求職者からの問い合わせ対応を採用アウトソーシングへ依頼する理由とは？メリットや特徴を解説！

採用担当者や人事の方は採用活動をおこなう上で会社説明会の準備や面接日程の調整など様々な業務を日々こなしています。

その中でも求職者からのお問い合わせ対応も業務の一環としておこなっており、選考の連絡や質問なども日々対応しなければいけません。

すぐに対応して解決できることが多いので、そこまで大変ではないと感じるかもしれませんが、回数を重ねていくにつれて意外と多くの時間を費やしているという場合が多いです。

また、突如連絡がかかってきた際には、それまでおこなっていた業務を中断しなければいけないので、業務に集中できないと感じる採用担当者もいるのではないのでしょうか。

そこで今回は求職者からのお問い合わせ対応を採用アウトソーシングサービスに依頼するメリットや採用アウトソーシングサービスの特徴を紹介します。

1.求職者からの問い合わせ対応について

求職者からのお問い合わせ対応は選考状況の確認や面接時の持ち物の相談など様々あります。

その際に求職者からのお問い合わせは電話とメールの二つのパターンが存在するので、それぞれみてみましょう。

1-1.電話の場合

電話の場合は相手と声だけのやり取りとなるので、対面で話すよりも声のボリュームやトーンに気をつけなければいけません。

まず一番重要なこととしては安心感を与えることです。

選考が進むにつれて、応募者の不安が募ってしまうとそれだけで辞退する可能性が高まります。また、応募者は電話する際に緊張や不安を抱えながら連絡してくるはずです。

そのため、早口や聞き取りづらいような小さな声で対応してしまうと余計に不安が膨らんでしまいます。安心してもらうためにも相手にしっかりと聞こえるような声でゆっくり話すようにしましょう。

また、わからないことや調べてみないと答えられない質問に関しては曖昧な返事をするのではなく、一度確認してみてから折り返して正確な返事をするようにしましょう。

真摯な対応をすることが応募者を安心させます。

1-2.メールの場合

メールの場合は文面で回答しなければいけないので、電話よりも冷たい印象になりやすい傾向があります。そのため、なるべくわかりやすい文章にすることが応募者に対して安心感へと繋がります。

わかりやすい文章にするためには出来る限り、具体的で簡潔に内容を記載することが重要です。

長文になる場合には箇条書きや段落ごとに文章をまとめたりすると伝わりやすくなります。丁寧な文章を心がけるあまり、回りくどい文章になってしまったり、逆にわかりづらくなってしまうこともあるので、気をつけましょう。

一方で内容を端的にまとめすぎてしまうと、応募者からは「冷たい対応をされた」と勘違いされることもあるので、クッション言葉を使ったりするなど、応募者が不安や不快な気持ちにならないようにすることが大事です。

1-3.全体を通しての注意点

電話とメール、それぞれの注意点やポイントを解説しましたが、共通して気をつけるべきことが2つあります。

1つ目は社内間で求人情報や選考のやりとりのマニュアルなどをしっかりと把握しておくようにしましょう。

公開している求人や選考状況に関して質問があった際に、担当者によって話す内容が二転三転してしまうと、何が正しい情報なのかわからなくなってしまい、応募者を混乱させてしまう可能性があります。

公平な対応をするためにも、マニュアルの作成や情報共有をしっかりとおこなうようにしましょう。

2つ目はスピーディーな対応を心がけることが大切です。

採用活動において迅速な連絡というのは非常に重要です。応募者に対しての連絡を滞ってしまうと、それだけで企業に対して不信感を募らせてしまいます。

場合によっては、連絡を待っている間に別の企業から内定連絡をもらって辞退してしまうということもあるので、遅くても24時間以内には連絡するようにしましょう。

2.採用アウトソーシングサービスを利用するメリット

前述で述べたように、求職者からの連絡だけでも様々な配慮や工夫を凝らす必要があります。

そのため、思っている以上に手間と時間がかかってしまい、頭を悩ませている採用担当者もいるのではないのでしょうか。

そんな悩みを解決できるのが、採用アウトソーシングサービスです。

採用アウトソーシングサービスとは「Recruitment Process Outsourcing」の略称「RPO」とも呼ばれ、採用業務の一部を別の企業に委託することを指します。

採用アウトソーシングサービスに業務を委託するメリットは主に2つあります。

2-1.採用のプロが業務を遂行する

求職者からのお問い合わせ対応は、一見するとそこまで難しい業務と感じないかもしれませんが、電話の場合は1人1人に対して声のトーンや声量などを合わせなければいけません。

電話では相手の顔が見えないので、声だけが頼りです。相手の口調がゆっくりであればこちらもいつもよりスピードを遅くして話すなど、工夫が必要になります。

メールの場合は丁寧に伝えようとするあまり、文章がわかりづらくなることがあるので、簡潔にわかりやすい文章を書くことが重要になってきます。

電話でもメールでもポイントを抑えずに対応してしまうと、求職者が不信感を募らせてしまい、選考を辞退してしまうという可能性もあります。

そのため、お問い合わせ対応は非常に重要な業務なのです。

しかし、これらのことを気にするあまり、対応に時間がかかってしまうという採用担当者もいるのではないのでしょうか。

採用アウトソーシングサービスでは長年の経験を積んだ採用のプロが業務をおこないます。

そのため、緻密な業務設計をした上でこれらの業務を一貫しておこない、求職者に対して安心だと思ってもらえるような親切丁寧な対応を心がけます。

2-2.コア業務に専念できる

求職者からのお問い合わせ対応は、重要な業務ではありますがノンコア業務となっております。

そのため、採用アウトソーシングサービスに委託することによって、コア業務中にお問い合わせ対応によって業務が中断するということがなくなり、専念することができます。

今まで集中したいと思っていたコア業務に専念することによって、更に採用のクオリティを高めることが可能となるのです。

3.採用アウトソーシングなら株式会社ニューズベースへ

求職者からのお問い合わせ対応を採用のプロである採用アウトソーシングサービスに依頼を検討されている採用担当者や人事の方は、是非、株式会社ニューズベースにお任せください。

株式会社ニューズベースでは、採用アウトソーシングサービスや研修運営アウトソーシングサービスなどを提供しており、年間400件以上の運用実績があるので、高品質で満足いただけるサービスと好評を頂いています。

また、株式会社ニューズベースを選ぶメリットとしては2つあります。

1つ目は多数の実績によってサービスにおける運用環境が整えられていることです。

お客様から依頼された場合は専任のプロジェクトマネージャーを中心に業務を遂行するため、これまで採用アウトソーシングサービスを利用したことのない企業の担当者様や、採用業務が苦手な企業様であっても常に相談しやすい環境で行わせていただきます。

また、年間400件以上の運用実績があるので、スピーディーな対応が可能です。

2つ目は、企業様の悩みに沿った柔軟な対応が可能です。

無理のない範囲で依頼することが可能なので、まずは一度こちらからお問い合わせくださいませ。

また、業務の可視化、言語化に協力して自社でも業務が完結出来るように内製化支援もさせていただきます。

4.まとめ

今回は求職者からのお問い合わせ対応を採用アウトソーシングサービスに依頼する理由を紹介しました。

お問い合わせ対応はノンコア業務ではありますが、対応によって内定承諾率や選考状況も変わることがあるので、非常に重要な業務といえます。

だからこそ、採用のプロに業務を委託して、これまで以上にクオリティの高い採用活動を検討してみてはいかがでしょうか。

採用業務アウトソーシングのご相談はこちらから、お気軽にお問合せください。

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参考資料：
タレントクリップ｜【採用担当者必見】電話・メール別の応募者対応のコツとは？
中途採用の知恵袋｜中途採用の応募者対応マニュアル｜入社意欲を高めるコツや対応例とは