集める集客経路を開きます。集客経路についても、予算などの兼ね合いを考えれば、費用対効果が優れた方法でなければいけません。

2-3.コンテンツを企画

3つ目は、カンファレンス当日において主役となる「コンテンツ」の企画です。

参加者に対して、「何を伝えるのか」「どんな見せ方をするのか」「いかなる順番で提供するのか」というようなことを突き詰めます。前述してきた「目的」と「ターゲット」がはっきりとしていれば、コンテンツはおのずと決定されていくでしょう。

また、「誰がカンファレンスで登壇するのか」という点についても、よく考える必要があります。

3.設計を含めてカンファレンス全体を委託してくれる業者も存在する！

とはいえ、設計から開催、そして終了後の分析に至るまでを、自社でまかなうのは簡単ではありません。おそらく、カンファレンスをプロジェクトとして維持できるだけの余力はないというのが実情でしょう。

自社でそれができない場合は、「運営代行業者」へ外注するという選択肢があります。運営代行業者であれば、間違いなくカンファレンスを成功へと導きます。

代表的な運営代行業者として、

・inc（ニューズベース）

・アイビーインターナショナル

・SOUBUN

・ネクストアイ

などが挙げられます。自社で対応できない場合は、こういった業者への外注も、選択肢として考えられるでしょう。

4.カンファレンスの業務委託ならニューズベースがおすすめ！

上記を踏まえた上でカンファレンスを運営代行会社に委託するのであれば、「株式会社ニューズベース」をおすすめします。

ニューズベースは、カンファレンスのような、大規模なイベント運営に秀でる組織です。数百名規模のカンファレンスについては、何度も成功へ導いてきた実績を有しています。大手企業や著名な財団、あるいは官公庁からも頼られています。

ニューズベースには、企画から当日の運営、そしてアフターケアまで、一貫して任せることが可能です。内的なリソースも、じゅうぶんに温存でき、中核業務への影響も低減されるでしょう。

外注が視野に入っている場合は、ぜひニューズベースへの依頼を検討してみてはいかがでしょうか。

5.まとめ

カンファレンスを成功させるうえで重要視されるのは、企画や運営の「設計」です。「カンファレンスを開催する目的の明確化」や「ターゲット選定」、「コンテンツの作成」などが、これにあたります。

大規模であるカンファレンスは、当日での軌道修正が、ほとんど効果を示しません。つまり、盤石の設計を持ってして臨む必要があるというわけです。

自社で企画するのが難しければ、運営代行業者への外注をおすすめします。中でも「株式会社ニューズベース」は、有力な選択肢となり得ます。カンファレンスの業務委託を考えている方はぜひご検討ください。