セミナー運営、あまり知られていない委託のメリットとは

皆さんは、セミナーの運営を外部に委託することによってどのようなメリットがあるかご存知でしょうか？

自社で行っているセミナーの運営を外部に委託することによって、社内の負担が軽減され、かつスムーズな運営を行うことができるようになります。

今回の記事では、セミナーの運営を外部に委託することによってどのようなメリットがあるかについて説明していきます。

1.セミナーの全体スケジュールと予算を設計しよう

セミナー運営を外部に委託する際に重要になるのが、しっかりとスケジュールを組み、予算を確保することです。

もし、単発のセミナーを開催するにあたり予算が30万以下しかない場合、会場費や備品、スタッフ人件費だけで予算上限となる可能性があります。
しかし、定期的な開催や、短期間で複数回セミナーを開催する場合には管理費用が上がり、人員不足に陥るケースも発生するでしょう。

そこで、セミナー運営を外部に委託することでセミナー運営の管理費用が効率化でき、人員の確保に悩まされることも無くなります。

また、セミナー運営を外部に委託することで、本来取り掛かるべき企画などコア業務だけに時間をかけることができるため、結果として全体工数を半分以上削減することができるようになります。

セミナー運営を外部に委託するには、自社にとってセミナー委託運営のメリットがあるかを考慮して、全体スケジュールと全体予算の設計をしっかりと行うことが重要です。

2.集客、事前準備、当日運営、アフターフォロー、どの範囲を委託するか

セミナー運営を外部に委託する際には、集客から当日運営、アフターフォローまで全て委託することも可能ですが、運営に関わる全ての業務を委託するとその分予算がかかってしまいます。

そこで、セミナー運営を外部に委託する際には、自社にとって本当に必要な分野を割り出すことが必要です。
具体的な方法としては、自社のマンパワーやタスクを洗い出すことによって、どの分野を外部に委託するべきかが分かります。

例えば、全国各地で複数箇所同月にセミナー開催の手配をする場合、各地にセミナー準備品やスタッフが必要になり、その分自社での人件費が通常業務に加算されますが、事前準備から当日運営を委託することによって、自社の人件費を抑えることができます。

自社のコストを抑え効率的な経営を行うためには、自社のリソースを把握して、どの部分を任せるべきなのかを検討することが重要になります。

3.アフターフォローはセミナーマーケティングの鍵

運営を外部に委託すると言っても具体的にはどのような範囲の業務内容を任さればいいのか、セミナー開催にはいくつかの業務がありますが、その中でも最も重要な業務としては、アフターフォロー業務が挙げられます。

セミナー運営業務の中でもセミナー参加者へのサンキューメールやアンケート回収、統計、分析などをしっかりと行っていき、経営上の判断に役立てることは顧客獲得において特に重要です。

しかし、実際に行う場合には、社内に統計の専門的知識、実務経験を持った人材が必要になるうえ労力もかかるため、本業からリソースを割かなければならず、本業のパフォーマンスに良くない影響を与えてしまう可能性も考えられます。

自社内で上記の業務を行うノウハウや人材がいない場合には、自社内でのデータ集計や入力、顧客管理などを次のセミナーに活かすために外部に業務委託することを考慮するのも一つの方法でしょう。

4.セミナー運営の委託メリット

セミナー運営を外部に委託することで、どのようなメリットがあるのか、具体的なメリットは以下のようなものが考えられます。

4-1.セミナー運営のノウハウが無くても実行できること

セミナー運営を委託するメリットの1つ目として、セミナー運営のノウハウが無くても実行できることが挙げられます。

委託先のセミナー運営業者はセミナー運営に特化しており、セミナー運営を上手く実行していくために必要となるノウハウを多く保有しています。
自社内においてセミナー運営についてのノウハウがないような企業であっても、外部のセミナー運営業者を利用することによって、効率的なセミナー運営を行うことが可能になります。

4-2.自社の時間を効率的に使えるようになること

セミナー運営を委託するメリットの2つ目としては、自社の時間を効率的に使えるようになることが挙げられます。

自社で効率的なセミナー運営を行おうとする場合には、事前の準備や、事後のアフターフォローまでを丁寧に行っていく必要があり、そのためには多くの時間を割かなければなりません。
外部のセミナー運営業者に委託することで、自社の本業に注力することができ、効率的な経営が実現できます。

5.まとめ

以下の記事では、30~50人規模でセミナーを運営した場合の具体的な費用の見積もりや、運営サポートを利用する場合どのようなタイプが自社に合っているのか、などを紹介しています。

セミナー運営の外部委託を検討する際に、こちらもぜひ参考にしてみてください。
⇒【費用はどのくらい？30～50人規模のセミナー運営】