キャンペーン事務局、大変な運営業務の代行メリットを全て解説

2.キャンペーン事務局の業務一覧

キャンペーンとして有名な手法の一つが「プレゼントキャンペーン」です。

プレゼントキャンペーンは購入者が応募するとオリジナルグッズや金券がもらえる企画です。そのプレゼントキャンペーンを企画するキャンペーン事務局がするべき仕事を洗い出します。
キャンペーン事務局の業務
時期別に「事前準備」「募集期間の運営」「締め切り後の対応」の３フェーズに分けて見ていきましょう。

１：事前準備

・ スケジュール作成
事前準備から事後の対応までを含めたスケジュールの作成
・ 業務設計、マニュアルの用意
業務タスクの洗い出し、ワークフロー構築、各業務担当者へのマニュアルの用意、お問い合わせQAの作成、業務担当への説明
・ 受付窓口の用意
電話番号の取得、留守番電話の設定、メールアドレスの用意、私書箱の用意など

２：募集期間の運営

・ 応募の受付
応募物の郵便局への引き取り、送り先違いの応募物がないか確認、応募条件への適合を確認、応募のリスト化、ハガキなど応募物の管理
・ 問い合わせ対応
キャンペーン参加（希望）者からの問い合わせへの対応、問い合わせ内容のリスト化

３：締め切り後の対応

・ 抽選
抽選（手引き、コンピュータ）、重複当選の確認、当選者への連絡、当選者のリスト化
・ プレゼント発送
梱包、発送（宛名作成、送付状の用意）、未着・不良品対応（配送状況の確認、交換、再送などとそれに付随する当選者との連絡）

以上のようにキャンペーンの事務局の業務は単純作業ですが、１つ１つ洗い出すと手間のかかるものが多くあります。手間が多くかかってしまう業務こそ代行の価値が高いと言えるでしょう。

また、なかでも「応募の受付」「問い合わせ対応」「プレゼント発送」は特に社内で事務局対応をする場合には注意が必要な業務になります。その点について次の項で説明します。

キャンペーン事務局業務の中でも応募の受付、問い合わせ対応、プレゼント発送は以下の点から特に注意が必要となります。

もし、以上の対応で不備があれば応募者＝自社のビジネスターゲットに悪いイメージを与えることになり、またインターネット上の口コミなどから企業の経営自体を揺るがす事態に発生する可能性もあります。

もしそのような事になれば、イメージアップや販売促進のために行うキャンペーンが本末転倒となってしまいます。そういったことが起きないためにしっかりとしたノウハウを持つパートナーとリソースを確保して臨むことが必要です。

上記の「作業項目が多い」「問い合わせ対応の注意」など普段の業務に加えてキャンペーン対応業務があるとなると、人員不足や管理など多くの問題が発生する可能性があります。

そこで、このようなキャンペーンを企画・実行するにあたり、キャンペーン事務局を代行依頼するメリットを次にご紹介します。