カンファレンス開催に向けて失敗しないために押さえるべきポイント

カンファレンス(Conference)とは「会議」や「協議」といった、目的に沿った枠組みで開催される会議のことを指します。しかし、カンファレンスを開催することだけを目的として、闇雲に企画・実行しても得られる効果を最大限にすることはできません。

この記事では、カンファレンスの開催が失敗に終わらないために押さえておくべきポイントを工程ごとに解説します。

1.マーケティング施策にカンファレンスが有効な理由

カンファレンスの開催は、企業や組織が顧客に対するマーケティング戦略を施策する際にも有効な手段になり得ると言われていますが、果たしてどのような理由からなのでしょうか。

1度に多数へのアプローチが可能

カンファレンスの規模にもよりますが、一度に大量の顧客に自社製品をアピールすることが可能なため、カンファレンスの開催はリードの獲得に大きく寄与します。

新規と既存向けに幅広く活用

顧客がカンファレンスに参加する目的は様々で、購買プロセスや情報収集が多様化する昨今では、カンファレンスがリードの獲得とともにナーチャリングにも大きな影響を及ぼします。目的を明確にすることで、新規と既存向けに幅広くアプローチすることが可能です。

自社サービスのブランディング

定期的にカンファレンスを開催することで、自社サービスのブランディングを構築するだけでなく、既存顧客のエンゲージメントの向上にも寄与します。

2.カンファレンス開催でよくある失敗

ここでは、カンファレンスの開催においてよくある失敗事例について紹介します。

コンテンツを盛り込みすぎた

企画の上でコンテンツを盛り込みすぎるあまり、訴求すべきポイントやテーマに統一性がなく、かえってターゲットに何も伝わらない結果に至る場合があります。

適切な会場を予約できなかった

本来ターゲットや目的に沿った適切な会場を予約することが求められますが、予約までに時間を費やしてしまうなどの理由で当初予定していた集客や費用対効果が見込めないなどの事態に陥ることがあります。

申し込み対応など事務対応の工数がかかった

オペレーションの設計や作業工程を自社内で手掛けたことで、想定以上に工数や費用がかかってしまったという失敗例が挙げられます。

段取りが悪かった

カンファレンスの開催に対するノウハウが蓄積されておらず、計画や準備、当日の運営などで満足いく成果が得られないといったという失敗が挙げられます。

カンファレンスをやって終わりになってしまう

開催だけを目的としていまい、その後の戦略や施策を計画しておらず、単にやって終わりという当初の目的に合致しない運営がされる場合があります。

3.カンファレンス開催で押さえるべきポイント〜計画〜

カンファレンスを開催するにあたり、土台とも言える工程がこの「計画」についてです。

ここでは、カンファレンスを計画する際に押さえておくべきポイントを2点にまとめて解説します。

カンファレンスの「目的」と「ターゲット」の明確化

カンファレンスを企画する上で、「なぜ開催するのか」といった目的と「誰に・どうアプローチするのか」といったターゲットの明確化が重要になります。

闇雲にカンファレンスの開催を決定してリードの獲得はおろか、ナーチャリングにも至らないということにならぬよう、訴求すべきポイントを厳格にしましょう。

会場の選定条件と予約する期限を決めておく

カンファレンスの精度を高めるためには、会場の選定も重要な項目になります。計画の初期段階で会場予約することが一般的とされていますが、ターゲットや目的によっては、施設の概要やアクセス、利用時間、費用面など、細かなオペレーションとともに準備していくことが求められます。

4.カンファレンス開催で押さえるべきポイント〜準備〜

ここではカンファレンスの準備段階で押さえるべきポイントについて紹介します。

企画やオペレーション設計の準備に力を入れる

準備段階から企画や運営に必要なオペレーション設計に注力しましょう。業務を細分化して、手順の統一化や情報の集約を行うことで、安定的な運営を実施することができます。

業務工程を圧迫する定型作業はアウトソーシングも考える

開催にあたり全て自社内で完結しようとすると、業務量や本業を圧迫する恐れがあります。その場合は、受付や管理業務など定型作業のアウトソーシングも検討しましょう。

5.カンファレンス開催で押さえるべきポイント〜実行〜

最後に、カンファレンスを実行に移す段階で押さえるべきポイントについて紹介します。

運営マニュアルは必ず作っておく

カンファレンスには多くの人員を割くことになるため、作業の把握や情報共有を図るため運営マニュアルの作成が必要になります。

作成する際は、「イベントの全体像」、「イベントの準備」、「緊急時の対応や備品リスト」といったように、段階ごとに応じたマニュアルを作成することで、各メンバーがいつ・どこで・どのように行動すべきかを事前に把握することもでき、当日の運営をスムーズに行えるなどのメリットがあります。

カンファレンス後のアクションは事前に決めておく

単にカンファレンスを開催して終わりではなく、ターゲットに向けてメルマガやアンケートなどを配布して、次のアクションに繋げる施策を事前に決めておくことも大切な要素です。

まとめ

今回の記事では、カンファレンスの開催に際して押さえておくべきポイントを失敗事例や各工程を踏まえて紹介しました。
カンファレンスの開催を成功に導くためには、単に開催するだけでなく、開催する目的やその準備、綿密な計画が必要となります。