「好き！」と思わせる会社のレセプションパーティーの作り方

公開日：2018.10.04 　更新日：2019.11.06

新店舗オープンや新製品の発表などで活用されるレセプションパーティー。

メディアのパブリシティ獲得やインフルエンサーを招いてプロモーション施策として行いお客さんとお店の一体感を醸成したりと、種類や目的はさまざまです。

会社としても重要なビジネスチャンスの場ととらえ成功させるべく、パーティーには大きな期待をかけて挑みます。そんな重要なイベントで失敗しない目的・企画設計のポイントをイベントのプロがお伝えします。

1. 会社で行うレセプションパーティーとは

会社が主催するイベントの一つが「レセプションパーティー」があります。レセプションとは社交や交流を意味し、会社が行うパーティーには新商品発表会やショップオープニングから、プレス向けのプレゼンテーション、周年記念行事や代表取締役就任の記者発表までさまざまな種類のパーティーが存在します。

製品や店舗のプロモーションやゲストへの情報提供などイベントごとに細かな違いはありますが、共通しているのは参加者に一体感を持ってもらう重要なビジネスイベントであることです。また、基本的に招待制で行われ、服装にもドレスコードが求められることがほとんどです。招待者のみが参加できるということも一体感を持ってもらうための仕掛けの一つです。

2. 会社がパーティーを行う目的

レセプションパーティーを何のために行うかで目的や内容が変わります。以下、レセプションパーティーの種類やPR方法をご紹介します。

2-1.レセプションパーティーの種類

企業が行うレセプションパーティーには様々な種類があり、それぞれ目的とするポイントも違います。いくつかの例をあげて開催する目的をご紹介します。

・人気企業が行う周年記念行事
アパレルなどBtoCビジネスを扱う企業にとっては、周年記念パーティーの開催は顧客への感謝と長年市場で指示されてきた実績を伝える重要なイベントです。
・映画公開のレセプションイベント
試写会や出演者を招いたレッドカーペットの演出なども行われる映画プロモーションイベントは、公開前に映画に雰囲気や観客の反応を知ることができる大きなメリットがあります。
・新商品のプロモーションや新規出店などのオープニングレセプション
新商品や新店舗のプロモーションイベントは企業が新規顧客獲得や新たな販路拡大で売り上げアップを狙うための重要な機会です。

2-2.レセプションパーティーでのPR方法

こうした新しい試みはメディアを招いてプロモーションによりパブリシティを獲得するために行い、メディアへの露出を通じて一般顧客への周知を狙います。ネット文化が発達した現在では、従来の方法に加えてTwitterやブログ、インスタグラムなどSNSを使用したより直接的なアピール方法もあります。

インフルエンサーと呼ばれるネット世界で大きな影響力を持つ人物に体験イベントなどを通じてアピールしてもらい、ネットを利用した口コミを広げてもらう試みも行われています。いずれの場合も最終的な目的は顧客に自社の製品や店舗をいかに効率良くアピールすることです。

3. パーティー開催の段取りと問題点

レセプションパーティーの開催には、企画からアフターフォローまで多くの段取りが必要です。多くのスタッフが関わることも多いため、企画段階から綿密な準備は欠かせません。
企画から準備、開催当日の運営と終了後のフォローまで時系列に沿って段取りを見てみましょう。

3-1.企画

パーティーを開催する目的とターゲットの設定し、開催日や時間のを決定します。招待リストの作成（会費制か無料招待かも含む）をして手配を進めます。パーティースタイル（立食、テーブル席）や参加者の人数から、適切な会場を選定して全体プログラムの組み立て全体の費用を算出していきます。

3-2.準備

最初に開催候補の会場に予約の確認をします。
当日に実施したい内容から工程管理表を作り、組織図や当日の台本や配布資料、備品リストを作成し、必要に応じて販促グッズなど手土産の準備もします。

また、パーティで行うコンテンツに合わせた機材、設備の手配、司会者やパーティー中に行うイベントの出演者の手配もしなければなりません。

3-3.実行当日の準備と運営

タイムスケジュールに沿った運営が必要になってきます。当日は会場と舞台施工の設営、リハーサルが必要です。招待者の入場誘導と受付、クロークの準備、セキュリティと緊急時への対応、招待者の退場案内、会場撤収と後片付など、業務は多岐にわたります。

開催後には、参加者へのお礼とアフターフォローも忘れてはいけません。

3-4.注意点

レセプションパーティーの開催にはさまざまな準備が必要です。

開催場所の選定一つにしても、開催内容や規模にあった会場や設備、近隣からのアクセスなど多くの確認事項があり、経験や知識がなければ準備に膨大な時間とコストを費やしてしまう可能性があります。当日の運営にしても、緊急時のトラブル発生には時円準備をしていたとしても、なかなかスムーズにいかない場合もあります。

レセプションイベントは外部への情報発信・交流という役割を担っていることもあり、営業担当者や広報担当などが本来の業務と兼務する形で進めることも少なくありません。担当者が片手間に行うことでパーティー自体のクオリティーの低下を招いてしまうことになるかも知れません。

4. 成功をコミットできるパートナーを見つけ出すのは成功の第一歩

レセプションパーティーを成功に導くには、経験に基づく高い専門性や知識が必要不可欠です。社内にイベント運営の専門部署や経験豊かなスタッフが存在する場合はともかく、ノウハウの蓄積がない場合には外部の専門組織への業務のアウトソーシングも視野に入れる必要があります。

ここで一つの事例としてイベント専門企業株式会社ニューズベースが手掛けたレセプションパーティについてご紹介します。イベントを開催したのは外資系の人材派遣企業ロバート・ウォルターズ・ジャパン様。全世界27カ国でビジネスを展開し、総従業員数は3,200人に上ります。

＜パーティーイベント概要＞
同社では転職された方や、友人、同僚を集めたパーティー形式のネットワーキングイベントを毎年実施。行っているイベントは自社のプランディングを高めることを目的としています。
開催への課題
ペーティ開催のテーマは3つあります。

・イベントの課題は日本的な温かみが感じられること
・同社がもつ開始系企業らしいスタイリッシュな雰囲気をどのように伝えブランディングに繋げるか
・毎年開催のイベントで参加者はもとより社員を飽きさせないイベントにすること

＜問題解決のソリューション＞

ニューズベースではイベント全体の要望やイメージ、予算やクライアントがやりたいことなどニーズのヒアリングを徹底的に行った上で、いくつかの提案しました。その中でも特に評価を得たのがサンドアートと呼ばれる砂を材質として使用したアートの提案です。温かみがありながらスタイリッシュなイメージとそれまでにない斬新さがクライアントからの高い評価につながりました。独自のコネクションや経験などプロフェッショナルとしてのスキルもクライアントの満足度を高めています。

＜イベント実施後の効果＞

イベントはロバート・ウォルターズ・ジャパン様のブランディング向上の役に立ち、社内外のつながりを深めるイベントとなりました。クライアントからは継続的にレベルの高いイベントの開催につながるとの高評価をいただいています。パーティ開催に関する問題点の部分を外部に委託することで、顧客との関係構築に注力することができ、パーティーの成功へとつながったといえるでしょう。
レセプションパーティの様子はこちらです。

5.まとめ

レセプションパーティは企業のブランド力を高める、新たな情報を効率的に発信する、など外部との社交や交流のために効果的なイベントです。実際の運営には企画から運営まで専門性が求められるシーンも多く、成功へ導くには多くのハードルがあります。

顧客への対応など社交や交流の場としてのパーティ本来の目的に注力するためにも、プロフェッショナルへのアウトソーシングを上手く活用し、レセプションの成功に繋げてください。