上司も納得するイベント企画書作成の極意

1.何のためにイベントをするのか？

イベント出展をするメリットを確認しましょう。一言でイベントといっても、プロモーションイベント、体験会、キャンペーン、セミナー、ライブイベント、展示会、チャリティーイベントetc…その内容はさまざまです。開催するイベントによって、得られるものや会社えの利益の形は変わります。

たとえば、街頭でのキャンペーンやプロモーションイベントであれば、「不特定多数の人々に商品・サービスを認知」してもらうことができ、企業のPR活動へつながります。

一方、招待制の社内イベントやセミナーであれば「特定顧客とのコミュニケーションを深める」ことができ、企業のファン増加やリピーター獲得に貢献します。

つまり、イベントをするにあたって「来場者数」や「顧客満足度」といった指標は、そのイベントの「目的」に応じてメリットとしての意味合いが変わることを理解する必要があります。

イベント出展において重要なのは、イベントの「意図・目的」を明確化し、イベントを介して「課題解決」を達成するための一手段としてイベントを定義することです。自社がおこなうイベントの定義に照らし合わせて具体的な施策と数値目標を掲げることで、企業はイベントによるメリットを最大限享受できることでしょう。

2. イベント企画書で伝えるべきこと

イベント企画書を書く前に、イベント企画書の本来の意義を確認しておきましょう。

意義1：目的・ターゲットのキャラクターを作ろう

イベントにおける目的やコンセプトを明確化させることができます。

企画書の作成段階でイベントのタイトルや内容を推敲（すいこう）し、目的に対するイベントの有用性を再確認しましょう。

何をしている人間なのか、どのようなもの・サービスを求めているのか、また年齢層、性別、職業など明確にしたキャラクターを作りましょう

これにより、ターゲットの性別や年齢、職業についても焦点をしぼるため、効果的かつ効率的なターゲット集客につながり、ムダな労力や時間の削減にも貢献します。

目的やターゲットの明確化は、あらゆる意思決定において大きな役割を発揮するため、イベント規模が大きく参加者の多いイベントであるほどその重要性を増します。

意義２：会場・予算・スケジュールの確認

イベントの企画書作成段階で、本来の目的やターゲットに合わせた段取りの骨組みを設計します。

イベントを実施する場所の選定、また、選定した会場の見積りを取り値段幅を調べ、集客のタイミングや実施の日取り、さらにかかる予算を概算しイベント全体を見える化しましょう。これにより、上司や決裁者にイベントイメージを抱きやすく数字をもって説明をすることが可能となり、全体像を見せることができます。

またイベント実施までの具体案が設計できれば、かかる人手や時間も事前に把握でき、運営者にとってもイベント当日までの不安や懸念を軽減しし、より一層イベントのイメージ化がしやすくなります。

意義3：関係者各位と目的意識を共有

イベント運営にまつわる関係者との「情報共有」をしましょう。イベント成功のためには、関係者各位の協力体制は欠かせません。

事前にイベントを実行することを想定し各関係者に共有することでどのような問題が発生しやすくなるかシミュレーションを行いましょう。

各関係者の都合や問題点を考慮したイベント企画書が完成すれば、イベントのゴール設定から段取り、必須業務を情報共有でき、より一層協力体制を構築しやすくなります。

イベント企画書は、社内承認を得るためのものだけでなく、イベント運営全体においても欠かせない貴重な資産となり得ますので、力を入れて作成しましょう。

3.企画書に入れるべき重要項目一覧

いざイベント企画書を作成するにあたり、社内承認を得るため一体どのような項目が必要なのでしょうか。ここからは、企画書に必須とする重要項目について解説していきます。

それぞれの項目が、上司や決裁者にとってどのように重要かをぜひ確認してみてください。

① イベントの目的

イベントを実施するにあたり、イベントの「目的」を軸に企画書を展開していく必要があります。

イベントの目的にはさまざま挙げられますが、社内承認を得やすい企画書を作成するためには目的を1つないし2つに絞ることが望ましいです。

＜イベント目的例＞

・顧客開拓
・企業認知度向上
・製品・サービスのPR
・顧客とのコミュニケーション機会

目的を分散し「あれもこれもメリットがある」という趣旨でイベントを展開すると、イベントの目的の軸がブレやすくなり、一体何をしたいのかの方向性に迷いを生じさせやすくします。

イベントの目的をシンプルに絞ることで、企画内容やターゲット像に一貫性をもたせやすく、筋の通った企画書作成ができ、第三者からも理解を得やすくなります。

② 目標（ゴール）の設定

イベント企画書には、目的に沿った具体的な目標（ゴール）を設定しましょう。

特に「なにをもってイベント成功とするか」を判断できるような数値や指標を設けることが理想です。

具体例としては、

「来場者数○○人以上」

「売り上げ○○○円達成」

「顧客満足度○○％以上」

と目的に沿った判断基準の設定を心がけましょう。

また、その目的を達成することによってどのような利益を生み出すことができるのかも説明を入れましょう。

目標の設定は企業にもたらすイベントによるメリットを表すだけでなく、フィードバックや事後分析においても役立つ企業成長の一助となります。

③ ペルソナ（ターゲットの人物像）

イベントの目的や目標を設定し、それらを実現するために重要なペルソナ（ターゲットの人物像）を決定します。

ここで気をつけたいポイントは、「ペルソナの具体性」です。

ペルソナを設定する際には、その属性をイメージしやすいよう、性別・年齢・居住地・職業といった外的要素だけではなく、趣味・興味関心・ライフスタイルなどの内的要素を含むようにしましょう。

具体性をもったペルソナはイベントの顧客集客に活かせるだけでなく、社内メンバーにおけるターゲットの共通認識をもちやすく、イベント施策への説得力を増す効果をもたらします。

④ イベント概要

イベントの目的やターゲットを設定したあとは、いかに具体策をもったアプローチをするかイベント概要の策定に力をいれましょう。

イベント概要は、イベントのタイトル、タイムスケジュール、来場予定者数、会場図、担当者の配置など細部に注目し、その役割の目線に立っておおよその内容を固めていきます。

実際の詳細はイベント実施決定後に詰めていくため、あくまで概要である点を含み置いておきましょう。

また、イベント概要は細かい点が多いため、必要最低限の情報を完結にまとめ、企画書のパワポやword用紙１枚程度におさめる提案がおすすめです。概要について質問が生じた際に都度回答をするスタイルで、わかりやすい企画書作成を心がけましょう。

⑤ 予算

イベントの概要が決まってきたら、必要な予算を検討します。

可能な限り予算の「項目」と「金額」を一覧にまとめ、予算の見える化を意識しましょう。

会場費、飲食費、機材費、運営スタッフ費など、項目ごとに予算化することで、見落としがちなツールを洗い出す機会にもなり、予算取りにおける外部からの目にも説得力ある資料が作成できます。

しかし、はじめてのイベント実施の場合、一体どのような予算が発生するのか正直なところ見えない部分も多いですよね。
イベント運営には、どのように、どれくらいの費用が発生するのかをこちらの記事でまとめています。ぜひ参考にしてみてください。⇒「How much 企業イベント？プロが教える見積内容と費用感」

⑥ 企画書の形式

イベント企画書には多くの無料テンプレートがありますが、wordであれば箇条書きで完結にまとめ、パワーポイントであれば表を使って視覚的に見やすい資料づくりを心がけましょう。

4． 社内の承認が降りてからが本番

さて、社内承認を得るために情報をあつめ、詳細を設定し資料づくりに尽力しました。
これまでのポイントを押さえておけば、第三者が見て納得しやすい企画書づくりができ、社内承認を得ることができるでしょう。

そこで、社内承認を得たあと次なる重要度の高いステップは「イベント本番に向けた準備」です。

あくまで社内承認はイベントの企画が決まる段階であり、そこからイベントに向けた本番がはじまります。

イベント実施の限られた期間のなかで、最大限のパフォーマンスを発揮するためにどのように運営準備を進めたらよいのでしょうか。企画書の次に作成をしたいのは「イベント運営マニュアル」です。

運営マニュアルには当日の段取りから事前準備までのスケジュールや概要を記載していくことになります。イベント関係者各位が情報共有をするベースとして、欠かせない情報源となることを理解しておきましょう。

イベント運営マニュアルの作成方法については、具体的に解説した以下の記事を参考にしてみてください。
⇒「社内イベントに必要な運営マニュアル作成の秘訣」

また、イベント準備の全体像が見えない、どうやって準備をしたらよいのかわからない、という方には、お役立ち資料ページにあります、「段取りチェックシート」の活用がおすすめです。

事前にイベント当日までのプロセスを確認し、必要項目を見落とすことがないようチェックすることができます。

5． まとめ

イベント運営における最初のステップ「企画書」が社内承認を得るためには、具体性かつ目的意識の一貫した資料作りが不可欠です。しかし、もっとも大切なのは実際にイベントを実施することで、企業活動のレベル向上や売り上げUPであることに他なりません。

イベントがもたらす最大の効果を得るために、企画書づくりにおける極意を身につけ、効果的な段取り・準備をおこないイベントの有用性をぜひ享受してください。

参考

・マーケティング用語辞典＞ペルソナ【Persona】｜ferret