自社内製かセミナー運営企業に委託するかどっちがお得か

セミナーを開催することになったけれど、社内で企画運営した方が良いのかプロに委託したほうが良いのか、悩ましい問題ですよね。

この記事では、自社で内製した場合と外部委託した場合の違いを押さえ、委託を検討する際のポイントや、オススメの運営企業などを詳しくご紹介していきます。

1.セミナーを運営するまでの流れを把握する

まずは、セミナーの準備から運営までの流れを簡単に把握しましょう。

はじめに、セミナーのテーマ設定や内容の考案出演者の交渉、会場のセッティングを行っていくため、1年前か半年前ぐらいから計画を立てる必要があります。計画を立て終わったら必要なことをリストアップしておきましょう。

次に、セミナーを開催することが決定した時点で制作およびセミナー運営企業を探し始めます。

次の章では、セミナーを企画する際に押さえておきたいポイントをご紹介していきます。

2.セミナーを企画する際に押さえておきたいポイント

セミナーを企画する際に押さえておきたいポイントは次のとおりです。

2-1.目的を明確にしてくれるか

外部に依頼するときは、新規獲得、自社製品やサービスへの理解、既存フォローといったことをきちんと理解し、セミナーの意図をくみ取ってもらえるかどうか話し合いを重ねて判断しましょう。

2-2.具体的なアイデアを出してくれるか

目的を明確にしてくれることが分かったら、セミナーを成功させるために具体的なアイデアを出してくれるかどうかを見極めます。その方法として、概要やターゲット層を説明したあとに「何かアイデアはありますか。」と尋ねてみましょう。そして、具体的なアイデアを提案してくれるようであれば検討してみてもいいでしょう。また、コンセプトや参加費、プログラム等を確認も忘れないようにしましょう。

セミナーの基本であるこの2つの項目の準備をしっかりと行ってくれる会社に依頼することをおすすめします。

次の章では自社運営とアウトソーシングの選択ポイントについてご紹介していきます。

3.自社運営とアウトソーシングの選択ポイント

セミナーを企画するときには、以下の観点から自社運営にするのかアウトソーシングにするのかを考えていくと良いでしょう。

3-1.規模感

セミナーを開催するにあたって、セミナーの規模はとても重要です。というのも、小規模の場合と大規模の場合では、セミナー運営のノウハウが異なるからです。規模が大きくなればなるほど、高度な運営技術やノウハウが必要になります。

3-2.コストを把握すること

セミナーの企画運営からセミナー終了後のアフターフォロー代まで自社で行った場合のコストと、委託した場合のプログラム提案込みでのコスト会場費や広告費、人件費、利益を含めて、総額でどの程度コストがかかるのかを把握しておきましょう。

コストを把握しておけば、予算内におさめることができるのか、オーバーしてしまいそうな場合は削減できる部分はないのか探すことができます。

アウトソーシングする場合には詳細な見積書を出してもらいましょう。

3-3.キャスティング等の必要性

講師や会場スタッフ、会場のセッティング等が必要になるかはセミナーの参加人数や内容によって変わってきますので、まずはセミナーの内容やおおよその集客人数を割り出しておきましょう。

3-4.事務対応等の手間

セミナーを開催する際には、セミナー当日に配布する資料作成や問い合わせ対応を迅速かつ丁寧に行ってもらえるかどうかも重要です。

次の章ではオススメのセミナー運営企業をご紹介していきます。

4.オススメのセミナー運営企業

4-1.ウィズアス

ウィズアスは年間300案件を超える実績を持ち、業界を問わず評価されている、コーディネート力が売りのセミナー運営企業です。業務内容ごとに個別で運用を設計してくれるうえ、当日の運営まで一元対応を依頼することも可能です。

4-2.セミナーインフォ

セミナーインフォは、年間200回以上開催する金融関連セミナーや、総申込数2500件を超えるビジネスフォーラムを開催している企業です。ビジネス系のセミナーを開催したい場合におすすめのセミナー運営企業です。

ご紹介した運営企業はほんの一部ですが、この他にも多くのセミナー運営企業があります。上記でご紹介したポイントを元に、自社に合った運営企業を探してみるのも良いでしょう。

5.まとめ

セミナーを自社内製するか、外部委託するかのポイントについてご紹介しました。セミナーの規模や目的・コストなどを考慮し、アウトソーシングするか検討してみてください。

イベント会社ニューズベースでもさまざまなジャンルのセミナー運営を行っております。以下にてセミナーの事例を紹介していますので、ぜひ参考にしてください。