企業担当者が知っておきたいセミナー受付メールの鉄則

 

企画したセミナーの受付が終了すると、セミナー当日まで安心してしまう企業担当者も多いのではないでしょうか。しかし、セミナー開催日当日になって参加者が場所や日時の事前確認を見落とし、キャンセルなどが起こるケースも非常に多いです。

キャンセル率を低下させるべく、セミナー担当者は開催日前日までにキャンセル対策をする必要があります。そこで効果的なのが、受付メールを用いることです。

 

今回は受付メールの有用性や送り方、実際の例文などをご紹介します。

 

1.なぜ受付メールを送る必要があるのか

1-1. 受付メールを送る意味

受付メールはセミナー情報をリマインドできるため、出席者のキャンセル率低下に効果があります。また、来場者にセミナー内容の詳細を伝えることで、受け身の姿勢でセミナーに参加することを未然に防ぐことも可能になります。

 

1-2. 3点のポイント

受付メールを作成するにあたり、気をつける3つのポイントがあります。

 

①誰に向けてメールを送るのか？
これは、参加者への配慮を考えた文体を選ぶためです。

 

②どう行動をしてほしいのか？
これは、参加者が事前にセミナーの詳細を知り、必要な準備を行ってもらうために必要になります。

 

③何を知ってほしいのか？
このセミナーに参加してもらう目的を伝えることで、参加者と主宰者のセミナーに対する理解を共有することができ、参加意欲の向上へとつなげる事ができます。

 

 

2.セミナー受付メールのチェック事項

担当者は、受付メール作成後に記載内容のチェックリストを設け、間違いがないかの確認を必ず行いましょう。下記にチェックする必須項目を記載しました。

 

・「主催者情報」

・「セミナーの内容・詳細」

・「セミナーの目的」

・「参加費用(支払方法)」

・「開催場所」

・「連絡先(担当者の名前)」

・「日程」

・「持ち物」

・「キャンセルポリシー」

 

また、セミナー前日に受付メールを配信する場合、ターゲットによって時間帯を変える必要があります。ビジネスマンをターゲットにするのであれば、電車通勤時間の午前7～9時頃に開封率があがるのでその時間を狙うことがオススメです。

 

 

3.セミナー受付メールを送る2つのタイミング

3-1. 2つのタイミングと送る際のポイント

セミナーの受け付け終了後、当日までに受付メールを送るタイミングは2回あります。

 

①お申込みした時点の案内メール

②セミナー参加直前の案内メール

 

上記2回が受付メールの送信するタイミングです。

実際にセミナー受付メールの必要事項を記載した例文を、①、②ともに記載しますのでご覧ください。

 

3-2.例文

 

① お申込みした時点の案内メール

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件名：【重要】〇〇セミナーのお申込み受付と会場のご案内

○○様

お世話になります。

〇〇セミナーの○○と申します。

 

この度は、〇〇セミナーにお申込みいただき、誠にありがとうございます。

お申込み内容とセミナー受講料のお支払い方法をご案内させて頂きます。

 

【セミナー名】

 

【お申込み内容】

・お名前：
・ご住所：
・電話番号：
・お支払い方法：

 

【受講料】

円（税込）

 

【お支払い方法のご案内】

振込口座：

 

【セミナーの詳細情報】

・セミナー名：
・セミナー内容：
・開催日時：
・開催場所：
・最寄り駅：
・持ち物：

 

それでは、会場でお会いできることを楽しみにしています。

 

【運営元：株式会社○○〇】

住所：
電話番号：
担当：

 

②セミナー参加直前の案内メール

---

件名：【重要】お申込みいただいた明日開催のセミナーの詳細のご案内

(本文)
○○様

 

お世話になります。

〇〇セミナーの○○と申します。

このたび、〇〇セミナーにお申込みいただき、誠にありがとうございました。
セミナー開催日がいよいよ明日となりましたので、確認のご連絡をさせて頂きました。

 

【セミナーの詳細情報】
※①の案内メールと同文

 

それでは、会場でお目にかかれますことをスタッフ一同楽しみにしています。

 

【運営元：株式会社○○〇】

※①の案内メールと同文

 

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4.読まれる受付メールにするために

4-1.件名を工夫する

例えば、件名が「〇〇セミナーのご案内」だけでは埋もれてしまい、開封率が下がる可能性があります。「【重要】 〇〇セミナーのご案内 」というように目に留まりやすい件名にすることで開封率を上げることができます。

 

4-2.ターゲットによって送る時間帯を変える

参加者の環境によってメールの送信時間を変える事で、より開封率を上げる事が可能です。例えば、学生などを狙う場合、21時以降の学校、アルバイトの時間帯以外を狙うことで開封率があがります。このようにターゲットをしっかりと把握することで当日の参加数が決まります。

 

 

5.まとめ

セミナー受付後に参加率を低下させないためには、参加者にメールを開いてもらう時間帯を把握し、事前に参加者に伝えたい内容を決めてから正確な内容の受付メールを送ることが重要です。

また、受付メールの送付は重要な役割ではありますが、運営にはそれ以外の様々な役割が必要になります。もし一つの事項に注力しすぎると期待通りの運営ができない場合があるので注意しましょう。

 

運営マニュアルを作成し、運営に必要な担当者の割振りを行うことで一つひとつの作業に各担当者が向き合い、ミスのない運営が可能になります。以下の記事では運営マニュアル作成事例について紹介していますので、こちらも参考にしてみてください。
⇒【何が必要？イベント運営に欠かせない運営マニュアルの作り方】