内定通知書の作成から管理は採用アウトソーシングへ！依頼するメリットや特徴について紹介！

採用担当者は求人票の作成から始まり、内定者への連絡なども全ておこなっています。業務の中には内定通知書の作成、入社承諾書の管理なども含まれています。

内定通知書の作成は内定を出した応募者に対して書くので、宛先名や送付先の住所など、他の人と間違えないように慎重に業務をおこなわなければいけません。

その為、かなり神経の使う作業といえるでしょう。

また、大企業であれば採用人数も非常に多いので、膨大な作業量になることはいうまでもありません。採用担当者からすれば非常に時間のかかる業務と言えます。

そこで今回は業務量が多いと感じる採用担当者へ内定通知書の作成から管理までを採用アウトソーシングサービスに依頼するメリットや特徴について紹介します。

1.内定通知書とは

内定通知書は内定したことを知らせる書類のことを指し、オファーレターとも呼ばれています。

内定通知書をもらった内定者は内定を承諾するか否かを判断し、承諾するのであれば入社承諾書を企業に送ることによって入社する前までの準備や手続きを進めることになります。

本来であれば、企業側が内定者に対して内定通知書を送らなければいけないという義務は存在しないのですが、内定者とのトラブルなどを回避する為にも送る企業がほとんどです。

しかし、決まったフォーマットというのがあるわけでもないので、企業によって書き方は異なります。

以前までは書類の郵送や電話が主流となっていましたが、現在ではメールで送る企業も増えてきています。

次に内定通知書の作成から管理までに気をつけるポイントをみていきましょう。

2.内定通知書の作成から管理までに気をつけるポイントについて

内定通知書の作成から内定承諾書の管理までに気をつけるポイントを順番に解説します。

まず始めに、内定通知書の作成手順を紹介します。

①どんな内容の書類なのか、件名を書くようにしましょう。

今回の場合であれば「選考結果のご連絡」などが非常に分かりやすいです。

②宛名を間違えないようにしましょう。名前の省略などはせずにフルネームを漢字で書き ましょう。

③どこの企業からのメールなのかを伝えましょう。

企業名だけではなく、部署名や担当の名前も記載するようにしましょう。

④いきなり結果を書くのではなく、これまで選考に参加してくれたことに関するお礼を述 べましょう。

⑤挨拶文を書いたら本題である選考結果について書きましょう。

遠回しに書くのではなく、結論から述べる事が重要です。

⑥入社日や入社する前までに必要な手続き、書類関係などの説明を書きましょう。

⑦内定者に向けて企業のこれからの意気込みや激励のメッセージなどを書きましょう。

⑧最後に署名を忘れずに記載して完了です。

内定通知書を作成したら、内定者に送りましょう。

早い人であれば当日に何らかのアクションがあります。

書類かメールで入社承諾書が送られてきた場合にはくれぐれも削除したり、他の書類と間違えないように大切に保管しましょう。

コピーやお気に入りに登録しておくと、万が一のことがあっても安心です。

次に気をつけるポイントについて紹介します。

内定を受け取った応募者は嬉しい反面、入社に対して不安に感じてしまう人も少なくありません。

その為、分かりやすく簡潔に書くことも重要ですが、簡潔にするあまり事務的なメールになってしまう場合があります。

そうすると、応募者の不安を助長してしまう可能性もあるので、採用に至った経緯や採用することになった決め手などを一文添えたりすると入社意欲を高めることができます。

あくまでも事務的にならず、気持ちが伝わるようなメールを作成することを心がけましょう。

また、メールを送る前には最終チェックを必ずおこないましょう。

宛先のメールアドレスや名前が間違っていないか、誤字脱字のチェック、入社日の確認など、どれか間違えてしまうだけでも不信感を募らせてしまう可能性があります。

入念にチェックしましょう。

3.採用アウトソーシングサービスを利用するメリット

内定通知書の作成から気をつけるポイントについて紹介しましたが、内定者に対して送る書類なので、誤字脱字はもちろん、通知書の不備などはあっていけません。

その為、書類の作成に想像以上に時間がかかってしまうという採用担当者も多いのではないのでしょうか。

そんな時には採用アウトソーシングサービスがオススメです。

採用アウトソーシングサービスとは「Recruitment Process Outsourcing」の略称「RPO」とも呼ばれ、採用業務の一部を別の企業に委託することを指します。

採用アウトソーシングサービスに依頼するメリットは主に2つあります。

3-1.採用のプロによる業務代行

採用アウトソーシングサービスは採用のプロが業務をおこないます。

今回の内定通知書の作成などは簡単な業務のように思いますが、1人1人に対して書かなければいけないので、非常に集中力の要する作業です。

また、内定通知書を送ったとしても、内定者が入社承諾書を提出しなければ意味がありません。

その為、内定通知書の作成というのは、入社を決める最後の一押しとして非常に重要な役割を持っているのです。

1箇所でも不備がある状態で送ってしまうと、企業に対して不信感を強めてしまい内定を辞退してしまうという可能性もあります。

採用アウトソーシングサービスでは、緻密な業務設計をおこなった上で業務を遂行します。

その為、ヒューマンエラーなどを防ぎ、安心して業務を任せることができるのです。

3-2.コア業務などに専念できる

全ての業務は主に専門性を必要とする「コア業務」と専門性を必要としない「ノンコア業務」に分けることができます。

採用活動におけるコア業務というのは、面接や求人票の内容の変更、企業説明会での資料の作成などが該当します。

今回の内定通知書の作成や管理は重要な業務ではありますが、専門性を必要としないノンコア業務に分類されます。

採用アウトソーシングサービスではノンコア業務を全て委託することができるので、これまで時間のかかっていた内定通知書の作成から管理までを全て委託し、時間の割けなかったコア業務に専念することが可能になるのです。

4.内定通知書の作成から管理をアウトソーシングするなら株式会社ニューズベースへ

内定通知書の作成から管理を採用のプロである採用アウトソーシングサービスに依頼を検討されている採用担当者や人事の方は、是非株式会社ニューズベースにお任せください。株式会社ニューズベースでは、採用アウトソーシングサービスや研修運営アウトソーシングサービスなどを提供しており、年間400件以上の運用実績があるので、高品質で満足いただけるサービスと好評を頂いています。

また、株式会社ニューズベースを選ぶメリットとしては2つあります。

1つ目は多数の実績によってサービスにおける運用環境が整えられていることです。

お客様から依頼された場合は専任のプロジェクトマネージャーを中心に業務を遂行するため、これまで採用アウトソーシングサービスを利用したことのない企業の担当者様や、採用業務が苦手な企業様であっても常に相談しやすい環境で行わせていただきます。

また、年間400件以上の運用実績があるので、スピーディーな対応が可能です。

2つ目は、企業様の悩みに沿った柔軟な対応が可能です。

今回の場合であれば、内定通知書の作成から管理までを採用アウトソーシングサービスに委託したくても、あらかじめ会社で使える予算が決まっているということであれば、予算内に合わせた提案を行わせていただきます。

希望する期間だけスポットで業務を依頼したい、細かい業務だけ依頼したいという場合にも柔軟にご対応可能です。

無理のない範囲で依頼することが可能なので、まずは一度こちらからお問い合わせくださいませ。

また、業務の可視化、言語化に協力して自社でも業務が完結出来るような内製化支援もさせていただきます。

5.まとめ

今回は内定通知書の作成から管理まで採用アウトソーシングサービスに依頼するメリットや特徴について紹介しました。

内定通知書の出来栄えによって入社の意思を決めると言っても過言でありません。

非常に重要な業務だからこそ、採用のプロである採用アウトソーシングサービスに依頼してみてはいかがでしょうか。

採用業務アウトソーシングのご相談はこちらから、お気軽にお問合せください。

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参考資料：
TUNAG｜内定とは？人事担当者が準備すべきことや注意点を解説
採用アカデミー｜内定通知メールを作成する際のポイントは？｜構成内容や例文をご紹介
HRNOTE｜内定通知書の作成方法を解説｜法的役割・必須事項・テンプレートもご紹介