参加者が増える！？イベント開催概要の告知方法

張り切って準備したイベントもいよいよ大詰め。イベントを告知する段階に入り、どのように参加者に告知するべきか悩んでいる方も多いでしょう。

特に迷うポイントがイベントの特徴をターゲットに手短に伝える方法。ついつい思いが入り過ぎて、あれもこれも伝えたいと思ってしまうものです。イベントの開催概要を書いてみたけれど、盛りだくさんの内容になってしまっていることも。

そこで今回はイベント内容を端的にまとめて告知するための方法について解説します。

1.イベント告知をどう端的に伝えるべきか？

想定するターゲットにイベントに参加してもらうためには、マーケティングの考え方が必要不可欠になります。そこでここでは、端的にイベントの特徴をまとめる方法をご紹介します。

端的にイベントの特徴をまとめる方法は以下の3点です。

・ターゲットの悩みの心因を考える
・イベントのUSPを考える
・誰が開催するかを押し出す

それぞれ解説していきます。

・ターゲットの悩みの真因を考える

まず、なぜターゲットユーザーはこのイベントに参加してくれるのかを考えましょう。多くの場合、ユーザーは何か悩みや実現したいことがあってイベントに参加します。

例えばフリーマーケットであれば、ユーザーは珍しいものを見つけてSNSにアップすることで他の人の承認を得たいと思っているかもしれません。このようにターゲットが真に望むことは何か、しっかりと考えて仮説を立てましょう。

ターゲットの悩みの真因を考えることで立てた仮設の質が高ければ高いほど、イベントを開催した後のユーザーの満足度が高くなります。そのため、仮説を立てる工程である「ターゲットの悩みの真因を考える」は時間をかけて行うことがとても重要です。

・イベントのUSPを考える

イベント告知ではUSPを考えることが大切です。USPとは、Unique Selling Point（ユニーク・セリング・ポイント）の略です。他にはない、このイベントだけの強みのことを意味します。ターゲットの望みについて仮説を立てられたら、なぜこのイベントがユーザーの悩みを解消し望みを叶えられるのかを考えましょう。

例えば先ほどのフリーマーケットの例であれば、「ここにくれば誰よりもSNS映えする珍しいものが手に入る」と伝えることでユーザーが興味をもってくれるでしょう。また、興味を持ってくれたユーザーがSNSに投稿することで新たなユーザーの獲得やリピーターの獲得といったことにつながる可能性も高いです。

そのため、イベントのUSPを明確に設定し、独自のイベントを開催することにより、今後さらに多くのユーザーに足を運んでもらえるイベント開催を行えるようになります。

・誰が開催するのかを押し出す

イベントは「誰」が開催しているのかがとても重要です。特に、特定の分野に特化したイベントであればその分野の専門家やプロが開催している方がイベントへ興味を持ってくれるでしょう。実際に専門家やプロが開催しているイベントは来場者数が多く、イベントに参加したユーザーの満足度も高いです。

そのため、イベントの主催者が「誰」なのか明確にし、ユーザーに押し出すことで多くの方に来場してもらえる可能性が高まります。また「誰」が開催しているのかを伝えることで参加者に安心感を与えることもできます。

このようにイベントを告知する前に、まずはどんなターゲットに何を伝えるのかをしっかりと考えることがとても重要になります。イベントを告知する前には以上のことを明確に決定し、イベント開催後ユーザーに取ってもらいたい行動を意図的に取ってもらえるようにしましょう。

2.開催概要のまとめ方

イベントの開催概要を端的にまとめるには、5W2Hで考えましょう。

5W2Hとは、「why」、「What」、「When」、「Where」、「Who」、「How」、「How much」の7つの単語からなる言葉であり、ビジネスシーンで利用されることが多いです。ここでは、5W2Hそれぞれをイベント開催に当てはめて解説していきます。

・Why（イベント開催の背景）

なぜイベントを開催するのか、その理由を説明することは最も大切な項目です。背景を説明することで参加者に共感を抱かせることができます。また、「Why」を明確に設定することでイベント開催の目的と開催後の目的も明確になるため、時間をかけ慎重に決定していくことが重要です。

・What（目的）

イベントの開催目的は次に重要な要素の一つです。何のためにイベントを開催するのかをしっかりと伝えましょう。例えば単なるバンドのライブイベントであっても、バンドの魅力を伝えたい、バンドの新曲を披露したいなど何かしらの目的を設定しましょう。

先ほど解説した「Why」を明確に設定しておくことで「What」を決定しやすくなります。また、イベント開催の目的のみではなく、イベント開催後の目的まで決定することでユーザーに取ってもらいたい行動を意図的にとってもらえるようになります。

・When（実施日時）

当然のことですが、実施日時を忘れずに伝えることが必要です。会場を使用するイベントであれば開演時間とは別に、受付時間が何時からなのかを明記しましょう。

イベントの内容に合わせ、ユーザーが参加しやすい日時に設定することも重要になります。例えば、音楽イベントでは多くの方が集まれる休日や業務が終わる18時以降などに設定することが良いでしょう。

このように、イベントの内容に合わせても「When」を決定することもとても重要になります。

・Where（実施場所）

場所の告知も少し工夫を凝らしてもよいでしょう。USPをもとになぜその場所でやるのか、その場所に来るとどんな体験ができるのかを織り込むとよいでしょう。

例えば、イベント内容がユーザーに多く来場してもらいたいものの場合には、大きな会場で実施する必要があり、フリーマーケット等なら商品が見やすく多くのユーザーが来場できる広場での実施が良いです。

このように、USPやイベント内容によって「Where」を決定することがとても重要になります。

・Who（主催者）

主催者が特定分野の専門家や専門企業であるなら、その旨も記載しましょう。例えば料理の分野であれば個人名や企業名の後にフードコーディネーターや食品専門商社といった肩書を伝えるのがよいでしょう。

また、「Who」を伝えておくことで再びイベントを開催する際、イベントに好感を持ったリピーターやリピーターからの情報により多くの方が来場してくれるようになります。

・How（何をどうやって実施するのか）

どんな内容をどのように実施するのかをターゲット像とUSPをもとに伝えましょう。このイベントに参加することでユーザーはどのような体験ができ、参加後はどのような状態になるのか、具体的にイメージができるレベルで伝える必要があります。大げさに伝えてしまうとユーザーのニーズに応えられなくなる可能性もあるため、注意しましょう。

また、「How」を明確にするためには、先ほど解説した5つの「W」が重要になります。そのため、一つ一つの工程を慎重に決定していくことが重要であり、結果的に良いイベント開催につながります。

・How much（何をいくらで実施するのか）

最後にイベントを開催するためには、どのくらいの費用がかかるか明確にする必要があります。予算が足りている場合は問題なく開催できますが、予算オーバーしている場合には、コスト削減できるところを探し、イベントの質を落とさずコスト削減を行うようにしましょう。

3.効果的なイベント告知方法とは？

では実際にどのようにイベント告知を行えばよいのでしょうか。WEBサイトで告知することはもちろんですが、他にどのような告知方法があるのか代表的な例をまとめてみました。

代表的な告知は以下の3点です。

・ニュースリリース
・SNS活用
・ダイレクトメール

それぞれ解説していきます。

・ニュースリリース

最近では個人でもニュースリリースが発信できるようになりました。少々費用が発生する場合もありますが、ニュースリリース発信サービスを使用すれば簡単に各種メディアへニュースリリースを発信することができます。面白い内容であればテレビのニュースなどで取り上げられる可能性もあるでしょう。予算と相談し、ニュースリリースが行える場合には賢く活用しましょう。

・SNS活用

特に日本ではTwitterをうまく活用することでイベント告知を拡散させることができます。有名なインフルエンサーに興味をもってもらえるような告知方法を考えたり、実際にインフルエンサーに告知を依頼したりすることで効果的に告知を行うことができるでしょう。

そのため、多くのユーザーが利用しているSNSの活用は大規模なイベントを開催する際におすすめの告知方法です。また、インフルエンサーに依頼する場合に報酬を支払うことが多いため、予算と相談し、インフルエンサーと交渉することも重要です。

・ダイレクトメール

特定のターゲットに来てもらいたいのであれば、ダイレクトメールは特に効果的です。来てほしい人に直接イベント告知を届けることができます。そのため、ダイレクトメールでの告知は、大規模なイベントより小規模なイベントに向いている告知方法になります。

4.まとめ

イベント告知をする際は、どんなターゲットにどのような告知をするかを事前にしっかりと考えましょう。そして何よりもターゲットに一番アプローチできる方法を採用することが不可欠です。

10代や20代であればInstagramやTikTok、50代以上であればダイレクトメールなど、ターゲット像に合わせて告知方法を選びましょう。