セミナー運営会社にサポートしてもらうと得られる5つのメリット

自社でセミナーを開催する際に、セミナー運営サポート会社へ依頼するという方法があります。

しかし、具体的にセミナー運営サポート会社が何をしてくれるのかがわからず、依頼を避けているという方もいるのではないでしょうか。

本記事では、セミナー運営サポート会社がセミナー運営において何をサポートしてくれるのか、詳しく解説します。

1.希望に合った会場を探してくれる

会場探しにおいては、立地条件や空き情報のリサーチが必須です。会場探しの段階で、担当者に大きな負担が掛かることも珍しくありません。

しかし、セミナー運営会社であれば会場探しを代理してもらうことが可能です。セミナーの場所や目的、人数規模、条件に合わせてセミナー会場を提案してくれます。

セミナー運営サポート会社は、会場にまつわるノウハウも持っています。自社では把握できない点を考慮した会場探しが可能となるでしょう。

会場探しに掛かる時間も低減され、スケジュール感にもよい影響を与えます。

知識がない状態で会場探しに取り組むよりも、より効果的です。

2.セミナー講師を探してくれる

自社で講師が用意できない場合、外部から講師を招へいしなければいけません。

とはいえ、セミナーにフィットした講師を探し出すのは簡単ではありません。

スケジュールの調整や、報酬に関する交渉も必要になってきます。報酬については、相場観を理解していないと、適正な金額もわかりません。

しかし講師を探すことも、セミナー運営サポート会社が代行してくれます。また、講師に対する交渉などの代行を任せることも可能です。

運営会社は講師との打ち合わせ、交渉に関するノウハウを豊富に持っています。適正な価格で、セミナーにフィットした講師を招へいできるでしょう。

3.セミナー運営に必要な物を提案、準備をしてくれる

セミナー当日までに準備しなければならないものは、多岐にわたります。

具体的には、

• アジェンダやパンフレットなどの配布物
• プロジェクター
• パワーポイント資料
• 音響機材
• アンケート作成
• 進行表
• 飲食物

などです。

開催するセミナーの内容によっては、上位以外にも準備物は必要となることがあります。

また、参加者への事前案内や告知などのタスクも生じます。自社にセミナー運営の専門スタッフがいないなら、担当者が通常業務と並行して、このような準備をこなさなければいけません。

当然、担当者の負担は大きくなり、準備がおろそかになる恐れもあります。準備が不十分だと、セミナー当日に苦しい対応を迫られることも。

しかセミナー運営代行サービスなら、こういった事前準備も請け負ってくれます。また、当日までに必要となる準備なども提案してくれます。

4.セミナー当日運営を任せることができる

セミナー当日は、あらゆる業務や対応が必要になります。

• 会場案内
• 人員整理
• 受付
• 資料配布
• アンケート回収
• 撤収作業 etc…

標準的なセミナーであれば、上記のような業務が発生します。

また、事前に予期できないトラブルなどが発生した場合、個別の対応を迫られます。

自社でこれだけのことをこなすのは、難しい側面もあるでしょう。

セミナー運営サポート会社に依頼すれば、安定してセミナーを進行できます。

また、運営スタッフが配置されるので、自社の人件リソースを温存することも可能です。運営スタッフは、セミナーの運営について専門的なノウハウを有しています。したがって、自社の人件リソースを投下するよりも、セミナー運営に対して合理的です。

5.セミナーのアフターフォローを任せることができる

セミナー運営代行サービスは、セミナー開催後のアフターフォローも実施している場合が多いです。

セミナー運営においては、セミナーで得られた情報を今後へ活かすことが重要です。

アンケート結果を集計して分析すれば、売上アップや継続的なセミナー運営へと結びつきます。したがって顧客管理も重要になってくるわけです。

顧客管理に基づくマーケティングが活かされていれば、顧客の興味を引きつけることが可能です。

もちろん、専門的なノウハウを持っているセミナー運営代行会社へ依頼すれば、よい成果が得られます。長期的なセミナー運営、開催を視野に入れている場合は、セミナー運営代行会社のアフターフォローはたいへん強力です。

6.まとめ

セミナー運営サポート会社は、自社にはない知見やノウハウを、豊富に持っています。

セミナー運営サポート会社を利用すれば、自社では実現できないクオリティのセミナーが開催できます。参加者の満足度を高めて、セミナーへの需要を高めることも可能です。

また、スケジュール感が向上するというところもポイントのひとつです。開催までのスケジュールやタスクが理想化され、円滑にセミナーを運営できます。

とはいえ、セミナー運営サポート会社ならどこでもよい、というわけでありません。セミナー運営サポート会社にも、得意な分野とそうではない分野があります。

自社が必要とする運営領域を得意とするセミナーサポート運営会社へ依頼することは、とても重要です。