【保存版】カンファレンスのやり方を徹底解説！

カンファレンスとは、集客率をあげるための策略という意味があります。「初めて任されてどのようにカンファレンスを企画し開催すれば良いのか分からない」というお悩みをお持ちの方のために、この記事では集客戦略としてのカンファレンスのやり方を徹底解説していきます。

1.カンファレンスの目標設定(〜7ヵ月前)

まず、カンファレンスの開催が決定したら目標設定をしましょう。目標は、事業内容によって変わってきます。

目標設定をするときは、以下のポイントを押さえておくと良いでしょう。

1-1.集客率を把握しておく

現時点での集客率とターゲット層を把握しておくことで改善点が見えてくるので、目標設定がしやすくなります。

1-2.ターゲット層を絞る

ターゲット層を絞ることでどのようなサイトやサービスを提供すれば良いのか分かり、カンファレンスの目標設定がしやすくなります。

集客率を把握してターゲット層を決めることで、予算内でのリード獲得にもつながります。

2.カンファレンス開催に向けた手段検討(6ヵ月-5ヵ月前)

カンファレンス開催の半年ほど前からは、本格的にカンファレンスを企画します。カンファレンスを企画するときには、次の手順で企画すると良いでしょう。

2-1.魅力的な内容を企画する

集客数を増やせるように参加者が知りたいことをしっかりとリサーチして決めていきましょう。

2-2.スポンサーセールスを用意する

スポンサーセールスとは、企業の協力を得るために商品やサービス内容を売り込んでいくことです。オファーしたい企業が求めていることを研究したうえでスポンサーセールスを行いましょう。

2-3.企業の開拓部隊を結成する

オファーを承諾してもらえた企業をサポートするための開拓部隊を結成し、スポンサーと協力してイベントを企画します。

2-4.出演者へのオファー

テーマに合った出演者を探しオファーします。オファーするときは急なキャンセルのことも考え、予定より2、3名多く採用しておきましょう。

2-5.会場をおさえる

出演者が決まったら会場を決めます。会場を決めるときは、来場者数がどの程度になりそうかを考えて決めましょう。

3.カンファレンス開催に向けた手段実行(4ヵ月-2ヵ月前)

カンファレンスの4ヵ月～2ヵ月前からは、集客準備をはじめましょう。

3-1.広告メディアの選定

広告メディアには「オンライン」と「オフライン」の2種類があります。オンラインは、ホームページやリスティング広告といったインターネット上に出す広告のことで、集客数を増やしたい場合におすすめです。オフラインは、ダイレクトメールや訪問、電話などの方法によって集客する方法で、新規ユーザーの獲得に適しています。

このようにオンラインとオフラインにはそれぞれ違った特徴があるので、組み合わせることでより効率よく集客することができます。

ただし、カンファレンスはあくまでも集客の第一歩に過ぎないため、アフターフォローも重要になります。事後フォローをしっかりできるように準備しておきましょう。

4.カンファンレンス開催に向けた具体化(2ヵ月-前日)

カンファレンスの2か月前からはユーザーに向けてイベントの告知をサイト内でするとともに招待状を送っておきましょう。招待状には、当日の流れや会場へのアクセスマップを記載しておきます。

セミナーに関する問い合わせに対応しつつ、当日使用する映像がある場合は映像を制作し始めましょう。

5.当日のカンファレンス運営

カンファレンス当日は、オペレーション運営を心がけるとスムーズにカンファレンスを開催することができるでしょう。オペレーション運営とは、受付や来客者の誘導、ステージの進行をスムーズに行うことができるように手順をマニュアル化しておくことです。オペレーション運営を成功させるためには、事前準備をしっかり行っておかなければいけません。

5-1 飲食を用意する

参加者のためにケータリング(軽食)を会場に用意しておきましょう。ケータリングは、参加予定者数の２倍程度は用意しておいたほうが良いでしょう。

5-2資料の配布

受付で、当日の流れやキャストの情報、講演のテーマと概要などが記載された資料を来場者に配布します。配布するときは、それぞれの資料の内容を簡単に説明しましょう。

5-3アンケートを回収する

セミナーに関するアンケートを回収します。アンケートは今後に役立つ貴重な情報になります。

6.カンファレンス開催後のフォロー

カンファレンス終了後は、メルマガでアンケート集計(インサイドセールス)を行い、次のカンファレンスにつなげましょう。アンケートに回答してくれたユーザーに対して割引クーポンなどの特典をつけておくと回答率が高くなります。

7.まとめ

カンファレンスのやり方をご紹介してきましたが、カンファレンスを成功させるためには、設計や開催に関するノウハウや、質の高いリリースを確保する時間と技術が必要になります。

イベント会社ニューズベースなら質の高いカンファレンスをご提供できますので、ぜひお問い合わせください。