【イベントの顔】受付スタッフの仕事内容やマナー、気をつけるポイントを徹底解説

イベントを開催・運営するにあたり、不可欠な業務とも言えるのが受付の仕事。

特に受付スタッフはイベントに参加する人と初めて顔を合わせるため、そのイベントの印象になると同時に、正確かつ丁寧に仕事をこなすことで、イベント全体の満足度を高めてくれる効果もあります。

本記事では、スムーズな受付を行うために押さえるべき仕事内容やマナー、気をつけるポイントについて解説します。

1.受付スタッフの仕事内容

イベント当日に行う受付スタッフの仕事内容は下記の通りです。

1-1.準備物のチェック

イベントで使用及び配布するものは、前日及び当日の受付業務が始まるまでに用意・確認しておきましょう。

当日使うことが予想されるものを紹介します。

・参加者名簿

来場した参加者の出欠を確認するために活用します。

名簿には、「氏名」・「会社名(役職/部署)」・「電話番号/メールアドレス」・「出欠」・「備考欄」などが記載されているかを確認しておきましょう。

スムーズな受付を行うには、申込みリストから氏名を転記させることで効率的に業務を遂行することができます。

・配布資料

事前にイベントで用いる資料やノベルティが決定している場合は、クリアファイルや紙袋にまとめておきましょう。また、同封でアンケートをいれることもあります。

・飲み物

参加者の人数分用意しておきましょう。

マニュアルとして「冷たい」・「常温」といった条件がある場合は、それに従い前日から冷やしておくことを忘れないようしてください。

・会場案内

会場全体の案内を掲示しておきましょう。特にお手洗いや喫煙所、自動販売機、近隣の飲食店などの質問はよく質問される項目なので、あらかじめ案内図に明示したり、貼り紙などを活用したりして、参加者にわかりやすく促すことをおすすめします。

・受付業務マニュアル

イベント運営会社から受付業務に関するマニュアルが配布されている場合は、前日までに一度目を通しておきましょう。イベントの規模によっては受付業務のオペレーションが異なるため、あらかじめ確認しておくことをおすすめします。マニュアルがない場合でも、当日の打ち合わせの際に、一度確認しておきましょう。

・釣り銭

有料イベントの場合、受付で料金の支払いを行うことが一般的です。

お釣りなどで端数が多く出そうな場合は、事前に小銭を多めに用意しておきましょう。

1-2.受付業務

メインとなる受付業務を行う際は、イベントの規模にもよりますが、参加者に失礼がないよう一般的には「2人体制」でスムーズに案内及び誘導できる体制を整えておきましょう。

また、あらかじめ受付には、参加者名簿や筆記用具、名刺を入れるトレイなどを用意しておき、滞りなく業務が遂行できる工夫も有効な手段です。

1-3.各種対応

イベントの開催にあたって事前に聞かれることや想定できるケースは受付スタッフ同士で把握しておきましょう。よくあるケースとしては、施設内の設備の位置や会場周辺の施設情報などがこれに該当します。

また、会場によっては、参加者が利用可能なWi-Fi環境が整備されている場合があります。

その際すぐにアナウンスできるよう、「アクセス名」と「パスワード」を記載した資料を事前に作っておくと良いでしょう。

2.受付応対する際のマナー

イベントの受付応対をする際、受付のマナーがきちんと守られているかは、イベントの印象や満足度を左右します。

○服装はスーツ着用が無難

セミナー受付を行う場合、スタッフの服装に関してはスーツを着用するようにしましょう。スーツを着ることで清潔感やきちんとした印象を参加者に与えることができます。

また、イベントの内容や客層によって、ネクタイやシャツの色、靴やアクセサリーを検討するように意識すれば、受付スタッフとして好印象を与えること間違いなしです。

○名刺は丁寧に扱う

イベントによっては、受付で参加者の名刺を受け取ることがあります。そのため、名刺を受け取る所作として以下の点に気をつけましょう。

・両手で受け取る

・名前や会社名が記載された箇所に指を重ねない

・受け取った名刺はすみやかに向きを揃えてトレイに置く

3.受付スタッフ業務を行う上で気をつけるポイント

最後に解説するのは、受付スタッフの仕事を行う上で気をつけるべきポイントです。

以下では、必要最低限押さえるべきポイントを列挙しましたので参考にしてみてください。

○受付スタッフとして必要なことを明確にしておく

「参加者の確認の仕方」や「受付で配布すべきもの」、「対応マニュアル」など、受付スタッフとして何をすべきかあらかじめ明確にしておくと良いでしょう。

○作業は「丁寧」かつ「素早く」を心がける

受付スタッフの態度やスキルはイベントの印象となるため、丁寧かつ素早く業務を遂行するよう努めましょう。イベントの規模によっては、参加者全員に丁寧な対応することは不可能です。

しかし、受付スタッフとして必要なことを素早くきちんと行うことで、参加者の受付にかかる負担を軽減することができるため、結果としてイベント全体の満足度を高まることにつながります。

4.まとめ

イベントの受付スタッフの業務理解度はイベント全体の満足度に繋がります。

そのため受付を任されたスタッフは、事前に仕事内容やマナーを確認し、気をつけるべきポイントを把握しておくとこが重要です。

受付業務を裏方と思わず、大切な仕事であることを理解して、どうすればスムーズに業務を遂行できるかにフォーカスして取り組みましょう。