イベント運営にあたってマニュアルを作成する目的とは？作り方や注意点を解説！

 

イベント運営でマニュアルを作成する目的

イベント運営においてマニュアルを作成する目的は以下の3つです。

・スタッフの意識を統一できる
・ミスやトラブルが発生しても冷静に対応できる
・テンプレート化ができる

順番に解説します。

 

スタッフの意識を統一できる

イベントを運営するにあたって何よりも重要になってくるのがチームワークです。

スタッフ同士のチームワークが悪ければ、イベントの企画が良くても成功することはありません。チームワークをよくするためには、スタッフの意識を共有して統一することが何よりも必要になってきます。

マニュアルがあることで、一人ひとりがイベントの全体像を認識するようになり、イベントが成功する鍵となるのです。

 

ミスやトラブルが発生しても冷静に対応できる

イベントの運営では、些細なミスから重大なトラブルまで想定外の事態が起きることも珍しくありません。想定外の事態に対しても、どれだけ迅速かつ冷静に対応できるかがイベント運営では重要です。

マニュアルがあることで、イレギュラーの時でもどのように行動すればいいのかが明確に記載されているので、慌てることなく対応できます。

 

テンプレート化ができる

イベントを開催する度に、一から当日の行動やルールなどについて決めていては非常に効率が悪いです。しかし、一度マニュアルを作成しておくことで、同じようなイベントを開催する場合のテンプレート化ができます。

また、次回の反省点をふまえた上でマニュアルの改良化を進めていくことで、さらにクオリティの高いイベントの開催にもつながるのです。そのため、マニュアルを作成したことがないのであれば、早急に作成する必要があります。

 

イベント運営マニュアルの作り方

イベント運営マニュアルの作り方を解説します。

イベント運営マニュアルには最低でも以下の項目を加えましょう。

 

順番に解説します。

 

イベントの実施概要

一番初めにイベントの実施概要を作成します。

最低でも以下の項目は記載しておきましょう。

 

誰が見ても一目でイベント概要がわかることが大事です。

 

イベントを開催する会場の情報

どこでイベントを開催するのか、会場の情報を詳細に記載しましょう。

住所だけではなく、駅からの距離や会場周辺の地図・実際の会場写真などがあると非常に親切です。

 

全体の大まかなスケジュール

イベントが進行していく大まかなスケジュールを記載します。

また、当日にイベントが進行していくスケジュールとは別に、機材の搬入から撤収までのタイムスケジュールも記載しましょう。

 

スタッフのタイムテーブル

イベントを円滑に進めるためにスタッフがいつ、どのタイミングでどのような動きをするのかが分かるタイムテーブルもマニュアルには記載します。

10〜30分刻みで、なるべく細かくタイムテーブルを作成しましょう。

 

スタッフの配置図

スムーズにイベントを進行するためにどこに誰がいるのか、スタッフの配置図も必要です。

スタッフの配置図には、必要な情報として場所や時間・人数などを記載しましょう。

 

配布物や備品リスト

参加者に渡す配布物やイベントで使用する備品の準備を忘れないようにするためにも配布物や備品リストも作成しておきます。

同じ備品を複数個用意する場合もあるので、名称だけではなく個数も記載しておきましょう。

 

緊急時のトラブル対応

イベント開催中に地震や火災などの災害が発生することもあります。そのため、緊急時のトラブルが発生した場合の対応方法を記載しておきましょう。

そのほかにも天候が悪かった場合やクレーム発生時などの細かなトラブル対応方法を記載しておくことで、スタッフも安心して運営できます。

 

スタッフの注意事項

イベント当日は、人手が足りないという理由でアルバイトスタッフを雇うことも少なくありません。アルバイトスタッフは、わからないことが多いはずなので、マナーやルールなどの注意事項を記載しておきましょう。

誰が読んでも一目見て分かるような文章を記載することが重要です。

 

イベント運営マニュアルを作るときの注意点

イベント運営マニュアルを作るときの注意点は以下の2つです。

・イレギュラー対応は起こる前提で考える
・属人化させない

一つずつ解説します。

 

イレギュラー対応は起こる前提で考える

どんなに万全の状態でイベント本番を迎えたとしても、レギュラー対応が必ず発生しないという保証はどこにもありません。

イレギュラー対応の中には地震や台風などの自然災害も含まれているので、万全の状態で本番を迎えても、いつ何が起こるか誰にも予想できないのです。

そのため、イレギュラー対応は起こるという前提でマニュアルを作成しましょう。

 

属人化させない

イベント準備や特定の業務だけ決まった人しか作業できないということになってしまっては、非常に危険です。

万が一、体調不良や怪我などによってスタッフが欠席した場合、属人化によって誰もやり方を知らず、イベント運営に支障をきたしてしまう原因にもなりかねません。

そのため、属人化させないように気をつけましょう。

 

運営に必要な人員とは

イベントの準備には、当日必要なものだけでも細かな配慮が必要です。そしてイベント運営に欠かせないのは当日の各運営スタッフです。

運営スタッフには以下のような多種多様な役割があります。

 

1. 統括責任者／統括ディレクター

イベントの総責任者で関係各所への対応指示や確認を行うほか、主催者への報告・確認を行う役割も担います。

イベント全体を把握していることが必要なため、準備段階から全体の設計に関わってきたメンバーがポジションにつくことがほとんどです。

 

2. 運営ディレクター

受付や誘導など運営実務部署に対して判断と指示を行います。またイレギュラーな事態が発生した時に窓口になるのもこのポジションで、統括責任者と兼務する場合もあります。

この部門のメンバーはほかのスタッフに比べて高いディレクション能力が必要です。

 

3. 運営アシスタント／運営AD

受付・誘導などの実務で運営スタッフへの業務や休息の指示をおこないます。

運営ディレクターへの報告と確認も重要な役割の一つです。

 

4. 舞台監督

舞台における進行責任者で照明や音源、映像のタイミングなどを演出する責任者です。

ステージだけでなく、セミナーやシンポジウムでの演出も担当します。

 

5. 進行ディレクター

機材の手配・管理といった準備から舞台のタイムスケジュール管理まで担当します。

舞台監督の下で業務を行うことも多く確認と報告も行います。

 

6. 進行アシスタント／進行AD

進行ディレクターのサポートが主な役割です。

司会者や登壇者の誘導やタイミングの伝達から司会者に対して話し出すタイミングの指示、時間が予定より押してしまった場合に時間の短縮を工作するなどの役割も担当します。

 

7. 進行スタッフ

進行ディレクターやアシスタントのサポートを行います。演出で必要な小物や備品の準備のほか、アシスタントの代わりに出演者の誘導なども行います。

また表彰などの場合には演出で花束を渡したりなど進行に関して実行する役割です。

 

8. 進行司会者

司会を専門とするプロが行うことが多いですが、社内イベントの場合、懇親会などプライベートなイベントでは社員が行うこともあります。

イベントの種類によっては著名人やアスリートなど、司会者ではないけれど目を惹くような人選を行うことも効果的です。

 

まとめ

本記事では、イベントを開催するにあたっての運営マニュアルを作成する目的や作り方・作成時の注意点などを解説しました。

マニュアルは、スタッフの意識を統一させて、ミスやトラブルが発生しても冷静に対応することを目的として作成されます。そのため、イベントを運営していく上で欠かせません。

しかし、マニュアル作成にリソースを割けないという企業も多いのではないのでしょうか。

株式会社ニューズベースでは、イベント設計や当日運営などを委託できるため、マニュアル作成に注力できます。年間400案件以上の運営実績もあるため、まずはお気軽にご相談ください。

本記事を参考にイベントを開催するのであれば、マニュアルを作成しましょう。