セミナー事業もアウトソーシング化できる！事務局代行のメリット

5. 事例紹介～株式会社CACクロア様～

バックオフィスや事務局業務のアウトソーシング会社ウィズアスが担当した事務局代行の事例を一つご紹介します。

企業名：株式会社CACクロア様

お客様の業界：医薬品開発支援のサービス・システムの開発と提案

セミナーの内容：東京・大阪で行う200名規模のセミナー

セミナー開催の問題点と目指すゴール：セミナー運営を内製化で行ってきたが、規模が拡大するにつれ担当者の業務量が増え、通常業務を圧迫。当日までのスケジュール管理も合わせて業務をリードしたサポートが欲しい。

ウィズアスからのご提案：複数の担当者からヒアリングを行い、取りまとめたご質問の答えを業務に反映、スケジュールの遅れがないように調整し、一元管理した情報をもとに集客・準備・事後報告までワンストップで対応。

セミナーサポートの成果：細かな準備作業を任せることで担当者の業務負担が軽減。公認の社員に引き継ぐ際にも社内引き継ぎが不要で高いクオリティを維持したセミナー運営が可能に。また、業務をアウトソーシングすることで、セミナー当日来場してくれた顧客への対応や製品・サービスのアピールなど本来注力すべきマーケティング活動を行うことができるようになりました。

事務局代行事例の詳細はこちらからどうぞ。「https://www.withus-inc.co.jp/casestudies/caccroit」

各種セミナーの開催は、顧客と直接コンタクトをとることができる企業の販売促進やマーケディング活動の有効な手段の一つです。しかし、セミナーを運営する際には企画・準備から当日の運営、アフターフォローまで数多くの業務が発生します。

特に事務局の運営には受付業務、顧客からの問い合わせ、アンケートデータ入力などセミナー全般に関わります。本来は既存顧客への対応や見込み客の発掘など、セミナー開催の本来の目的とする業務に集中することが必要ですが、周辺業務に忙殺されてメイン業務を十分に対応ができなければ本末転倒です。

経験豊富なイベント専門会社にアウトソーシングすることで、本来注力すべき業務にマンパワーを集中することが可能になります。セミナー運営の効率化にも役立つでしょう。セミナーの開催を顧客獲得や業績アップに繋げるためにも積極的にプロフェッショナルの力を活用していきましょう。