カンファレンス業務の代行内容を4種類に分けてご紹介！

公開日：2020.01.10 　更新日：2020.02.04

最近では自社の専門性をアピールするために、カンファレンスを主催する企業が増えています。より良いカンファレンスを開催するには、創造性が求められる業務に注力することが重要です。

本記事ではカンファレンスの主催を検討しているご担当者に向けて、業務代行を利用すべき理由や代行企業の特徴についてお伝えします。

1.周辺業務をアウトソーシングすべき理由

さまざまな企業や顧客との会議・協議を目的として、主催企業が開催するイベントがカンファレンスです。実際にカンファレンスを主催するには中核業務と周辺業務に対応する必要があります。

中核業務とはイベントを企画する仕事であり、目的や成果を設定や登壇依頼、出展交渉などが求められます。複雑な調整をしたり顧客と直接関わったりすることから、主催企業が対応したほうが成果に繋がりやすいです。

一方、周辺業務ではコンテンツの準備や事務連絡、お問い合わせ対応などの比較的単純な仕事を対応します。知見やノウハウがあることで成果を出しやすいため、代行企業に任せることがオススメです。

代行企業にアウトソーシングすることで、業務工数を減らせてカンファレンスをすばやく準備できるのがメリットです。他社のアイデアを取り入れることでより良い成果が出ることにも期待できます。

経営課題の見える化を目的とした情報提供型カンファレンスの開催をサポートするのが株式会社博展です。博展ではプランニングからコンテンツ制作、会場の装飾から運営まで担当しています。

デジタルコンテンツを活かすことで、顧客のブランドや製品の体験を改善しているのが特徴。イベントサイトとSNS、コミュニケーションによるトリプルメディアによりWebマーケティングを実施しているのが強みです。

例えば「Developer‘s Summit 2017 kintone CAFE」ではカンファレンス用のトラックを貸し切り、ブランディングを目的としてカフェを開店しました。

製品のハンズオンやデモを楽しめるようにして、開発者に関心を持ってもらえるよう工夫しているのがポイントです。

「ビジネスに、物語を。」という価値観で感動のあるコミュニケーションを創造するのがビッグビートです。ビッグビートでは主にエグゼクティブ・カンファレンスを取り扱っています。

年間で50件以上のイベントを実施した実績があり、大規模なイベントからプライベートカンファレンスまでサポートできるのが強み。企画や種客、イベント運営から事後処理まで一貫して対応します。

例えば「Cloud OnBoard」では開発者がGoogle Cloud製品を学べるよう、Googleの1流エンジニアがイベントに登壇。プロからソリューションを直接学べることで参加者から高い評価を得ています。

ビッグビートは2018年4月より「Cloud OnBoard」に関わり、回を重ねながらイベントを改善。お問い合わせ窓口の設置やオペレーションの工夫により顧客満足度の向上につながっています。

デジタルとアナログを組み合わせたマーケティングを重視しているのがシャノンです。シャノンではカンファレンスやプライベートイベントなどを支援するイベントソリューションを提供しています。

「SHANON MARKETING PLATFORM」により、イベントの準備から事後フォローまで一貫して対応できるのが特徴です。最新テクノロジーを駆使したサービスにより満足度向上をサポートします。

例えば「NTTコミュニケーションズフォーラム」ではクラウドサービスによりコストと業務を削減。サービスにより来場者管理を効率化しただけでなく、VIPに適切な対応を可能としたのもポイントです。

従来では来場者データを移行するのに数日必要でしたが、クラウドサービスを活用することにより半日で移管できるようになりました。ITにより業務効率化できるのがシャノンの強みです。

管理職を対象としたビジネスイベントを専門とする代行企業がビジネスフォーラムです。企画支援サービスや運営代行サービス、講師招聘サービスなどの代行業務を担当しています。

ビジネスフォーラムは今までに800件以上のイベントを開催していて、企画力や実行力に優れているのが特徴です。トータルサービスサービスにより周辺業務をすべてアウトソーシングできるメリットがあります。

例えば「ASEAN Marketing Strategy 2018」では、ASEAN市場を開拓したい担当者向けのプログラムを制作。イベントにより主催企業が数社からご連絡をいただき、関係構築を実現できました。

イベント会社「ニューズベース」ではカンファレンスの開催を支援しています。年間で300件以上の業務を行っており、大手から中小企業まで幅広い業務実績があります。

パッケージによる対応だけでなく、業務ごとに個別でオペレーションを設計することにも対応。イベントの運営や運営設計をアウトソーシングしたい場合はニューズベースを検討してみましょう。

本記事ではカンファレンスの主催を検討しているご担当者に向けて、業務をアウトソーシングすべき理由と代行企業についてお伝えしました。

ニューズベースで担当したカンファレンスの事例が気になる方は、過去のイベント事例をぜひ参考にしてみてください。