セミナー開催サポート企業を賢く選ぶ4つのポイント

セミナーは企業にとって効果的なマーケティング手法の1つですが、企画から運営、当日のプログラムまで、セミナー開催によって企業価値を上げるには多くの労力が伴います。

そこで、「サポート企業にセミナー開催を委託する」という手段が候補に挙がります。

しかし、そもそもセミナーの企画ノウハウを持っていない場合、どのようなポイントを押さえて委託業者を選べばいいのかわからないという人は多いでしょう。

この記事では、セミナー開催を委託する際に見極めるべきサポート企業のポイントを4つに絞って紹介します。

1.企業としてのセミナーの役割

企業価値を上げる様々な手法の中で、セミナー開催は幅広い顧客層に対してアプローチできる手段の1つです。

セミナー開催は実利を求めることも可能ですが、実際的にはより広い意味で企業をPRするメディアの役割を持っています。

セミナーは心理的なハードルの低い集客手段であり、新規見込み客の獲得を期待できます。

また、企業の顧客リストに対して接触機会を増やし、フォローアップや新規プロジェクトのプロモーションを行うことで、商談、案件へつなげることもできます。

2.なぜセミナー開催をサポートする企業が必要なのか

しかし、セミナーを本格的に開催するとなると、大きな労力とコストがかかります。

自社でセミナーを企画する場合、事前準備から当日の進行、さらにセミナー後のフォローアップまで、数多くの業務が発生します。

社員は自分の業務を差し置いて企画に回るか、あるいは通常通り業務を行いながら、時間外業務でセミナー企画を行わなければなりません。どちらにしても、社員にかかる負担はかなり大きくなります。

そこで、セミナー開催をプロに任せるという選択肢が出てきます。

セミナーの企画・運営を委託すれば、社員は本来の業務に専念しつつ企画を進めることができるため、結果的にコストダウンを実現できます。

また、セミナー開催のノウハウを蓄積しているサポート企業であれば、セミナーの品質が高まり、参加者の満足度を高めることができるでしょう。

3.セミナー開催サポートしている企業の見極め方

セミナー開催をサポート企業に委託する場合、迷うのは「どの企業に委託するか」ということです。

信頼できる企業を選ぶには、次の4つのポイントを見極めましょう。

3-1.集客状況の把握は随時行っているか（リアルタイムか）

集客力は代行業者を選ぶ際に重視すべきポイントです。

当日まで集客状況を知らされず、ふたを開けてみれば「想定していたターゲットと全く違う層の参加者が集まってしまった」となっては、取り返しがつきません。

そのような事態を防ぐため、代行業者がリアルタイムで集客状況の把握を行っているか、また情報の共有方法や頻度などを確認しておきましょう。

3-2.顧客の個人情報の管理は適切か（セキュリティ）

セミナー開催の代行業者が適切に顧客の個人情報を管理しているかを確認しましょう。

個人情報はセミナー後のフォローアップに必要な情報です。また、個人情報の管理がずさんであれば、トラブルを引き起こす原因になります。

しっかりした代行業者であれば、個人情報をどのように取り扱うかをサイトで明示しています。それらをよく読み、疑問点があれば事前に確認しましょう。

3-3.開催意図と業者の得意分野がマッチングするか

セミナーにも講演会、ワークショップ、パネルディスカッション、ライトニングトークと様々な方式があります。また国内、海外、BtoB、BtoCとターゲットの範囲、開催規模も様々です。

セミナー代行業者はそれぞれ得意分野を持っています。業者が紹介している事例や口コミを参考にして、良い口コミが寄せられている分野がどこかを参考にしましょう。

セミナーの開催意図とマッチする得意分野を持っている業者を選ぶことで、より精度の高いセミナーを作り上げることができ、顧客満足度を高めることができます。

3-4.情報セキュリティ対策は万全か

前述しましたが、個人情報を含め、企業情報のセキュリティ対策が万全な企業を選びましょう。

低コストを理由に業者を選ぶと、セキュリティ面の脆弱さというリスクがあります。
セキュリティ面で信頼できなければ、その他の部分がどれだけ優秀であっても、委託する理由にはなりません。

規模が大きく、数多くのサポート事例がある代行業者は信頼性が高いといえます。

4.セミナー開催は一部委託も可能

「まるごとすべてを委託するのは不安」

「まだそこまで委託コストをかけられない」

上記のような場合は、セミナー開催を部分的に委託することも可能です。

セミナー開催にかかる煩雑な業務、たとえば集客代行や申込ツール、広告の作成といった面倒な部分をサポート企業に代行してもらうだけでも、セミナー企画は大きくはかどります。

また、申込者の解析・データ活用といったマーケティングサポート、セミナーで得た顧客リストへの営業活動など、ポイントを絞った委託だけでも大きな効果が上がります。

5.まとめ

セミナー開催の委託先業者を選ぶポイントをまとめると、以下のようになります。

・集客状況の把握は随時行っているか
・顧客の個人情報の管理は適切か
・開催意図と業者の得意分野がマッチングするか
・情報セキュリティ対策は万全か

どれも基本的な部分ではありますが、基本的な部分に手を抜かない業者は、その他の部分でも信頼できるといえます。

セミナーを上手に委託できればコストの削減につながります。実際にセミナーにはどれくらいのコストがかかるのかを知っておくと、業者選定、また委託する業務の選定の参考となるでしょう。

以下の記事ではセミナーにかかるコストについてまとめていますので、合わせて読むことをおすすめします。
⇒【セミナー開催費用、本当は一体いくらかかる？コスト解説】