開催目的が大事！セミナーに必須の5Wを紹介

セミナーやウェビナーを開催する上で、セミナーの企画内容や実際の運営・進行等も大切な要素になりますが、それ以前にセミナーやウェビナーを開催する目的や目標がどの程度明確になっているかも重要になります。

今回の記事では、セミナーやウェビナーの開催にあたり重要となるセミナーやウェビナーの「5W」について紹介します。

下記にセミナー初心者向けに必読マニュアルを添付しておきますので、本稿の内容と合わせて読んでおくことをおすすめします。

▶【セミナー初心者必読マニュアル【企画・準備編】】

１.セミナー・ウェビナー開催の目的

セミナーやウェビナーを開催する目的はさまざまです。新しいプロジェクトの発表や新商品、新サービスを知ってもらうといった企業の事業内容についてのことをメインに行うセミナーやウェビナーから新入社員や能力の高い人材をリクルートするために行うものまで多くの分野で行われます。

このような、さまざまなことを行えるセミナーやウェビナーを開催する目的は、どのような分野で行われたとしても「企業について知ってもらう」という観点は統一されています。そのため、セミナーやウェビナーを開催する際には、自社の商品やサービスなどを参加者に明確に伝えられるように事前準備がとても重要になります。

セミナーやウェビナーを開催するメリットを最大限に活かせるよう5Wを意識して準備するようにしましょう。

２.セミナー・ウェビナー開催の5W

セミナーやウェビナーの開催にあたり、初めの企画段階で明確にしておきたいのが「セミナーやウェビナーを開催する目的(目標)」になります。セミナーやウェビナー開催後のゴールをあらかじめ明確にしておかないと、企画や準備、運営を行う過程の中で、ターゲットやフォーカスすべき内容が定まらず、有効なアプローチに至らない場合があります。

セミナーやウェビナーを開催する目的(目標)には以下のようなものが該当します。

・新規顧客の獲得
・既存顧客のエンゲージメントの醸成
・関係各所へのフォローや関係強化
・セミナー開催による収益獲得
・自社製品及びサービスのPR・ブランディング構築

セミナーやウェビナーを開催すること自体を目的とせず、以下で解説する5Wをしっかりと明確にして、テーマや訴求すべきポイントを厳格にしましょう。5Wとは以下の言葉からなっています。

・Who（誰に対して）
・Why（何のために）
・When（いつ/タイミング）
・Where（どこで/開催場所）
・What（内容）

３.セミナー/ウェビナー開催におけるWhoとWhyを明確にする

5Wのうちの「Why（何のために）」および「Who（誰に対して）」という2点を明確にすることで、セミナーを開催する上での「実施目的」と「誰に向けて開催するか」といった大枠を決めることができます。

3-1.新規顧客か既存顧客か

セミナーを開催する目的となるターゲットが、今後自社の製品やサービスを使ってくれそうな新規顧客(見込みも含む)に対して、商品の認知やセールスに繋がる目的なのか、現在既に取引やサービスを使用してくれている既存顧客に対し、商品やサービスに対する理解の深化を目的とするのかによっては異なります。

3-2.追加販売か関連商品の紹介か

新製品やサービスの投入時期に合わせて、新規および既存顧客に対して、追加販売または関連商品のPRをすることが該当します。

3-3.顧客満足度の向上と流出防止

契約更新や定期的なタイミングで行われ、顧客満足度の向上や既存顧客の流出防止のため行われることが目的となります。

3-4.販売代理店との関係強化

来期の経営戦略(計画変更も含む)を立案する際や、販売代理店の表彰などが行われるタイミングで行われ、関係性の強化や目標の共有などを目的として開催されます。

3-5.ウェビナー開催のwhoとwhy

ウェビナー開催は、従来のセミナー開催とは異なりリモートで行われるため、whoとwhyをより明確に決定する必要があります。

まず、新規顧客化か既存顧客化によってリモートでの情報の質が変わります。既存顧客の場合には、あらかじめ自社の製品やサービスについて理解してもらえているため、リモートでも普段通り行えますが、新規顧客の場合にはリモートで自社の製品やサービスが明確に伝わるよう情報を整理する必要があります。

また、追加販売か関連商品の紹介かによっても情報の質と量が変わります。特に顧客満足度の向上と流出防止は従来のセミナーと比べると難しいことが多いため、力を入れて行わなければなりません。販売代理店との関係強化は従来のセミナー通り、目標の共有などを目的としてウェビナーを開催しましょう。

４.セミナー／ウェビナー開催におけるWhenを明確にする

セミナーやウェビナーの開催目的やターゲットに合わせて「When（いつ／タイミング）」の部分である開催すべきタイミングや時期を明確にする必要があります。

4-1.新規顧客

新規及び見込顧客を集客する際は、展示会(カンファレンスなども含む)への出展や、広告出稿など、新規や見込み客を多く獲得できる機会に開催することで、自社の製品やサービス、ブランディングについて認知されている期間に開催することで、自社セミナーに効率よく誘導させることが可能となります。

4-2.満足度アップや流出防止のため

顧客との契約更新や担当者の変更など、満足度のアップや既存顧客の流出を防ぐ際に開催するのも有効と言えます。ただし、年末年始や年度末(決算期など)といった繁忙期のタイミングに開催することは避ける配慮が必要となります。

4-3.販売代理店との関係強化の場合

販売代理店の表彰や、自社の経営戦略の立案前後など、目的・目標の共有や代理店との関係性強化を目的とする場合は、これらのイベントのタイミングに合わせて開催することも重要となります。

また、開催するタイミングを決める際に全体的に該当する内容ですが、集客が見込めない時期(年末年始、年度末、連休前後など)に開催することは避けて、開催時期を決定しましょう。

５.セミナー/ウェビナー開催におけるWhereを明確にする

次に決めるべき項目は、セミナーの集客人数やアクセスの良さに応じて「Where（どこで／開催場所）」を決定していきます。

5-1.販売代理店や顧客

販売代理店や既存顧客など、既に集客に関する分母が把握できている場合は、過去の集客率などに応じて開催場所を決定しましょう

5-2.見込み客フォローの場合

企画段階で見込まれる「獲得予定リード数」や「お礼メールの開封率」、「過去の参加率」などを参考に会場を選定します。

5-3.新規見込客獲得の場合

集客に際して、外部のリストを利用することもあるため、セミナー開催にあたって確保されている予算に応じて、効果の最大化が見込める場所を選びましょう。その際、アクセスの良さや会場の収容人数、会場の雰囲気、設備や備品の有無、利用料金など、詳細なデータについても把握することを意識することが大切です。

5-4.ウェビナーで実施する場合のwhere

ウェビナーを開催する際のwhereは、従来のセミナーと比べると大きく異なります。

従来のセミナーでは、参加者の量に合わせた会場を借りる必要がありました。しかし、ウェビナーではリモートでセミナーを開催するため、インターネット回線さえあればどこからでも開催できます。そのため、セミナーと比べると融通が利きやすいです。しかし、インターネット回線が安定していない場合や参加者のキャパの少ないツールを利用すると、ウェビナーの開催が困難になってしまうため、インターネット回線やウェビナーに利用するツールにはコストを割いてよいものを利用しましょう。

また、ウェビナーの場合には会場を借りる必要が無くなるため、従来は会場を借りるために割いていたコストをインターネット回線やツールに割くことがおすすめです。

６.セミナー/ウェビナー開催におけるWhat(内容)を明確にする

6-1.セミナーのテーマ及び構成

セミナー開催の目的や集客すべきターゲットが定まったら、それに応じたテーマや構成を決める必要があります。単に商品紹介をするのではなく、「市場動向」や「業界分析」といったテーマから、「売上アップ」や「コスト削減」といった具体的な内容など、自社製品やサービスだけでなく、顧客にとって興味関心のある構成にすることを意識しましょう。

6-2.成果目標や参加者の次のアクションに繋げる

セミナー終了後、開催目的に応じて参加者にどのようなアクションを促すかも事前に設定しておく必要があります。代表的なものでは、「アンケートへの誘導」や「顧客の獲得」などが挙げられますが、目的に直結させるための項目をセミナー終盤に用意しておくことが重要です。

6-3.ウェビナーで気をつけるwhat（内容）について

ウェビナーで気を付けるwhatは、従来のように直接対談できるわけではないことを考慮し、リモートでもわかりやすいテーマ及び構成を考えることです。リモートという環境を活かし、商品紹介の際にデータファイルを共有したり、ウェビナーで利用するツールの機能を利用したりと工夫できることは多いです。また、ウェビナー終了後にアンケートを行ってもらうためにファイルを作成しておくことなど次のアクションにつなげるという観点は従来のセミナー同様です。

このようなこともあり、ウェビナーは一見不便に思う方も多いと思いますが、参加者が直接会場に足を運ぶなどの手間を省くことができ、インターネット回線さえあればどこからでも参加できるというメリットもあります。そのため、従来のセミナー同様、しっかりと準備をして行うことで意味のあるウェビナーを開催できます。

７.まとめ

セミナーやウェビナーの開催だけにフォーカスしてしまうと、得るべき成果や集客が見込めず、かえって無駄な労力や予算となってしまうため、事前の段階からセミナーやウェビナーを開催する目的は明確にしておきましょう。

当社ではセミナー開催のノウハウや実績を多く有しており、ここでは成功事例について紹介しておりますので、参考にしてみてください。