セミナー受付は企業の顔！顧客満足度に繋がるマナーとは？

セミナーを開催する際に、まず来場者が目にするのはセミナー受付です。
その第一印象や受付の準備状況で、そのセミナーだけでなく来場者の企業に対する印象は大きく左右されます。

今回は、来場者に良い印象を与えるセミナー受付とマナーの重要性について説明します。

1.受付スタッフの服装・マナー

来場者の印象を大きく左右するのは受付スタッフの服装です。

そのためセミナー受付の社員は、男女ともに基本的にはスーツの着用が望ましいでしょう。

通常は私服勤務を認めている企業もありますが、セミナー開催時にも服装を自由にすると当日の統一性が失われる可能性があります。

カジュアルさを売りにするのもいいですが、やはりセミナー開催時のようなフォーマルな場においては、スーツ着用でお迎えするのがマナーと言えます。

特に、会社としての良い印象を与える場合には、就活時に着用するようなスーツがおすすめです。
セミナー内容や来場者層に合わせてネクタイや小物なども統一感を持たせるのが良いでしょう。

2.受付にて名刺をいただく場合

企業向けセミナー開催の受付では、お客様の名刺を受け取ることがあります。そのため来場者からの名刺の受け取り方や扱い方も押さえておきましょう。

お客様の名刺取り扱い時のマナーとしては下記の５点です。

• 名刺は両手で丁寧に受け取る
• 氏名や社名ロゴなどに手を重ねない
• 受け取った名刺は煩雑に扱わず揃えて置く
• いつまでも場に出しておかずにすぐしまう
• トレイなどで名刺を受領する場合は、お客様の置きやすい場所に置く

ビジネスにおける名刺は本人の分身のようなもの。参加者本人に対しての礼儀はもちろんですが、名刺も大切に扱うようにすることが大切です。

セミナー受付に学生などのアルバイトを雇う際には、このような点を十分に指導する必要があります。当日用のマニュアルなどを作成しておくと良いでしょう。

3.必要なものをリスト化しよう

セミナー受付の準備に漏れが無いように、事前に必要なものをリスト化しておけば確認もしやすく便利です。
リスト化するにあたって受付で準備するものとしては、以下のようなものが一般的です。

・配布資料

・参加者リスト＆管理ボックス

・案内看板（張り紙）

・セミナー時の飲み物　

・釣り銭

・会場案内

・そのほか受付業務で必要なもの

参加者1人ずつに配布するものは、予備を考えて多めに用意しておくと安心です。
当日の人員配置や行動予定などのマニュアルなども作成して受付担当は携帯しておくようにしましょう。

3-1.配布物

セミナー受付で準備する配布物としては、例えばセミナーで使う説明資料のほか来場者ノベルティなどがあります。
セミナー資料が複数枚にわたる場合は、クリアケースなどを準備してまとめてお渡しできるようにしておきましょう。

また、セミナー終了後のアンケートなども合わせて配布する場合は、筆記用具の準備なども必要になります。

そのほか、セミナー来場者向けのノベルティなども配布する場合は、不足することが無いように少し余分に準備しておけば安心です。

3-2.参加者リスト＆管理ボックス

受付時に受付管理システムを使用しない場合は、参加者リストを印刷して複数部用意しておく必要があります。
来場者の出欠確認や、セミナー後の懇親会参加の有無、その他特別な事項を記録できるような参加者リストを準備しておくようにしましょう。
なお、参加者情報は申し込みリストをまとめて記載するようにします。

当日は、リストに沿って氏名の確認、当日の出欠席、懇親会などの出欠予定の確認、その他必要事項はメモの欄に書き込むなどすれば良いでしょう。

また、出席者から受け取った名刺などを収納できるような管理ボックスも準備しておくと、受付テーブルが煩雑になることもなく便利です。

3-3.案内看板（張り紙）

セミナー開催時に事前に準備しておくと便利なものに案内看板があります。
セミナー参加者は初めて会場にくる人が多いので、受付では参加者からは頻繁に以下のような場所の質問がされます。

・お手洗い

・喫煙所

・自動販売機

・Wi-Fiスポット

・昼食がとれる近隣の飲食店など

これらの場所には、利用する会場の許可が得られるようであれば準備した案内看板を設置したり、張り紙などしたりしておくと親切です。
また、受付でお渡しできる会場案内図なども事前に作成しておくと、お客様をお待たせすることもなく便利です。

3-4.釣り銭

特に有料セミナーやセミナー会場で物販などを行うなど受付で金銭の収受がある場合については、釣り銭を準備しておく必要があります。

お釣りで端数が多く出る可能性がある場合には、小銭を多めに準備しておくようにしましょう。
お釣りの小銭はすぐにお渡しができるように硬貨ごとに小分けにできるコインケースを準備しておくと便利です。

特に金銭収受が発生する場合は、マナーを守った受付対応を意識するようにしましょう。

4.まとめ

受付はセミナー全体の印象を決定づける重要なポジションです。

準備リストを作成して配布物は余裕を持った数を準備するほか、参加者が初めて会場に来ることを想定して案内ができるようにすることが大切です。

事前のオリエンテーションで受付の認識を揃えるなど十分な準備をするようにしましょう。