アウトソーシングの重要性と最新技術を利用したサービス内容とは？

近年の経営環境は、国内市場の縮小や経済のグローバル化だけではなく、労働力人口の減少や労働構造の硬直化、非効率的な業務体系、生産性の低下など、さまざまな経営課題に直面しています。

そのため各企業では、事業構造の見直しや経営資源の最適化を図るために、人員削減や不採算部門の整理、業務のデジタル化など行い、組織のスリム化や基盤構築につとめているのです。

そこで戦略的かつ有効な手段として注目を浴びているのが「アウトソーシング」です。

アウトソーシングの導入は、付加価値の提供やコストダウンに寄与するだけでなく、経営資源の集約化や業務効率化といった経営指針にも大きな影響を与える効果があります。

本記事では、アウトソーシングの概要や市場規模といった基本的な情報をはじめ、アウトソーシングを活用することで解決できることや得られる効果、テクノロジーとの関係性、おすすめのアウトソーシング業者の紹介とアウトソーシングに関する情報を徹底的に解説します。

 

1.アウトソーシングとは？

はじめに押さえておきたいのは、そもそもアウトソーシングとはどんな内容で、企業活動を行う上で、どのような役割を果たすのかといった基本的情報です。

以下では、アウトソーシングの概要をはじめ、具体的に利用される部門事例をいくつか紹介します。

1-1.アウトソーシングの概要

アウトソーシング(Outsourcing)とは、直訳で「外部からの調達」を意味しており、これまで企業や組織内で行われていた業務プロセスの一部を、専門知識を有する外部企業に委託すること指します。アウトソーシングの導入目的は、サービスの品質向上やコストダウン、コア事業への経営資源の集約化などさまざまですが、企業が抱える課題解決に寄与するだけでなく、競合他社との差別化や競争力強化など、経営戦略の一環として活用することが可能です。

1-2.アウトソーシングの利用事例

アウトソーシングが利用させる各種事例は以下の通りです。

○人事業務

従来の人事部門に関する業務内容は、人材採用活動や育成の他にも、従業員向けの研修や教育、評価制度の拡充など、企業活動におけるコア事業として位置付けられています。

しかしこれらの業務に付随して、給与の計算や勤怠管理、各種手続きなど、定型化された業務も多く、比較的ノンコアな業務に時間を費やすことが一般的でした。

このように標準化された業務プロセスをアウトソーシングすることで、定型化及び内部向けの業務の簡略化、また本来時間を割くべき人材採用や育成にまとまった時間を当てることが可能になります。

○総務・経理業務

ルーティンかつ標準化された業務が最も多く存在するのが総務や経理部門です。

しかしこれらの業務は制度や法改正に伴って、業務の進め方や内容が変更になるため、その都度知識を習得しなおし、ルールに適応させることが求められます。

これらの業務をアウトソーシングすることで、煩雑な作業を外部委託することができるとともに、削減できた工数分を、より重要なコア業務に注力できるため、同じ総務・経理に関する業務でもクオリティやスピードを高めることができます。

 

2.アウトソーシングの市場規模

近年国内の経済環境は、慢性的な労働力不足をはじめ、働き方改革の推進による業務効率化や生産性向上を目的に、ノンコア事業をアウトソーシングする需要が高まりを見せています。

株式会社矢野経済研究所の市場調査によると、国内BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)市場は、IT系BPOと非IT系BPO大別され、2018年のIT系BPO市場規模(事業者売上高ベース)は前年度比3.9%増の2兆4,762億円、非IT系BPO市場規模(同)は前年度比1.9%増の1兆7348億円、2023年度の市場規模はIT系BPOで2兆8,076億円、非IT系BPOで1兆8,730億円といずれの市場でも拡大が見込まれています。*1

*1)株式会社　矢野経済研究所

https://www.yano.co.jp/press-release/show/press_id/2296

アウトソーシングを含むBPO市場が拡大する背景には、以下のような要因が影響しています。

○働き方改革の推進

昨今の経済環境は、国内市場の縮小化やグローバル化に伴い、多くの企業で生産性の向上やコア事業への集約化が促されています。

また日本では、少子高齢化に伴う労働力人口の減少が懸念されており、政府が推進する「働き方改革」に向けた対応も、企業ごとに喫緊の課題として挙げられているのが現状です。

そこで効果を発揮するのが、業務効率化や生産性向上に貢献するアウトソーシングという手法なのです。

アウトソーシングの活用は、業務プロセスの見直し及び削減に寄与するだけでなく、スタッフのスキルの平準化やマルチスキル化を促進させることができるため、コア事業の運用効率が高まるだけでなく、残業時間等の労働時間の削減にもつながるため、戦略的に働き方改革を推進することができるというサイクルが生まれます。

○サービスの多様化

従来のアウトソーシング事業は、戦略や手法の一部として活用されるのではなく、どちらかと言うと単純な作業を外部企業に代行や外注するといった意味合いで使われてきました。

しかし近年では、アウトソーシングを戦略的に導入する企業も増え、顧客ニーズの多様化に伴い、それに沿う形でサービスを供給する事業者も増加傾向にあります。

また、アウトソーシングから派生するかたちで、業務プロセスの企画や設計、運用までを一括して手掛けるBPO(Business Process Outsourcing)や、ルールエンジンや人工知能などの技術を備えたソフトウェア型のロボットが、ホワイトカラー業務を代行・自動化するRPA(Robotic Process Automation)と言ったサービス形態も誕生しています。

そのため、将来的にはより一層のサービスの多様化や、急速な導入が進行するため、今後ますますアウトソーシング市場の拡大が見込まれます。

 

3.アウトソーシングによって解決できること

アウトソーシングの効果を最大化するためには、アウトソーシングによって解決できる内容を把握することが必要です。

以下では、アウトソーシングに向いている業務内容や、その業務に対してどのような解説策を提示できるのかについて解説します。

○営業部門

アウトソーシングによって代替可能な業務の中には、企業にとっては中核を担う業務にも含まれる営業部門も該当します。

「営業部門を強化して売り上げを拡大したい」、「新規事業に人的リソースを割いて、早期に事業化を目指したい」など、多くの企業で営業部門における悩みや課題をお持ちではないかと思います。

そこで活用したいのが営業アウトソーシング。

営業アウトソーシングを導入することで、営業ノウハウや人材育成についての知識を蓄積している企業に外部委託できるため、営業業務全般をアウトソーシングできるだけでなく、自社の営業プロセスで弱い部分をスポット的に委託することも可能です。

そのため、自社で一から従業員を採用や教育するよりも、効率的にコストが抑えられるため、現在多くの企業で営業部門におけるアウトソーシングの導入が進んでいます。

○IT部門

現在の企業活動において、もっともアウトソーシングの代替が不可欠な業務と言えるのがITやICTに関連する内容です。

近年の急速なIT化に伴い、社内の業務マニュアルや各種資料、ネットワーク環境の構築など、未だに整備されていない企業も多く見受けられます。

しかし、一から制度の設計や企画・運用するにしても、ITに精通した人材の配置が不可欠となるため、任せることのできる人的リソースが欠けている企業にとっては、IT化のハードルは高いと言えます。

そこで活用したいのが、IT業務及び電子化のアウトソーシングです。

IT業務に精通するアウトソーシング業者に外部委託することで、サーバーの設置やネットワーク環境の構築といった基本的な内容をはじめ、データのバックアップやハウジングやホスティング、資料の電子化(データベース化)などの各種業務を委託することが可能です。

また業者によっては、インフラ整備のみをアウトソーシングする方法や、企画から設計・運用までをトータルサポートしてくれる業者もあるため、自社のスキルやノウハウに応じて選択するようにしましょう。

○物流部門

近年ネット通販やフリマアプリのサービスの影響もあって、物流のアウトソーシングに対するニーズは高まりを見せています。

特に慢性的な人材不足や労働力不足の影響を受けやすい物流業界においては、配送形態の見直しや、業務効率の徹底、物流コストの削減だけでは限界を迎えているのが現状です。

そこで物流に関わる業務をアウトソーシングすることで、トラックや物流センターなどの有形資産への投資の最適化や、物流業務に関わるスタッフやアルバイトなど人的リソースの雇用や派遣の見直し、在庫管理や梱包配送業務などの工数削減など、物流企業が抱えるコストや効率における業務の適宜見直しをすることが容易になります。

 

4.アウトソーシングがもたらす効果

近年アウトソーシング事業は、事務作業や定型化された業務の外部委託(外注など)という領域を超えて、経営戦略の一環として広く活用されています。

そこには、アウトソーシングを活用することで得られるメリットや役割が深く関係しているのです。

以下では、アウトソーシングがもたらす効果について列挙していきます。

4-1.業務効率化

これまで組織内で行ってきた業務プロセスをアウトソーシングすることで業務の効率化につなげることができます。

アウトソーシングを専門に扱う企業では、高度なスキルや知識を有した人材を多く揃えています。そのため、アウトソーシングの導入は単なる業務プロセスの委託ではなく、業務の効率化や品質の向上につなげることが可能です。

また、これまでルーティンとなっていた業務を簡略化できることで、その分の人的リソースをコア事業や業務に集約できるため、本来フォーカスすべき業務の効率化も高めてくれます。

4-2.付加価値の提供

アウトソーシングの活用は、付加価値の提供/獲得にも寄与します。

従来の組織内のリソースでは、サービスの品質や商品開発、業務プロセスの見直しなどに限界があり、売り上げの拡大や顧客満足度の向上を図るための施策を検討する上でも選択肢が乏しい状況に置かれていたのではないでしょうか。

しかし、アウトソーシング業者を活用することで、高度な専門性やノウハウを商品開発やサービス向上に活かすことができるため、売上や利益の拡大だけでなく、付加価値の提供や競争力強化につなげることができます。

4-3.コストダウン

アウトソーシングがもたらす効果には、人件費やランニングコストのコストダウンといったメリットもあります。

アウトソーシングは、専門知識を有する企業に業務自体を外部委託することができるため、組織内の人件費を削減できるだけでなく、安価に遂行できる事業者に委ねることで、業務全体にかかるコストを抑えることができます。

その結果、これまで自社で抱えていた人件費及び、その業務プロセスを遂行するために費やしていたランニングコストをまとめて削減することが可能です。

しかし注意点としては、コストダウンだけを目的としてアウトソーシングの導入を決定してしまうと、ガバナンスの弱体化や情報漏洩リスク、技術力やノウハウの空洞化などにつながる恐れがあります。

導入する際は、アウトソーシングによって得られる効果を一面的に考えるのではなく、戦略的にアウトソーシングを採用することが不可欠です。

4-4.属人化の解消

アウトソーシングの導入がもたらす効果には、これまで常態化していた属人的な内容を解消することができる効果もあります。

これまで多くの業務プロセスの中で、専門スキルを有している人や、その分野において成果を上げている人の手法が一般的とされ、それが企業によっては属人化されていました。

しかしそれでは、業務効率化だけでなく、他の従業員に知識やノウハウが蓄積されないため、組織全体の底上げに至らず、生産性の向上にも繋がりません。

アウトソーシングは、それらの業務を外部委託することで、属人化を解消させることに寄与します。そうすることで、属人化された業務プロセスを軽減できるだけでなく、業務効率化や生産性向上、また必要であれば体系化や可視化することも可能です。

4-5.経営資源の“選択と集中”

近年の経営環境は、迅速な意思決定やスピーディーな対応、コア事業への集約化など、企業が有するリソースやツールを最適化して配置していくことが求められています。

しかし、多くの企業では、事業の多角化によって組織全体が肥大化してしまい、柔軟かつ流動的な方向転換や見直しが図れないといった企業も少なくはありません。

そこで活用すべき手法と言えるのがアウトソーシング事業です。

アウトソーシングの導入によって、ノンコア事業や利益に直結しない業務を外部委託して工数を簡略化し、企業のコアとも呼べる事業や業務に経営資源を集約化することで、組織全体のスリム化を図りながら、業務効率や生産性を高めることができます。

そのため、現在の経営環境にマッチした企業運営や意思決定ができるとともに、サンクコストや機会損失を最小限に抑制することが可能です。

 

5.アウトソーシングの過去・現在

アウトソーシングは、経済環境や背景に応じて、サービス内容や導入する目的を臨機応変に変えています。

本章では、アウトソーシングのサービスが誕生した背景をはじめ、従来の目的や活用方法、現在のサービス領域の幅について比較していきます。

5-1.これまでのアウトソーシング

従来のアウトソーシングは、経済情勢の変化や成長率が鈍化したことによって、企業活動における優先度が変化したことが起因しています。

多くの企業で、コスト圧縮やサービスの品質向上、競争力強化を図るために、間接部門の固定費を抑制しつつ、人的リソースを増やしたいといったニーズや、定型化された業務を外部に委託することで業務工数の削減やサービス向上に繋げて利益の拡大を図りたいと言う目的からアウトソーシングを導入する機運が高まったことが始まりとされています。

そのため業務領域においても、幅広い業務プロセスに対応できるというよりか、平準的かつ定型化された業務が一般的でした。

5-2.現在のアウトソーシング

現在のアウトソーシングは、働き方改革の推進や、それに伴う業務効率化や生産性の向上を目的として活用されることが一般的です。

また、国内市場の縮小やグローバル化に伴い、自社組織内ですべての業務を完結させるのが難しくなってきたことも、アウトソーシング市場の拡大及び導入機運が高まっている理由に挙げられます。

それに応じて業務領域にも変化が見られます。現在では、標準化または定型化された作業やノンコア業務を委託するだけではなく、組織に不可欠なマーケティングや営業代行、プラットフォームの企画・運用といったクリエイティブな業務に至るまで多岐にわたる業務をアウトソーシングすることが可能です。

6.アウトソーシングの将来性とテクノロジーの関係性

現在アウトソーシングで委託できる業務内容の多くは、単純作業やノンコア業務(直接利益を生み出さない間接的な業務)と言われる領域が一般的です。

しかし多くのメリットや効果のあるアウトソーシングですが、その一方で導入する上でのデメリットや問題点もあるのです。

○アウトソーシングした業務の知識やノウハウが蓄積されない

アウトソーシングの性質上、委託した業務プロセスは外部の専門知識を有する人材によって進められることが一般的です。そのため、プロジェクト自体は進行するものの、それに至る過程や工数ごとの知識やノウハウを共有することはありません。

そのため、アウトソーシング企業に業務を委託すると、組織内に委託した業務プロセスの知識やノウハウが蓄積することが困難になるため、その業務に関するレベルアップや成長機会が消失する恐れがあります。

○情報漏洩リスク

アウトソーシングの業務領域には、企業の個人情報を含む機密情報を扱うアウトソーシングも該当します。そのため、自社の業務プロセスをアウトソーシングすることによって、顧客情報や企業の機密データが漏洩するリスクが高まります。

いくら委託する外部企業のセキュリティレベルが強固であっても、完璧とは言えないため、委託する上で確認することが重要です。

このようにアウトソーシングの導入はメリットがある一方で、少なからずデメリットが生じることもあるのです。

そこで近年注目を浴びるアウトソーシング手法が、IT技術やテクノロジーを駆使したRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)やAI(人工知能)によるサービスの提供です。

RPAやAIであれば、現在のアウトソーシングと比較して、ノウハウの蓄積やセキュリティに関するリスクを軽減できるだけなく、自動学習機能や業務プロセスを代行・自動化できるロボットやノウハウを組織内で管理・蓄積することができるため、一層の業務効率化や工数削減だけでなく、アウトソーシングより効果のある働き方改革や生産性の向上を図ることが可能です。

 

7.テクノロジーを活用したアウトソーシング業者の例

近年アウトソーシング事業は、これまでの画一的なサービスの提供だけでなく、RPAやAIといったテクノロジーを駆使して顧客のニーズの把握や課題解決を行っています。

以下では、最新のテクノロジーを駆使したRPAやAI技術を導入したアウトソーシングを行う業者の特徴と、相性の良いアウトソーシング領域について解説します。

7-1.「トランスコスモス株式会社」

トランスコスモス株式会社では、50年以上にわたって培ったアウトソーシングのノウハウをベースとしたオペレーショナル・エクセレンス(可視化・標準化・効率化ツールなど)に、RPAやAI、プラットフォームといった最新のデジタルテクノロジーを融合させた「デジタルBPO」が特徴の企業になります。

特徴的な部分としては、従来アウトソーシング業者が専門知識を有する人材が担っていた業務プロセスの最適化をRPAやAIに代替する点です。

トランスコスモスでは、これまで人手が行うアウトソーシングの箇所と、業務の標準化や自動化が図れる箇所を分別し、これまで培ったノウハウや知識を集約してプラットフォーム化することで、これまでのアウトソーシングより品質やスピードが上がるだけでなく、工数の削減やコストダウン、生産性の向上に寄与することが可能です。

また顧客の要望に応じて、最適なプランを提案することやシェアード化(企業内のデータを集約化させることで、業務の効率化やコスト削減が可能)することもできるため、アウトソーシングふる業務を問わず任せることができます。

7-2.「エイアイエムコンサルティング株式会社(AIMU)」

エイアイエムコンサルティング株式会社では、属人化された業務の標準化を目的としたコンサルティング業務をはじめ、業務の可視化をすることで効率化や自動化を目指すコンサルティング、IFRS対応を支援するサービスまで、多くの業務領域に対応しています。

その中でも、おすすめしたいのが業務の自動化をお客様に代わって行う「業務自動化アウトソーシング」です。

内容としては、企業が抱えるリソース不足や人材不足といった課題に対して、RPAやAI技術を用いて、業務プロセスの分析をはじめ、業務の企画・設計、運用までを一括で請負うアウトソーシングになります。導入することで、ベースとなる業務プロセスの標準化や効率化、自動化を実現するだけでなく、制度設計・運用までの時間短縮やスムーズな運用体制の構築に至るまで、業務効率化や生産性の向上に寄与しています。

7-3.「ビーウィズ株式会社(Bewith)」

ビーウィズ株式会社では、これまでのアウトソーシングサービスで培ったノウハウや知識にプラスして、デジタルテクノロジーや、将来有望視されるRPAやAI技術を駆使して、定型化された業務の自動化、AI機能を搭載したシステムを用いてオペレーションの最適化を図るサービスを提供しています。

またテクノロジーを駆使したアウトソーシングにとどまらず、単一的な業務をサポートする処理代行型や、人事機能や業界特有のオペレーション機能を支援する機能支援型、最適なアプローチ手法(ウォーターフォール型/アジャイル型)の提案など、幅広い業種や業務に対応したアウトソーシングを提案してくれます。

 

8.アウトソーシング業者ならニューズベースがおすすめ！

最後に紹介するのは、幅広い業務領域でアウトソーシング及び代行業務を請け負う株式会社ニューズベースについて解説します。

以下では、株式会社ニューズベースの企業情報の概要をはじめ、アウトソーシングが可能な業務一覧、これまで手掛けたアウトソーシングの事例について紹介します。

8-1.株式会社ニューズベースとは

株式会社ニューズベース(以下、ニューズベース)とは、年間400案件のアウトソーシングやサービスの運用実績と業務設計を手がけるアウトソーシング企業です。

また一部の業務をアウトソーシングするだけでなく、業務プロセスの可視化や最適化されたマニュアルの提案、持続可能な運用を目指した工数削減などの提案を行っているため、業種・業務プロセス問わず、幅広い分野でアウトソーシングを任せることができます。

そのため、これまでのアウトソーシング手法だけでなく、RPAの提案や実装のサポートも行っています。

8-2.アウトソーシング可能な業務

・業務可視化コンサルティング

・工数削減コンサルティング

・実運用ベースでのアウトソーシング

・各種アウトソーシング(研修運営事務、施設管理、採用事務局・運営、説明員代行、セミナー・シンポジウム運営事務局)

8-3.導入実例「富士ゼロックス株式会社」

国内外問わずプロダクションサービスやソリューションを手がける富士ゼロックス株式会社(以下、富士ゼロックス)

ウィブアスでは富士ゼロックスの採用事務及び運営委託によって応募者との接触機会の増加を実現させています。先述したように、企業活動のコアとも呼べる「人事部門」は、採用活動や従業員の教育・研修制度などが本来の業務のコアと言えます。しかし、ノンコアと言われる業務の煩雑さや、大量な個人情報管理によって、人事スタッフの業務負荷が増していたことが課題として挙げられていました。

そこでニューズベースが提案したのは以下の項目です。

・富士ゼロックスに合わせた運用提案

・管理オペレーションの構築

・ツール作成〜運用までの一括支援

これらの施策によって、人事スタッフの工数削減や、管理オペレーションやシステム運用の自動化、それによって本来フォーカスすべき応募者との接触機会の増加を実現させています。

 

9.まとめ

本記事では、アウトソーシングの重要性や理解を深めるために、アウトソーシングの特徴や役割、市場規模の解説をはじめ、解決できる内容やもたらす効果、アウトソーシングとテクノロジーの関係性からそれらを活用した業者の紹介に至るまで、アウトソーシングの全容を解説しました。

現在アウトソーシングは多くの企業で導入され、これまでの外部委託という概念から経営戦略の一環として活用方法が移行しており、これまで単純作業に限定していた業務領域も、クリエイティブなものや業務プロセスの一括アウトソーシングに至るまで、多種多様なサービスへと変化しています。

そして、今後ますます注目を浴びるのがアウトソーシングとデジタルテクノロジーの融合です。それぞれが性質を補完する形でアウトソーシングのサービス領域や品質はより一層高まることが予想されます。

是非これを機会に、自社の業務プロセスにアウトソーシングを導入してみてはいかがでしょうか。

アウトソーシングの導入を検討する方は是非ニューズベースへお問い合わせください。