これで完璧！要点を押さえたセミナー進行表の作り方

成功するセミナーの陰には、精度の高いセミナー進行表が存在します。
セミナー当日は忙しく、いくつものタスクが同時進行します。各自は自分のタスクに追われ、他の分担まで把握できません。

セミナー進行表があれば、お互いの動きが把握でき、スムーズな進行が可能になります。
セミナーの進行に安定感があると、参加者は主催者に対して信頼を寄せるようになり、企業イメージのアップにつながるでしょう。

この記事では、要点を押さえたセミナー進行表の作り方と進行表のテンプレートを解説します。

1.セミナー進行表の重要性

セミナーとは企業が顧客に直接的にアプローチできる機会であり、新規顧客の獲得、自社の売り上げアップ等の結果を生み出す重要なマーケティング手法です。

ところが、顧客にアプローチするのは登壇者だけではありません。
セミナーの内容が充実しているだけでなく、細かい部分までセミナーが滞りなく進行することで、参加者は安心し、「この企業は信頼できる」という印象を持ちます。

各分担のタスクを管理し、セミナーを成功させるためには、セミナー進行表による全体の把握が必要不可欠です。

2.セミナー進行表を使うメリット

2-1.要素ごとの動きが一目瞭然（時間・内容・用具・分担・音響・その他）

セミナー進行表のメリットは、セミナーのすべての要素が一枚のページで確認できることです。時間に対応するプログラム、必要な用具、各分担の動き、音響のタイミング等を視覚的に瞬時に把握できるため、会場側にセミナーの流れを説明する際にも役立ちます。

2-2.各分担の動きが把握しやすい

セミナープログラムに対応した用具や音響を使用するタイミングが併記されているため、各部門がお互いの動きを把握することができます。

これに合わせてセミナーのリハを行うことで、各担当の連携はさらに強化されます。

2-3.時間ごとの各プログラムの流れが把握しやすい

セミナーにおいて、時間管理は必須です。セミナー進行表のおかげで、セミナーの表で動くスタッフと裏方スタッフのスムーズな連携が可能になり、プログラムの流れを滞らせることなくセミナーを進行できます。

2-4.道具や準備品の出入りが分かりやすい

道具の入りや片付けまで進行表に入れておくことで、スムーズに道具を配置することができます。また、受付の道具、登壇者の道具など、各部門で必要な道具も把握できます。

3.セミナー進行表の司会部分に含むべき4つの内容

セミナー当日は多くのスタッフが裏方で動きますが、中でも司会はセミナー当日の進行係として、大きな役割を持っています。

セミナーを滞りなく司会進行するためには、以下の4つの要素を必ず入れましょう。

１．開会時の挨拶

２．会場案内と注意事項

３．休憩時間の案内

４．閉会時の挨拶

特に重要なのは開会時、閉会時の挨拶です。

開会の挨拶では、参加者がセミナーの内容に期待できるよう参加者の気持ちをほぐすことが大切です。また、セミナー全体のスケジュールや会場案内も忘れてはいけません。

閉会時には参加者へ来てくれたことへのお礼の言葉を述べるとともに、次回セミナーの告知などを盛り込みましょう。

4.セミナー進行表のテンプレート

13:00開場、13:30開会、16：00閉会という設定で、セミナー進行表のテンプレートを紹介します。

セミナー前後の準備・後片付けも含めた進行表になっており、セミナー当日全体の流れを確認することができます。

「司会」「音響」「受付」など、分担ごとの動きを把握できるパターンで作成する場合もあります。

5.進行表の他に用意すべきもの

5-1.役割分担表

セミナー当日はいくつものタスクが同時進行し、時には想定外のトラブルが発生します。役割分担表があれば、スタッフの動きを全体共有し、把握することができます。また、トラブルに対処する連絡フローが確立しているため、スムーズな進行が可能です。

5-2.事前準備物リスト

セミナーに必要な機材や道具は各々で把握するのではなく、全体でチェックリストを作って共有するのが望ましいでしょう。

5-3.会場借用法等

セミナー会場を借りる場合、会場借用法はスタッフ全員でしっかりと共有し、間違った使い方をして会場に迷惑をかけないようにしましょう。正しい使い方をすることで、会場スタッフとの関係も良好に保つことができ、次回開催時にもスムーズに会場を借りられるようになります。

6.まとめ

セミナー進行表を作成することによって、各分担が孤立することなく、連携してセミナーを作り上げていくことができます。タスク管理を徹底することで、マーケティング手法の1つであるセミナーの効果を最大限に引き出せるでしょう。

以下の記事ではセミナー運営の全体図から、セミナー事業をアウトソーシングすることについてもご紹介しています。こちらも参考にしてみてください。
⇒【セミナー事業もアウトソーシング化できる！事務局代行のメリット】